DESCRIPTION SOMMAIRE

L’adjoint(e), Soutien administratif fournit des services administratifs qui peuvent inclure la mise à jour, l’archivage et la protection des dossiers, la préparation de documents ainsi que les services de réception.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Accueillir les visiteurs et prendre charge des documents / colis déposés à la réception ;

• Répondre aux appels acheminés par le numéro général de Keolis ;

• Offrir un soutien administratif au comité de direction, aux directeurs et à leurs activités ;

• Supporter la gestion administrative des achats : réquisitions, bons de commandes, réception, enregistrement de factures (saisie dans le système comptable) ;

• Gérer la réception, la distribution ainsi que l’envoi du courrier ;

• Archiver et protéger la confidentialité des dossiers placés sous sa responsabilité ;

• Effectuer les commandes de fournitures de bureau ;

• Préparer des documents tels que des procès-verbaux, présentation PowerPoint, communiqués, etc. ;

• Supporter la gestion administrative de l’outil Concur/AMEX et des cartes d’affaires ;

• Coordonner les aspects administratifs et logistiques de divers projets ;

• Maintenir le registre d’accès employés des sites via le système Kanteck ;

• Maintenir à jour le bottin téléphonique employés / fournisseurs (attribution de poste, composition abrégée et no de cellulaires) ;

• Suivi et mise à jour du registre des permis d’exploitation (renouvellement, etc.) ;

• Toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES DU POSTE

Le ou la titulaire du poste doit :

• Détenir un DEC en technique administrative ou AEC, DEP en secrétariat, ou tout autre diplôme d’études dans une discipline pertinente joint à une expérience professionnelle significative dans un poste semblable;
• Posséder au moins 5 ans d’expérience en soutien administratif idéalement dans le secteur de l’immobilier ou financier;
• Posséder une grande autonomie, être méthodique, organisé, polyvalent, responsable, intègre et posséder un solide sens de l’initiative et de l’apprentissage;
• Pouvoir travailler dans un domaine où les exigences en matière de sécurité, de satisfaction du client, de performance opérationnelle et organisationnelle sont très élevées;
• Maîtriser parfaitement le français et avoir une solide connaissance de l’anglais;
• Très bonne maitrise du logiciel EXCEL, se révéler à l’aise dans l’apprentissage et l’usage de logiciels/systèmes informatiques et concepts de planification, d’organisation du travail et de gestion et suivi administratif;
• La connaissance de Dynamics AX est un atout;
• Maintenir une saine relation et collaboration avec tous les intervenants;
• Travail en présentiel 4 jours du lundi au jeudi et vendredi en télétravail.