Affichage du 28 avril au 12 mai 2026

Contrat à durée indéterminée, 21 heures par semaine

Cette personne assiste son supérieur dans ses tâches de planification, d’administration, de coordination et de contrôle en assumant la responsabilité de certains dossiers tels que budgets, horaires-maîtres, procédures, statistiques et en assurant le respect des règlements de l’Université.

Cette personne exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :

• Recueille, prépare les données nécessaires et collabore à l’élaboration et à l’administration des budgets, tels que budget de fonctionnement du secteur, annexe C, fonds d’investissements, fonds d’organismes subventionnaires, etc. Assure le contrôle alloué, coordonne les demandes des différents secteurs et vérifie au besoin l’état des demandes avec les services concernés.

• Coordonne le fonctionnement d’activités administratives telles que la répartition de la tâche des professeurs et le recrutement des chargés de cours, etc. Peut participer au processus de commande de cours et procéder à la confection de l’horaire-maître.

• Prépare et fait le suivi de certains dossiers concernant le personnel tels que réquisitions, décisions du comité de présélection, affichages, engagements, promotions, nominations, affectations, congés sabbatiques, absences, etc. Veille au respect des échéanciers et des directives à ce sujet. Accueille le nouveau personnel et s’assure que les employés obtiennent les outils dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches. Coordonne l’aménagement et l’allocation de locaux.

• Agit comme intermédiaire entre la direction de son secteur et les différentes unités de l’Université ou autres organismes.

• Fournit des réponses aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. Au besoin, obtient de l’information de la part de divers intervenants. Réfère à son supérieur les cas qui dépassent son niveau de responsabilités.

• Produit et/ou approuve divers documents tels que rapports, lettres, correspondance, formulaires administratifs, tableaux statistiques ou financiers, listes, etc. Effectue la mise en page des documents et s’assure qu’il soient acheminés aux services ou organismes concernés au moment opportun. Signe certains documents.

• Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence. Rédige des projets de réponses et note les suivis à donner.

• Assure le secrétariat et prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur immédiat et, au besoin, des autres membres de son unité administrative. Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Reçoit et dirige les appels et les courriels. Accueille les visiteurs.

• Assume la responsabilité d’opérations et le suivi de dossiers tels que facturation, inventaires, approvisionnement, application des dispositions de conventions collectives, etc.

• Organise des réunions en effectuant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux, transmet la documentation aux divers organismes et instances et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.

• Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages, etc.

• Prévoit les besoins en fournitures de bureau et effectue les commandes.

• Effectue le classement de documents et applique la procédure d'archivage.

• Distribue et vérifie le travail du personnel sous sa responsabilité en leur adressant diverses demandes et en leur apportant du soutien lorsque requis. Assure également la mise à jour de leurs connaissances en leur transmettant les informations appropriées.

• Contribue à l'élaboration et à l'implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités de son secteur. Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations.

• Peut être appelée à initier au travail et soutenir le nouveau personnel de son unité ou les personnes occupant la même fonction.

• Utilise les logiciels pertinents à son domaine d’activités.

• Utilise divers appareils tels que photocopieur, numériseur, etc. Peut être appelée à faire les appels de service, lorsque requis.

• Peut accomplir les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

• La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant cette fonction.

Exigences:

Scolarité: Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente

Expérience : Trois (3) années d’expérience pertinente

Autres : Connaissance des principaux logiciels en usage

Veuillez faire parvenir votre candidature avant 23h59, le 12 mai 2026. Seules les candidatures soumises sur le site des offres d'emploi de l'UQTR seront considérées.

L’Université du Québec à Trois-Rivières est engagée dans une démarche menant vers une université pleinement équitable, diversifiée et inclusive (ÉDI). En ce sens, elle porte un regard sur ses pratiques et souhaite être un acteur engagé dans son milieu et au sein de la société. Elle valorise la diversité au sein de son personnel et reconnaît le caractère pluriel des identités. Elle encourage particulièrement les femmes, les personnes autochtones, les membres de minorités visibles ou ethniques, les personnes ayant des limitations ainsi que les personnes issues des communautés LGBTQ+ à soumettre leur candidature. Conformément à la Loi, l'Université souscrit au programme d'accès à l'égalité en emploi. Sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations. Le respect de la confidentialité des informations est pris au sérieux.

Pour les employés de l'UQTR, vous pouvez référer à la description disponible ici : https://oraprdnt.uqtr.uquebec.ca/pls/protege/gscw031?owa\_no\_site=7296