Adjointe administrative, Services aux locataires et aux propriétés

Adjointe administrative, Services aux locataires et aux propriétés Édifice Sun Life - Montréal, Québec À propos de BentallGreenOak: BGO est l’un des principaux conseillers internationaux en gestion des investissements immobiliers, une société offrant des prêts immobiliers et un fournisseur de services immobiliers de premier plan, reconnu dans le monde entier. BGO sert les intérêts de plus de 750 clients institutionnels avec son expertise en gestion des actifs pour les bureaux, le secteur industriel, les propriétés multirésidentielles, la vente au détail et l’hôtellerie dans le monde entier. BGO possède des bureaux dans 27 villes situées dans 13 pays, et détient des connaissances et une expérience locales vastes, et des réseaux étendus dans toutes les régions où elle investit dans les actifs immobiliers et les gère au nom de ses clients sur les marchés primaires, secondaires et de co-investissement. BGO fait partie de SLC Management, l’entité de gestion des alternatives institutionnelles et des actifs traditionnels de Sun Life. Pour en savoir plus, veuillez consulter le site www.bgo.com BGO prône une culture d’entreprise qui attire et conserve les personnes les plus talentueuses. Nous encourageons les possibilités de croissance, de perfectionnement et de promotion en offrant à nos employés des moyens pour travailler efficacement et nous efforcer d’avoir un meilleur rendement de façon continue. Nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr et durable. L’occasion : Sous l'autorité du Directeur Immobilier, le rôle principal de l’adjointe administrative consiste à accomplir les diverses tâches de secrétariat pour l’organisation et d’assurer la gestion des documents, la coordination avec les clients et les autres départements de service immobilier. Heures de travail : Du lundi au vendredi : de 8 h à 16 h 30. Ce que vous ferez : Services immobiliers : Fournir un support pour l’état des locaux des locataires (arrivés et départs) Inspection des locaux vacants Mise à jour de la plateforme Cambio (gestion données eco-énergetiques) Coordonner la cueillette pour déchets, recyclage, métal et compacteur Archivage des certificats Prise de photos et pesées pour les déchets non-standards (balance) Aider pour fermeture des bons de travail Angus pour l’entretien ménager Produire un rapport de facturation à la fin de chaque mois Création de bon de travail pour entretien ménager lorsque nécessaire Suivi et accompagnement de certains fournisseurs (avis aux locataires, planification, etc.) Fonctions comptables : Traiter les factures pour l’immeuble assigné, notamment en les faisant correspondre aux bons de commande dans les délais prescrits Répondre aux demandes de paiement des fournisseurs et valider les relevés de compte Aider à la gestion des comptes débiteurs au besoin Traiter des relevés de transactions de carte de crédit Sauvegarder les factures reçues dans les répertoires appropriés Fonctions administratives : Fournir un soutien au gestionnaire immobilier et au personnel de bureau Effectuer le suivi et la vérification de la conformité des certificats d’assurances des locataires Interagir, communiquer et correspondre de manière professionnelle et efficace avec tous les intervenants Participer à la saisie de certaines données liées au fonctionnement du bâtiment. Mise à jour et compléter les différents dossiers et rapports sous forme papier et électronique Maintenir et mettre à jour les informations des locataires Maintenir et mettre à jour la liste des entrepreneurs approuvés et faire les suivis nécessaires. Participer à des projets spéciaux, à des événements organisés par les locataires et à d'autres fonctions de bureau, selon les besoins. Adopter et soutenir de manière proactive la culture de durabilité environnementale, de responsabilité sociale et d'entreprise de BGO D'autres tâches et responsabilités qui peuvent être requises de temps à autre pour épauler la coordonnatrice, services immobiliers. Votre identité : Minimum de 2 ans d’expérience connexe en administration; Études secondaires Une expérience dans le secteur des activités immobilières et de Yardi est un atout Compétences relationnelles – Être bilingue, capable de communiquer efficacement et de manière professionnelle, autant à l’oral qu’à l’écrit; être capable de développer et de maintenir des relations de travail positives et coopératives avec un public très varié; enthousiasme; et esprit d’équipe Compétences organisationnelles/capacité d’exécution de tâches multiples – Être capable d’utiliser son temps de manière efficace et de travailler sous pression; pouvoir répondre à des demandes de travail multiples et savoir décider de la priorité dans le cas de tâches concurrentes Compétences en informatique – Être en mesure de travailler avec Word et Excel à un niveau qui se situera entre le niveau intermédiaire et le niveau avancé. Facilité à apprendre à travailler avec des applications Web et informatiques multiples. Certificat de police – Une vérification des antécédents criminels est requise pour l’emploi. Chez BGO, nous reconnaissons que les expériences, perspectives et points de vue uniques de chaque employé renforcent notre capacité à créer et à apporter la meilleure valeur ajoutée à nos clients, partenaires, parties prenantes et investisseurs. Par conséquent, nous encourageons fortement les candidats de tous les sexes, âges, origines ethniques, cultures, capacités, orientations sexuelles et expériences de vie à postuler chez nous. BGO s’engage à suivre des pratiques d’embauche équitables, et nous serons heureux de discuter des aménagements possibles et de garantir l’équité dans notre processus d’embauche. Nous pouvons répondre à toute demande d’aménagement, pour cela veuillez communiquer avec nous à l’adresse courriel accessibility@bgo.com en précisant : le numéro d’offre d’emploi, votre nom et le mode de communication que vous préférez. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour un emploi chez BGO, mais seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Provide administrative and secretarial support for real estate services, including tenant coordination, document management, and facility inspections. Handle basic accounting tasks such as invoice processing, payment validation, and accounts receivable support.

Requires a minimum of 2 years of related administrative experience and a high school diploma. Candidates must be bilingual with intermediate to advanced proficiency in Word and Excel.

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Bilingualism
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Yardi
• Accounting Support
• Tenant Relations
• Document Management
• Time Management
• Professional Communication
• Data Entry
• Vendor Coordination

• Administrative
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support
• Environmental & Sustainability

Formation minimale

Études secondaires

Expérience minimale

2+ ans

Postuler avant le

29 août 2026

Langue de l’offre

français

Heures de travail

40 heures par semaine

Niveau d’expérience

Entry level