Milieu de travail

Le**Service de gestion de l’information institutionnelle et des archives (SGIIA)**planifie, élabore, coordonne et met en œuvre les outils, les pratiques et les services relatifs à la gestion de l’information à HEC Montréal. Le SGIIA œuvre aussi à la constitution, la conservation et à la mise en valeur de la mémoire institutionnelle de l’École.

Rôle et responsabilités

Ledirecteur ou la directrice de services’assure de définir les orientations et les pratiques en matière de gouvernance et de gestion de l’information pour soutenir les activités administratives, d’enseignement et de recherche réalisées à HEC Montréal. À cet effet, la personne titulaire de cet emploi développe et adapte les services et les outils offerts de façon à répondre aux besoins des unités et aux obligations légales entourant la gestion de l’information, et ce, tout au long de son cycle de vie. Elle veille aussi au développement des outils et des pratiques permettant l’identification, l’organisation et la conservation de l’information institutionnelle et son accès, afin de constituer et de valoriser la mémoire institutionnelle de HEC Montréal. Elle est responsable de la gestion des ressources humaines, financières et matérielles du service.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Établit, positionne et fait évoluer l’offre de services du SGIIA selon les besoins d’affaires des différentes unités administratives et pédagogiques de l’École, l’évolution de l’environnement technologique et les nouvelles obligations législatives.

Développe et met en œuvre les orientations, objectifs, politiques, directives et procédures de travail en matière de gouvernance et de gestion de l’information, incluant l’encadrement, l’intégration et l’utilisation responsable des outils technologiques, numériques et d’intelligence artificielle qui y sont associés.

Élabore le plan d’action du SGIIA et veille à sa réalisation. À cet effet, planifie, organise, dirige, coordonne, contrôle et évalue l’ensemble des activités du service.

Organise la cartographie et la documentation des processus d’affaires de l’École pour établir la classification de l’information.

Coordonne la mise en place les éléments permettant la gestion du cycle de vie de l’information, les délais de conservation et les mesures de sécurité et veille à leur application.

S’assure de l’application des obligations légales entourant la collecte, la gestion, l’utilisation, la conservation, la destruction de l’information institutionnelle et l’accès aux documents et aux archives.

Développe et assure l’application du calendrier de conservation; établit, met en place et coordonne les processus de destruction ou de conservation de l’information, des données et des documents dans les unités administratives et pédagogiques.

Élabore et met en place des outils et pratiques permettant aux unités administratives d’avoir une gestion efficace et efficiente de l’information; en appui à la direction des technologies de l’information, assure le déploiement de l’environnement technologique de travail et établit des règles d’utilisation.

Veille au développement des habiletés et des compétences de gestion informationnelle de la clientèle interne. À cet effet, développe et met en œuvre des pratiques favorisant l’appropriation par les usagers des outils de gestion de l’information (exemples : calendrier de conservation des documents, plan de classification des documents, inventaire des documents à préservation permanente, etc.).

Appuie les associations étudiantes et les unités de recherche (Chaires et Pôles) dans la mise en place d’outils et de pratiques de gestion de l’information pour leur permettre de répondre aux différentes obligations en la matière.

Participe et gère le comité restreint de la protection des renseignements personnels. À ce titre, elle établit les agendas de réunions, les tableaux de suivis et la reddition de comptes en appui au secrétariat général.

Assure la mobilisation et la mutualisation des efforts des parties prenantes autour des enjeux liés à la gouvernance informationnelle, notamment en matière de sécurité, d’intelligence artificielle, de protection des renseignements personnels et d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP).

Assure la mise jour du registre des documents officiels et coordonne leur processus de diffusion.

S’assure du suivi des différents exercices de reddition de compte.

En collaboration avec le secrétariat général, prépare et collige la documentation requise pour les demandes d’accès à l’information. Prépare la reddition de compte annuelle pour le Comité de direction et le conseil d’administration.

Coordonne les processus d’acquisition des fonds d’archives privées provenant des organisations d’affaires, du milieu coopératif, d’associations patronales ou professionnelles ou de personnes; évalue la valeur archivistique et la pertinence des documents pour HEC Montréal.

Participe, à titre d’expert en matière de gestion de l’information ou comme représentant de HEC Montréal, à divers comités et à tout autre groupe de travail ayant un lien avec son champ d'activité, à l’interne comme à l’externe (exemples : Sous-comité des archivistes (BCI), Comité sur la protection des renseignements personnels, Comité sur la gestion des données de recherche, Comité de sécurité de l’information). S’assure que HEC Montréal soit et demeure à l’avant-garde des progrès techniques et technologiques en matière de gestion de l’information et des archives; évalue la pertinence et le coût des améliorations potentielles.

Coordonne l’élaboration, l’implantation et la mise à jour du site Web du service et de tout autre instrument, outil ou système informatisé destiné aux opérations et à l’atteinte des objectifs du service.

Coordonne la gestion de l’aménagement des espaces et des équipements, des magasins de conservation d’archives, des aires de travail du personnel du service et des aires de travail de la clientèle pour consultation des documents.

Établit, met en place et maintien des mécanismes permettant une communication optimale entre son service et les différents intervenants internes et externes.

Évalue et analyse les résultats de son service en regard des objectifs établis et apporte les modifications nécessaires pour y répondre.

Identifie les opportunités d’aide financière externe pour le Service; rédige les rapports nécessaires aux demandes de subvention et de financement.

Gestion des ressources humaines, financières et matérielles

Identifie et met en place une structure de travail permettant la mobilisation de la main-d’œuvre pour atteindre les objectifs opérationnels. À cet effet, planifie la main-d’œuvre requise, encadre les activités d’embauche, d’accueil, d’intégration, d’évaluation, de formation et autres activités de gestion des ressources humaines.

Accompagne les personnes de son équipe à la réalisation de leurs objectifs de travail et d’évolution au sein de l’École.

Planifie et élabore les budgets relatifs aux activités sous sa responsabilité et réalise les travaux de préparation nécessaires à la présentation budgétaire.

Contrôle et autorise les dépenses prévues au budget sous sa direction selon les politiques en vigueur et transmet à son supérieur, pour approbation, toute dépense imprévue au budget.

Établit les prévisions annuelles en matière de ressources matérielles, financières et humaines et les soumet à son supérieur pour approbation.

S’assure de mettre en place des indicateurs de suivi, de favoriser la recherche, le traitement ainsi que l’organisation des données permettant le suivi des activités du service et soutenant la prise de décision.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

Maîtrise en sciences de l’information, option archivistique ou toute autre discipline jugée pertinente et un minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente dans des fonctions de gestion et de direction

Très bonne connaissance du cadre législatif provincial et fédéral

Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant

Compétence dans l’implantation et l’utilisation de nouvelles technologies de l’information

Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites

Connaissance du milieu universitaire et de la recherche

Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client) et dans les communications orales et écrites Page 2 sur 3 Direction des ressources humaines

Habiletés de gestion permettant au titulaire d’impliquer et de développer son personnel

Habiletés dans le travail collaboratif, transversal et matriciel

Compétence en matière de planification stratégique et de gestion de projets

Capacité d’exercer et de promouvoir au sein de son équipe un jugement éthique

Démontre une volonté d’apprentissage, une ouverture au changement et une capacité à travailler dans un environnement en constante évolution

Très bonne compréhension des enjeux relatifs à l’évolution des nouvelles technologies et à leur utilisation dans un cadre administratif, pédagogique et de recherche, à la gestion de l’information décentralisée et à la préservation numérique.

Avantages

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d’assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.