Une nouvelle étude d’OfficeTeam révèle que les professionnels de l’administration permettent à leurs gestionnaires de gagner en moyenne 101 minutes de productivité par jour. On en parle.
« Aujourd’hui, les gestionnaires reconnaissent que les adjoints administratifs sont de véritables partenaires, qu’ils nous permettent d’en faire plus et de gagner énormément de temps », lance Michael O’Leary, directeur régional d’OfficeTeam à Montréal. Ce gain de temps est non négligeable puisque, selon l’étude, leur travail permet à l’entreprise de gagner, en moyenne, l’équivalent d’une journée complète de travail par semaine en productivité ! D’ailleurs, les cadres ayant participé au sondage sont unanimes : leur adjoint constitue un facteur important de leur réussite et près des deux tiers estiment même que leur contribution est « très précieuse ».
Un rôle en pleine évolution
Si le personnel de soutien permet un tel gain de temps en productivité, c’est notamment parce qu’il ne s’acquitte plus seulement des tâches administratives de base. Leurs responsabilités ont augmenté et certains d’entre eux vont même au-delà de tâches faisant partie de leur description de poste traditionnelle. « Les adjoints administratifs peuvent s’occuper des rapports, de la gestion des horaires, de la formation des collègues à la technologie de l’entreprise ou encore encadrer de nouveaux employés », illustre Michael O’Leary. Les participants à l’étude ont donné d’autres exemples d’occasions où les professionnels de l’administration sont allés au-delà des attentes, comme « analyser des données et repérer des clients potentiels pour l’entreprise », « envoyer des cartes d’anniversaire et des fleurs à tous les membres de l’équipe » ou encore « fournir du soutien pour la sélection de nouveaux employés, l’affichage d’emplois et l’organisation d’entrevues ». En outre, dans l’étude d’OfficeTeam, 75 % des gestionnaires principaux affirment que les responsabilités des travailleurs de soutien administratif ont augmenté au cours des cinq dernières années.
Par ailleurs, les compétences des professionnels de l’administration peuvent servir à différents services d’une entreprise et ils disposent actuellement de possibilités de croissance professionnelle plus prometteuses qu’avant. « Certains travaillent avec le département de la finance, puis ils intégreront graduellement le département des achats, puis de la production », donne en exemple Michael O’Leary. Selon lui, il faut chercher à maximiser les compétences. « Plus on implique le personnel, plus ils seront compétents », croit-il.
Reconnaissance
Le personnel de soutien mérite donc une juste reconnaissance de ce qu’il accomplit au sein d’une entreprise. « Je crois que toute bonne organisation reconnaît le talent et la valeur à tous les endroits », dit Michael O’Leary, soulignant au passage l’importance de savoir valoriser ses employés. Effectivement, selon la firme de recrutement Robert Half, deux employés sur trois affirment qu’ils quitteraient probablement leur emploi s’ils ne se sentaient pas appréciés de leur gestionnaire.