La gestion des risques d’un projet est souvent l’aspect le plus négligé par un gestionnaire de projets. Pourtant, son importance est capitale. Tour d’horizon du déroulement de la gestion des risques d’un projet et des clés pour réussir.
En gestion de projets, le « risque zéro » n’existe pas. Toutefois, en sachant cela, les gestionnaires de projets délaissent souvent la gestion des risques au profit des autres aspects du projet. « Les gestionnaires de projets ont tendance à être réticents à passer du temps sur cette partie, car ils se disent : pourquoi travailler là-dessus puisque le risque ne s’est pas encore produit, explique Pierre Ethier, consultant en formation, gestion de projet et collaborateur à l’ÉTS. Mais cette erreur peut coûter très cher. »
La matérialisation du danger peut engendrer plusieurs répercussions : sur les échéanciers, le problème mènera au dépassement des délais au projet ; sur la sécurité, un accident aura un impact sur les coûts et sur la qualité du travail. Anticiper et limiter au maximum les risques permet de réduire leurs conséquences potentielles sur le projet…
Déterminer la tolérance au risque d’un projet
La première étape de ce type de plan est de déterminer le niveau de tolérance au risque de l’entreprise. « Un manufacturier de plumes de stylo bon marché aura une tolérance assez élevée, prend pour exemple Pierre Ethier. Lorsqu’un incident survient, il peut se permettre de prendre un peu de retard dans la production puisque les coûts d’une proactivité sont plus élevés. En revanche, un manufacturier de plumes de luxe dont la qualité et la rareté du produit sont leur marque de commerce aura un niveau de tolérance au risque peu élevé. Il ne peut se permettre de perdre l’excellence de son produit, et sa faible production pourrait souffrir lourdement d’un retard. »
Ensuite, le gestionnaire de projets doit répertorier et hiérarchiser les menaces potentielles. En analysant chacune d’elles, il peut ainsi estimer leur impact sur les délais et sur les coûts. De cette grille, il pourra mettre en place des plans d’action.
Ne pas lâcher la pression
Pour le gestionnaire de projets, l’enjeu est de maintenir à jour cette gestion des risques. « Il ne faut pas lâcher la pression sur ce volet, conseille le consultant. Au début du projet, on focalise sur cette partie, mais au fur et à mesure, on a tendance à la délaisser. »
Le gestionnaire doit également être capable de garder l’intérêt des parties prenantes sur cet aspect. « Pour la haute direction, la gestion des risques d’un projet est importante alors que pour les équipes cela l’est moins, car ce n’est pas concret, concède Pierre Ethier. Mais le gestionnaire de projets doit faire preuve de leadership, car la gestion des risques est sa responsabilité. »
Des méthodes efficaces en gestion des risques d’un projet
Avec sa longue expérience professionnelle dans le domaine, Pierre Ethier conseille aux gestionnaires de projets d’organiser mensuellement des réunions pour faire le point sur cette problématique. « Il ne faut pas les combiner avec celles de suivis de projet comme cela est couramment pratiqué, dit-il. D’une part, ce ne sont pas les mêmes personnes qui doivent être présentes et d’autre part, en assistant aux réunions combinées, les participants risquent de perdre tout intérêt à la longue. »
Le consultant préconise également de garder la gestion des risques simples. « Il existe des modèles et des tableaux de bord qui facilitent la circulation de l’information, explique-t-il. Le gestionnaire n’a pas besoin de réinventer la roue chaque fois. »
Même si les menaces sont hypothétiques, leur gestion ne doit pas être mise de côté au risque de mettre en péril le projet. Mieux vaut prévenir que guérir !