Administrative Assistant Coordinator

Résumé du poste

Coordinate daily administrative and operational activities, including scheduling, meeting management, and client communication. Provide basic accounting support such as invoicing and payment follow-ups while maintaining organized project files.

Détails du poste

Administrative Assistant & Office Coordinator Charles Virone Concept | Montreal (Version française plus bas) Charles Virone Concept (CVC) is a boutique luxury interior and architectural design firm specializing in exceptional residential environments in Canada and internationally. We are looking for a highly organized, resourceful and motivated Administrative Assistant to join our Montreal office full time. For the right candidate, this position offers the opportunity to progressively develop into an Office Coordinator role as the company grows. You will work closely with the President, Office Director and design team to help coordinate the daily administrative and operational activities of a busy design and international procurement practice. Responsibilities Coordinate office activities, schedules, meetings, appointments and follow-ups. Support the President, administration and design team with ongoing priorities. Ensure requests, deadlines and important follow-ups are completed. Communicate and follow up with clients, suppliers, contractors and external partners. Assist with project documentation, samples, presentations and supplier information. Maintain organized project and administrative files. Provide basic accounting support, including invoicing, payment follow-up, expense documentation and record keeping. Coordinate deliveries, documents and other daily operational requirements. Help identify problems, find solutions and improve internal organization. What We Are Looking For Fully bilingual in English and French, written and spoken. Highly organized, reliable and detail-oriented. Proactive, resourceful and comfortable taking initiative. Able to manage several priorities and follow through without constant supervision. Professional and confident communicating with clients, suppliers and colleagues. Proficient with Microsoft Office, Outlook, Excel and general office software. Comfortable with invoicing, payment tracking and basic financial documentation. Previous experience in administration, office coordination, operations support or a similar role. Experience in a project-based environment is an asset but not required. A valid Quebec driver's licence is an important asset. Why Join CVC? CVC is a small, growing company where you will work closely with decision-makers and contribute directly to how the business operates. We offer a friendly, collaborative environment and meaningful opportunities for advancement. A strong performer who demonstrates initiative, leadership and good judgment may progressively take on greater coordination and operational responsibilities. Position Details Full-time, Monday to Friday 9:00 AM to 5:00 PM In-person at our Montreal office Competitive compensation based on experience Group medical, prescription drug and extended health benefits Start date to be discussed If you are organized, dependable and motivated by the opportunity to grow with a design company, we would be pleased to hear from you. VERSION FRANÇAISE Adjointe administrative et coordonnatrice de bureau Charles Virone Concept | Montréal Charles Virone Concept (CVC) est une firme boutique de design d’intérieur et d’architecture haut de gamme spécialisée dans la réalisation d’environnements résidentiels exceptionnels au Canada et à l’international. Nous recherchons un(e) adjoint(e) administrative hautement organisée, débrouillarde et motivée pour se joindre à temps plein à notre bureau de Montréal. Pour la bonne candidate, ce poste offre la possibilité d’évoluer progressivement vers un rôle de coordonnatrice de bureau à mesure que l’entreprise se développe. Vous travaillerez étroitement avec le président, la directrice de bureau et l’équipe de design afin de coordonner les activités administratives et opérationnelles quotidiennes d’une firme active en design et en approvisionnement international. Responsabilités Coordonner les activités du bureau, horaires, réunions, rendez-vous et suivis. Soutenir le président, l’administration et l’équipe de design dans leurs priorités. Veiller au respect des demandes, échéances et suivis importants. Communiquer et assurer les suivis avec les clients, fournisseurs, entrepreneurs et partenaires externes. Participer à l’organisation des documents de projets, échantillons, présentations et informations fournisseurs. Maintenir les dossiers administratifs et de projets bien organisés. Fournir un soutien comptable de base : facturation, suivi des paiements, dépenses et tenue de dossiers. Coordonner les livraisons, documents et autres besoins opérationnels quotidiens. Aider à résoudre les problèmes et améliorer l’organisation interne. Profil recherché Parfaitement bilingue en français et en anglais, à l’écrit comme à l’oral. Très organisée, fiable et attentive aux détails. Proactive, débrouillarde et à l’aise de prendre des initiatives. Capable de gérer plusieurs priorités et d’assurer les suivis sans supervision constante. Professionnelle et à l’aise avec les clients, fournisseurs et collègues. Maîtrise de Microsoft Office, Outlook, Excel et des logiciels de bureau courants. À l’aise avec la facturation, le suivi des paiements et la documentation financière de base. Expérience en administration, coordination de bureau, soutien aux opérations ou dans un poste similaire. Une expérience dans un environnement fonctionnant par projets constitue un atout, mais n’est pas obligatoire. Un permis de conduire québécois valide constitue un atout important. Pourquoi CVC? CVC est une petite entreprise en croissance où vous travaillerez directement avec les personnes qui prennent les décisions et contribuerez concrètement au fonctionnement de l’entreprise. Nous offrons un environnement convivial et collaboratif ainsi que de réelles possibilités d’avancement. Une personne performante démontrant de l’initiative, du leadership et un bon jugement pourra progressivement assumer davantage de responsabilités en coordination et en opérations. Détails du poste Temps plein, du lundi au vendredi De 9 h à 17 h En présentiel à notre bureau de Montréal Rémunération concurrentielle selon l’expérience Assurance collective : médicale, médicaments et soins de santé complémentaires Date d’entrée en fonction à discuter Si vous êtes organisée, fiable et motivée par la possibilité d’évoluer au sein d’une entreprise de design en croissance, nous serions heureux de recevoir votre candidature.

Ce que vous ferez

Coordinate daily administrative and operational activities, including scheduling, meeting management, and client communication. Provide basic accounting support such as invoicing and payment follow-ups while maintaining organized project files.

Exigences

Candidates must be fully bilingual in English and French with proficiency in Microsoft Office and experience in administration or office coordination. A valid Quebec driver's license and the ability to work independently in a project-based environment are strong assets.

Avantages

• Group Medical Insurance • Prescription Drug Coverage • Extended Health Benefits

Compétences indiquées

• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Detail-oriented · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• scheduling · Souhaitée
• invoicing · Souhaitée
• Microsoft Outlook · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Bilingual English and French
• Office Coordination
• Microsoft Office
• Outlook
• Excel
• Invoicing
• Payment Tracking
• Project Documentation
• Administrative Support
• Scheduling
• Financial Documentation
• Client Communication
• Resourcefulness
• Organization
• Detail-oriented

Domaines d’emploi

• Administrative
• Art & Design
• Management & Leadership
• Finance & Accounting