De plus en plus d’entreprises s’attendent à ce que leurs employés possèdent leurs propres appareils électroniques (« bring your own device », BYOD). Qui doit payer les frais d’utilisation et comment tracer la ligne entre son usage personnel et professionnel ?
Un sondage de la firme de recherche IDC Canada montre que 73 % des entreprises canadiennes permettent à leurs employés d’utiliser leur téléphone intelligent personnel au travail, et 58 % leur tablette. Vous avez bien lu : « permettent ». Parce qu’il y a plusieurs situations qui peuvent mener à ce qu’un employé apporte son propre appareil au boulot, et celles-ci auront une influence sur les pratiques de remboursement des frais liés à son utilisation.
Le cas où l’employé choisit son appareil
Votre entreprise vous donne un BlackBerry et un ordinateur portable Dell. Or, vous aimez mieux travailler avec les appareils de marque Apple et votre employeur l’autorise, car sa structure technologique le permet. « Si l’employeur offre les appareils, mais que l’employé préfère utiliser les siens, il n’est pas tenu de lui rembourser quoi que ce soit », précise Jean-François Pelchat, porte-parole de la Commission des normes du travail du Québec.
Le cas où l’employeur l’exige
Si l’employé est payé au salaire minimum, son entreprise doit lui fournir gratuitement les appareils et rembourser tous les frais d’utilisation, selon la Loi sur les normes du travail. Dans les autres cas, il ne faut pas que les frais encourus par l’utilisateur aient pour effet que le salarié reçoive moins que le salaire minimum. L’employeur peut exiger à l’employé de payer une somme d’argent pour l’achat de l’appareil exigé. Si on possède déjà l’appareil, ce dernier n’a pas à le payer, mais il doit lui rembourser les frais d’usage et d’entretien subséquents.
« Pour notre part, nous n’offrons pas de téléphones filaires à nos employés, mais nous leur fournissons la puce et le forfait », explique Frédéric Laurendeau, président de mPhase, une entreprise qui accompagne les entreprises dans leurs enjeux concernant les innovations technologiques grand public.
L’entre-deux
Mais voilà, on ne se range pas toujours clairement dans l’une ou l’autre de ces catégories. Et la Loi se fait silencieuse sur l’utilisation partagée d’un appareil fourni ou remboursé par l’employeur. Comment en effet départager le temps passé à des fins personnelles de celui passé à des fins professionnelles ?
Dans ce cas, plusieurs avenues sont possibles. « La culture de l’entreprise, sa taille, les services qu’elles offrent, leur maîtrise des technologies à l’interne et leur attitude face à celles-ci sont autant de facteurs qui peuvent influencer la façon dont les employeurs traiteront cette utilisation », souligne Frédéric Laurendeau.
Un employé pourrait ainsi avoir à payer son forfait, puis à se faire rembourser par la suite, se voir allouer un montant mensuel fixe, se faire rembourser uniquement certains appels comme ceux effectués à l’étranger, etc.
Il existe maintenant des solutions comme Good Technology qui permettent d’installer un espace protégé sur l’appareil des employés, mais qui demeurent sous le contrôle total de l’entreprise. « Cela évite d’avoir à acheter des appareils aux employés et marque une ligne claire entre les données de l’entreprise et celles de l’employé », explique le président de mPhase.
Pour prévenir toute ambiguïté, il est préférable de rédiger une entente qui prévoit le ratio d’utilisation des deux parties. « Il faut aussi s’informer sur les données auxquelles l’entreprise a droit d’accéder sur notre appareil et sur ce qui arrivera lorsqu’on n’est plus à l’emploi afin de prévoir ces aspects dans l’entente », ajoute Frédéric Laurendeau.
Pour le moment, bon nombre d’entreprises traitent encore les modalités de remboursement au cas par cas. On peut espérer que des politiques claires à ce sujet suivront celles plus générales en matière de BYOD qui tardent elles aussi à être adoptées par les entreprises.