Nature of Work

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in organizing, coordinating and monitoring the work performed by his or her team composed of administrative support staff. This class of employment also includes employees who perform principally, and customarily highly specialized work characterized by the complexity, expertise and autonomy required.

Characteristic functions

Under the supervision of the Director Human Resources, the Office Agent, principal class:

• Greets visitors to the HR department and provides any information within his or her competence or refers them to the persons concerned;

• Receives, files and follows up on documents for the Human Resources department (mail, academic records, background checks, etc.);

• Collects, organizes, prepares, interprets and verifies data related to various human resources files (temporary layoffs, holiday requests, leave without pay, parental leaves, retirement and progressive retirement, etc.);

• In collaboration with the Administration Technician - Employee Services, ensures that personnel files are complete;

• Update information in the follow-up tables and in the Paie & GRH software;

• Carries out mass mailing to staff;

• In collaboration with the administration officer, prepares and transmits documents related to disability management;

• Determines the work schedule in his or her sector according to the instructions received, reminds the persons concerned, in or outside the board, of deadlines;

• Provides support to the whole department in the use of the Office 365 suite;

• Assists the Director of Human Resources with various follow-ups, including drafting various communications.

• Performs all other related tasks.

Start Date: 2026-05-04
Apply Before: 2026-05-01
Shift: Day
Schedule: Full-Time

The use of the masculine gender has been adopted in order to lighten the text and has no discriminatory intent.

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emplois consiste à organiser, diriger et contrôler les travaux exécutés par les membres de son équipe composée du personnel de soutien administratif.

Cette classe d’emplois comprend également les personnes salariées qui, de façon principale et habituelle, effectuent des travaux hautement spécialisés qui se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie qu’ils requièrent.

Attributions caractéristiques

Sous la supervision de la direction des ressources humaines l’agente ou l’agent de bureau classe principale :

• Reçoit les visiteurs du service des ressources humaines et leur fournit l’information relevant de sa compétence ou les réfère à la personne concernée;

• Reçoit, classe et assure le suivi de documents pour le département des ressources humaines (courrier, dossiers académiques, antécédents judiciaires, etc.);

• Collige, organise, prépare, interprète et vérifie les données liées à différents dossiers des ressources humaines (mise à pied temporaire, demande de vacances, de congé sans solde, congés parentaux, retraite et retraite progressive, etc.);

• En collaboration avec la technicienne en administration au service aux employés, s’assure que les dossiers du personnel sont complets;

• Effectue la mise à jour d’informations dans les tableaux de suivi ainsi que dans le logiciel Paie & GRH;

• Effectue l’envoi de communications de façon massive au personnel;

• En collaboration avec l'attachée d'administration, prépare et envoie les documents requis à la gestion de l'invalidité;

• Détermine l’échéancier des travaux de son secteur conformément aux instructions reçues; rappelle les échéances aux personnes concernées, qu’elles soient de l’intérieur ou de l’extérieur de la commission;

• Fournit à l’ensemble du département un soutien dans l’utilisation de la suite Office 365;

• Assiste la direction des ressources humaines avec différents suivis, notamment en rédigeant des communications diverses;

• Effectue toutes autres tâches connexes.

Date de début: 2026-05-04
Date limite: 2026-05-01
Quart de travail: Jour
Horaire: Temps plein

L'utilisation du genre masculin a été adoptée dans le but d'alléger le texte et n'a aucune intention discriminatoire.