Coordonnateur de la planification média / Media planning coordinator

Agency: Omnicom Media Job Function: Media Job Subfunction: Media Planning and Buying Job Description: Résumé du poste : Le rôle d’un Coordinateur·rice de la planification média est de soutenir l’équipe dans la préparation des plans médias, des recommandations et des analyses. Ce rôle exige de travailler au sein d’une équipe intégrée de planification média afin de garantir que le produit repose sur des insights et de l’expérience, menant à des exécutions médias sans faille. Responsabilités clés : Tenir à jour avec précision les dossiers clients, la documentation d’approbation des médias et les contrats d’achat média. Surveiller et maintenir une bonne exécution et performance des campagnes. Aider à résoudre les écarts et les requêtes de facturation dans les délais requis. S’assurer que les informations de facturation sont recueillies, et faire le suivi avec les fournisseurs externes pour rassembler les informations manquantes, au besoin. Soutenir l’équipe dans la préparation et le maintien de rapports précis et ponctuels sur la facturation et le contrôle budgétaire. Participer à la création des rapports post-campagne. Solliciter des propositions auprès des partenaires médias, selon les besoins. Aider à la création de documents : présentations, résumés visuels, calendriers et rapports. Aider l’équipe de planification média dans le développement des coûts et la collecte de données pour les recommandations et les analyses. Maintenir à jour les rapports de statut de l’équipe. Participer à la préparation des points de vue/évaluations médias (POVs). Coordonner et assister aux sessions d’apprentissage avec les principaux fournisseurs médias. Développer une maîtrise des outils de recherche média, systèmes et logiciels nécessaires. Développer de manière proactive ses connaissances du paysage médiatique. Soutenir l’équipe dans divers projets liés aux clients, selon les besoins. Compétences et expérience souhaitées : Une formation professionnelle ou académique en marketing et/ou en publicité constitue un atout pour cette candidature. Forte motivation à se développer et à exceller dans une carrière en médias. Sens du service client. Excellentes compétences en communication (écrite et verbale) et bilinguisme (français et anglais). Capacité à travailler en collaboration ainsi que de manière autonome. Compétences organisationnelles développées avec une grande attention aux détails et à la précision. Excellente capacité à gérer et prioriser son temps efficacement. Approche proactive dans la résolution de problèmes, le soutien à l’équipe, le développement personnel, etc. Curiosité, avec une passion pour le développement continu. Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint). Ce poste est à pourvoir au sein de notre agence Media Experts. En collaboration avec les marques les plus emblématiques du Canada, Media Experts a pour mission de tisser des liens plus forts avec les consommateurs. Notre vision globale de ce paysage diversifié et en constante évolution nous permet de créer des solutions médias intégrées qui font la différence. Depuis 1981, on se démarque en tant que pionniers, leaders d’opinion et anticonformistes. Notre recette du succès repose sur des approches innovantes et des technologies uniques, et elle est fermement ancrée dans notre culture d’attention et d’engagement envers nos partenaires et collaborateurs. On est idéalement placés pour aider nos clients à réussir au Canada d’aujourd’hui et de demain. Media Experts est une agence média de premier plan proposant une gamme complète de services et des solutions intégrées à des clients tels que Bell Canada, Honda, Netflix, Interac, Moosehead, Pizza Pizza, la Monnaie royale canadienne et Specsavers. Avec trois bureaux stratégiquement situés à Montréal, Toronto et Vancouver, Media Experts fait partie du réseau Omnicom Media. Pour plus d’infos, rends-toi sur www.mediaexperts.com. Quels sont les avantages pour toi? Des congés payés généreux, avec au moins 37 jours de congés payés, y compris les vacances et les journées bien-être mensuelles. On a aussi des week-ends de quatre jours, des vendredis d’été à mi-temps et des vendredis après-midi sans réunion toute l’année. Un modèle de travail hybride flexible qui s’adapte à toi. L’accent mis sur le développement personnel grâce à des formations officielles, notamment sur la santé mentale et l’inclusion, accessibles à tous. La chance de faire partie d’un réseau mondial d’agences et d’y évoluer. L’opportunité de contribuer à notre culture d’entreprise en rejoignant l’un de nos nombreux groupes d’employés axés sur la communauté, tels que le Black Employee Network, Girls on Fire, l’Hispanic or Latinx Alliance, le Neuro Network, le Pan-Asian Network et le Rainbow Lounge. Media Experts est un employeur garantissant l’égalité des chances, engagé à offrir des opportunités d’emploi égales à tous ses employés et candidats, sans distinction de race, de couleur, d’origine ethnique, de genre, d’âge, de religion, de croyance, d’origine nationale, d’orientation sexuelle, d’identité de genre, de situation matrimoniale, de nationalité, d’informations génétiques, de handicap ou de tout autre motif interdit par la législation fédérale, régionale ou municipale en vigueur. Si tu as besoin d’un aménagement pour n’importe quelle étape du processus de sélection, n’hésite pas à contacter canadatalent@mbww.com. // Position Summary The role of an Coordinator, Media Planning is to support the team with the preparation of media plans, recommendations, and analysis. This role requires you to work as part of an integrated media planning team to ensure the product is grounded in insights and experience, resulting in flawless media executions. Key Responsibilities Accurately maintain client records, media approval documentation, and media purchase contracts. Monitor and maintain appropriate campaign execution and performance. Assist in solving/clearing billing discrepancies/queries in a timely manner. Ensure invoice information is collected and follow up with external suppliers to gather missing information as required. Support the team with preparing and maintaining accurate and timely billing and budget control reporting. Support the creation of campaign post reports. Source proposals from media partners as required. Assist with document creation: presentations, visual summaries, schedules and reports. Assist the media planning team with developing costs and data collection for recommendations and analysis. Maintain updated team status reports. Assist with the preparation of media Point Of Views (POVs) /evaluations. Coordinate and attend learning sessions with key media suppliers. Develop proficiency with necessary media research tools, systems, and software. Proactively develop knowledge of the media landscape. Support the team on various client related projects as required. Desired Skills & Experience Professional or educational background in Marketing and/or Advertising would give leverage to this application. Driven desire to develop and excel in a media career. Client service oriented. Excellent communication skills (both written and verbal) and bilingual (French and English). Ability to work collaboratively as well as independently. Highly developed organizational skills with a strong attention to detail and accuracy. Excellent ability to manage and prioritize time effectively. Proactive approach to problem solving, assisting the team, self-development, etc. Curiosity, with a passion for continuous development. Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel and PowerPoint). This position is for our agency Media Experts. Working collaboratively with Canada’s most iconic brands, Media Experts’ mission is to forge deeper connections with consumers. Our comprehensive view of this diverse and ever-changing landscape allows us to create impactful integrated media solutions. Since 1981, we have stood out as pioneers, thought leaders and mavericks. Our playbook for success is built on innovative approaches and unique technologies and is firmly rooted in our culture of care and commitment to our partners and collaborators. We are uniquely positioned to help our clients win in the Canada of today and tomorrow. Media Experts is a leading full-service media agency delivering integrated solutions for clients such as Bell Canada, Honda, Netflix, Interac, Moosehead, Pizza Pizza, Royal Canadian Mint and Specsavers. With three offices strategically located in Montreal, Toronto, and Vancouver, Media Experts is part of the Omnicom Media network. For more information, please visit www.mediaexperts.com. What's in it for you? Generous paid time off with a minimum of 37 paid days off including vacation and monthly wellness days. We also have four-day long weekends, half-day summer Fridays, and meeting-free Friday afternoons year-round. A flexible hybrid work model that works for you. A focus on personal development with formal training opportunities, including mental health training and inclusion education for everyone. A chance to be part of and grow within a global network of agencies. The opportunity to contribute to our company culture by joining one of our many community-based employee groups, such as Black Employee Network, Girls on Fire, Hispanic or Latinx Alliance, Neuro Network, Pan-Asian Network, and Rainbow Lounge. Media Experts is an equal opportunity employer, committed to providing equal employment opportunities to all employees and applicants without regard to race, colour, ethnicity, gender, age, religion, creed, national origin, sexual orientation, gender identity, marital status, citizenship, genetic information, disability, or any other basis prohibited by applicable federal, provincial, or municipal law. If you require an accommodation in any aspect of the selection process, please reach out to canadatalent@mbww.com. N/A Omnicom’s policy requires employees to work in the office for a minimum of three days a week, unless additional in-office days are directed by their agency or manager. Our objective is to increase this requirement over time, and many of our agencies as well as Omnicom’s corporate group already require five days of in-office attendance. Omnicom is committed to hiring and developing exceptional talent. We agree that talent is uniquely distributed, and we’re focused on developing inclusive teams that can bring the best solutions to everything we do. We strongly believe that celebrating what makes us different makes us better together. Join us—we look forward to getting to know you. We will process your personal data in accordance with our Recruitment Privacy Notice. Link to Recruitment Privacy Notice: https://www.omc.com/privacy-notice/

The coordinator supports the media planning team by preparing media plans, recommendations, and analyses while ensuring flawless execution. Key tasks include maintaining client records, managing billing discrepancies, and assisting in the creation of reports and presentations.

Candidates should have a background in marketing or advertising and possess excellent communication skills in both French and English. Proficiency in Microsoft Office and a proactive, detail-oriented approach to problem-solving are essential for this role.

• Generous paid time off • Monthly wellness days • Four-day long weekends • Half-day summer Fridays • Meeting-free Friday afternoons • Flexible hybrid work model • Personal development training • Mental health training • Inclusion education

• Service à la clientèleSouhaitée

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Media planning
• Media buying
• Client service
• Communication
• Bilingualism
• Organizational skills
• Attention to detail
• Time management
• Problem solving
• Microsoft Office
• Excel
• PowerPoint
• Word
• Data collection
• Reporting
• Continuous Development
• Self Development
• Organizational Skills
• Curiosity
• Time Off Management
• Media Planning
• Bilingual (French/English)
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Research
• Mental Health
• Billing
• Management Information Systems
• Data Collection
• Municipal Law
• Marketing
• Innovation
• Invoicing
• Problem Solving
• Liens
• Microsoft PowerPoint
• Presentations
• Detail Oriented

• Creative & Media
• Marketing
• Administrative
• Customer Service & Support
• Planning Coordinator
• Media Planner / Buyer
• Buyers
• Public Relations Specialists

Formation minimale

Diplôme professionnel

Expérience minimale

0+ ans

Langue de l’offre

anglais

Heures de travail

40 heures par semaine

Présence au bureau

3 jours par semaine