Qui n’a jamais regretté d’avoir cliqué sur « Envoyer » et lu avec horreur la fenêtre « Votre message a été envoyé avec succès !» s’afficher sur son écran ?

Aujourd’hui, plus de 80 % des entreprises utilisent le courriel* comme outil de communication. Complètement « out » la poste ou la télécopie ! Vous vous devez d’être un utilisateur averti, car un seul clic peut ruiner votre crédibilité et même votre carrière. Quel que soit votre niveau hiérarchique dans l’organisation, vous avez fort probablement une adresse de courriel « personnelle » dont vous êtes responsable. Même si vous n’êtes pas un As des protocoles savants qui régissent l’univers du WEB vous devez respecter certaines règles pour optimiser votre communication virtuelle et éviter les impairs. Voici le minimum vital requis :

• Un courriel laisse des traces. Vous avez donc tout intérêt à réfléchir à deux fois avant d’écrire et d’envoyer vos messages électroniques. Certaines personnes sont parfois tentées de se cacher derrière pour donner une directive, réprimander, féliciter ou demander des informations. C’est si facile d’envoyer une note bien à l’abri derrière son bureau sans avoir à faire face à la réaction de l’autre !
  
  
• Soignez vos textes et relisez-vous ! Un mot oublié, des fautes d’orthographe ou de grammaire peuvent nuire à votre image (i.e. : certains système sont dotés de correcteurs d’orthographe…). N’écrivez jamais en langage « texto » au risque de ne pas être compris par les plus de 25 ans…(et encore). Sauvegardez au besoin vos messages dans votre répertoire de brouillons « drafts » et faites un contrôle qualité avant envoi. Mieux : rédigez « off line ».
  
  
• Organisez votre système de gestion des courriels. Programmez-vous votre signature, classez vos répertoires d’adresses et rangez vos courriels par thèmes dans votre boite de réception (« Inbox »). Vous gagnerez en efficacité en traitant les demandes par ordre de priorité et par objet. N’hésitez pas à explorer le potentiel des règles (« rules ») de votre logiciel de courrier électronique permettant par exemple de supprimer automatiquement tous les courriels avec le mot « Viagra » dans le sujet (sauf si bien sûr…).
  
  
• Utilisez avec jugement les fonctions « CC » ; «BCC », «prioritaire», etc. Rien ne sert de mettre en copie conforme systématiquement tous les membres d’une équipe ou d’un département ni d’envoyer toujours vos messages en mode « urgent ». À force, vous perdrez l’attention des autres et vous les irriterez. Au nombre de courriers électroniques reçus chaque jour, mieux vaut cibler ses sujets et limiter les destinataires multiples. Mais restez vigilants ! Ces fonctions au premier abord si pratiques peuvent être des armes redoutables. Tout le monde n’apprécie pas se retrouver au milieu d’un envoi groupé. J’ai déjà reçu un courriel d’un compétiteur m’annonçant son déménagement avec en copie conforme toute sa base de données clients et candidats. Imaginez la réaction de votre patron se rendant compte que vous êtes aussi en recherche d’emploi ! Privilégier l’envoi individuel et personnalisé ou la copie conforme blanche (« BCC ») permet de garantir la confidentialité et éviter de fournir gratuitement vos données car l’information est chère !
  
  
• Vérifiez vos documents « pièce jointe attachement ». Assurez-vous que vous avez attaché le bon fichier et que la personne pourra le lire selon le format utilisé et la taille du dossier. Bloquer le logiciel du destinataire avec un document trop lourd ou comportant des macros (pire, des virus) risque de le mettre en furie. Au-dessus de 5 Megs vous prenez des risques de voir les courriels rejetés. Récemment, j’ai reçu le CV d’un candidat qui avait mis sa photo dans son document Word et dont le courriel pesait 40 Megs. Mon système (incluant tous les autres courriels que j’attendais) sont restés bloqués pendant 2 heures….
  
  
• Répondez toujours à vos courriels. La règle dit qu’un courriel doit être traité (entendez ici répondu) dans les 72 heures. Même si vous dépassez ce délai, ne négligez pas vos réponses. Un simple accusé réception parfois suffit et si vous partez en vacances, n’oubliez pas de programmer un avis automatique de réponse pour aviser de votre absence (que vous penserez à enlever à de votre retour).
  
  
• N’inondez pas vos collègues de courriels comportant des blagues, des pourriels ou autre document peu pertinent dans l’exercice de vos fonctions. Votre patron pourrait vous reprocher d’utiliser les outils fournis par l’entreprise à vos fins personnelles (ce qui est aussi valable pour l’envoi de vos CV et autre demande d’emploi). Tout peut être contrôlé par Internet incluant vos courriels (même si l’accès à votre système vous est réservé). Tenez-vous en à une utilisation à caractère professionnel seulement. Se créer une adresse « Hotmail ou Yahoo » ne prend que quelques secondes et vous garantira une totale confidentialité.

Finalement, le courriel ne peut se substituer au téléphone et ne remplacera jamais un simple échange verbal. En effet, l’intonation, le silence et toutes les formes de communications orales en disent parfois beaucoup plus que l’écrit électronique (parfois rédigé trop vite) et ce, malgré l’introduction des fameuses binettes (signes permettant d’introduire des expressions faciales : J ; L ;-). Sachez aussi que près de 12 % des courriels ne se rendent jamais à leurs destinataires et se perdent dans l’univers sidéral du WEB.

Outlook n’est qu’un outil… à vous de l’apprivoiser pour en faire votre meilleur ami !

Selon les chiffres de statistiques Canada (www.statcan.ca )