Adjoint.e administratif.ive et réceptionniste

Sommaire du poste Sous la responsabilité de la direction principale des finances et des services généraux, la personne titulaire du poste assure l’accueil, la réception ainsi que le soutien administratif de l’organisation. Elle joue un rôle clé dans le bon fonctionnement des opérations quotidiennes et dans l’expérience offerte aux membres, visiteurs et employés. Principales responsabilités Accueil et réception Accueillir les visiteurs au bureau de Québec Répondre aux appels, les diriger et prendre les messages Gérer la boîte courriel générale de l’organisation Recevoir, trier et distribuer le courrier (postal et messagerie) Assurer la réception et l’envoi des livraisons Coordonner le calendrier des salles de réunion (Montréal et Québec) Soutien administratif Effectuer diverses tâches administratives (courriels, numérisation, envois) Soutenir la direction générale dans certains envois massifs Maintenir à jour les listes de contacts et les outils de communication interne (Outlook, Teams) Mettre à jour les systèmes de réception et le système téléphonique IP Soutien aux ressources matérielles Assurer la gestion du local de fournitures (bureau de Québec) Suivre l’inventaire et effectuer les commandes nécessaires Procéder aux achats courants (fournitures, café, etc.) Veiller à la propreté et à l’ordre des espaces communs Soutien aux membres Assurer l’envoi de documents aux membres (certificats, formulaires, conventions, etc.) Soutien aux événements Participer à l’organisation et à la logistique des événements Préparer et imprimer le matériel nécessaire (ex. : porte-noms, documents) Assurer un soutien lors des événements (accueil, inscriptions, coordination) Collaborer avec les équipes responsables des activités et partenariats Profil recherché AEC en bureautique ou en coordination administrative Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) Expérience en service à la clientèle ou en soutien administratif Excellentes habiletés en communication et sens du service Sens de l’organisation, rigueur et autonomie Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément Relations de travail Supérieur immédiat : Direction principale des finances et services généraux Lieu de travail : Bureau de Québec Collaborations : Ensemble du personnel de l’ACRGTQ Avantages sociaux Remboursement des frais de kilométrage pour les déplacements justifiés dans le cadre de vos fonctions Remboursement des frais encourus dans le cadre de vos fonctions, sur présentation de pièces justificatives. (Repas, hébergement, etc.) – politique de remboursement des frais Deux semaines de congé payées pour la période des Fêtes. (Dates déterminées par le calendrier de la convention collective de l’industrie de la construction) Assurances collectives payées à 100% par l’ACRGTQ, à partir de la période d’attente de trois mois. Un plan individuel ou familial est disponible. Paiement de la formation en lien avec votre poste payé à 100% par l’ACRGTQ. L’approbation du supérieur immédiat doit être obtenue avant la demande d’inscription aux formations REER collectif - une contribution dans un REER collectif sera faite après une année de service à l’ACRGTQ, selon la grille de contribution Paiement de la cotisation professionnelle, si applicable à votre poste et selon votre formation. Pour postuler Merci de transmettre votre curriculum vitae à [email protected] au plus tard le 10 juillet 2026.

The role involves welcoming visitors, managing communications, and providing administrative support to ensure smooth daily operations. Additionally, the position includes managing supplies and assisting with event logistics.

Candidates should have an AEC in office technology or administrative coordination and experience in customer service or administrative support. Proficiency in Microsoft Office and strong communication skills are essential.

• Mileage Reimbursement • Expense Reimbursement • Paid Time Off • Health Insurance • Training Payment • Retirement Plan Contribution • Professional Membership Payment

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Customer Service
• Microsoft Office
• Communication Skills
• Organization Skills
• Autonomy
• Multitasking
• Email Management
• Inventory Management
• Event Coordination
• Document Preparation
• Reception Duties
• Meeting Coordination
• Supply Management
• Team Collaboration
• Time Management

Formation minimale

Diplôme d’études associé

Expérience minimale

0+ ans

Postuler avant le

20 déc. 2026