01. ADJOINTE OU ADJOINT À LA DIRECTION GÉNÉRALE ET COORDINATION ÉVÉNEMENTIELLE

Résumé du poste

The role involves providing administrative support to the general management and coordinating various events for the organization. Responsibilities include managing agendas, overseeing logistics, tracking budgets, and collaborating with partners and volunteers.

Détails du poste

Détails de l'emploi Horaire : temps plein Durée du contrat : permanent Salaire : à discuter, selon l'expérience Fin de l'affichage : 30 septembre 2026 Entreprise Le Groupe Gib 2, rue Georges Sorel-Tracy J3P 1B6 Téléphone : 450 846-3470 Site internet : https://groupegib.ca Responsabilités et prérequis Description Du Poste À propos de nous Le Groupe Gib est la référence en événementiel à Sorel-Tracy. Notre organisme planifie, coordonne et réalise des événements rassembleurs qui contribuent au dynamisme culturel, touristique et économique de la région. Parmi nos événements phares, on retrouve le Gib Fest, les Régates de Sorel-Tracy, le GIB des Neiges, le Marché de Noël de Sorel-Tracy et le Party du Réveillon. Grâce à une équipe passionnée, des bénévoles engagés et de précieux partenaires, nous créons des expériences mémorables qui font vibrer notre communauté année après année. Ton rôle Sous la supervision de la direction générale, tu joueras un rôle essentiel dans le bon fonctionnement administratif de l'organisation et dans la coordination de nos différents événements. Véritable personne ressource, tu contribueras directement au succès de projets d'envergure en assurant un soutien administratif rigoureux, une coordination efficace des activités et un accompagnement logistique avant, pendant et après les événements. Tu seras au cœur des opérations du Groupe Gib, en soutenant la direction générale dans ses dossiers stratégiques tout en collaborant étroitement avec les partenaires, fournisseurs, bénévoles et membres de l'équipe afin d'assurer la réussite de nos événements. Tâches Ce que tu feras Soutien à la direction générale et administration Assurer la gestion quotidienne des activités administratives de l'organisme. Gérer l'agenda, les rencontres et les priorités de la direction générale. Préparer, rédiger, mettre en page et réviser divers documents, rapports, présentations, correspondances et outils administratifs. Effectuer le suivi des dossiers stratégiques et des échéanciers. Préparer les ordres du jour, les procès-verbaux ainsi que les comptes rendus des réunions et du conseil d'administration. Assurer le suivi des courriels, appels et demandes d'information. Effectuer les suivis auprès des partenaires, collaborateurs, fournisseurs et organismes. Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire des dossiers. Maintenir à jour les bases de données, listes de contacts et systèmes de classement. Coordination événementielle Collaborer à la planification, à l'organisation et à la réalisation des événements du Groupe Gib. Participer au recrutement, à la coordination et au suivi des bénévoles. Assurer la gestion administrative des fournisseurs, partenaires et collaborateurs. Participer à la gestion des contrats, ententes, permis et autres documents liés aux événements. Contribuer à la préparation des échéanciers, outils de suivi et plans logistiques. Soutenir les opérations terrain avant, pendant et après les événements. Veiller au bon déroulement des activités logistiques et contribuer à la coordination des opérations événementielles. Collaborer à divers projets spéciaux favorisant le développement et le rayonnement de l'organisation. Gestion financière et reddition de comptes Effectuer le suivi des budgets et des dépenses. Préparer les documents nécessaires à la comptabilité et au suivi financier. Compiler des données et produire divers rapports administratifs. Participer à la préparation des demandes de subvention et des redditions de comptes. Assurer le suivi administratif de différents programmes de financement et projets spéciaux. Le profil que nous recherchons Tu pourrais être la personne idéale si tu : Possède un excellent sens de l'organisation et de la gestion des priorités. Fais preuve d'autonomie, d'initiative et de polyvalence. Exigences Qualifications recherchées Baccalauréat ou formation pertinente en administration, gestion, management ou dans un domaine lié à l'événementiel, à la culture ou au sport. Un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe pourra également être considéré avec une expérience pertinente. Expérience en soutien administratif, coordination de projets ou coordination événementielle. Expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire constitue un atout. Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint). Bonne capacité de rédaction et de communication professionnelle. Connaissance du milieu événementiel, culturel, touristique ou sportif constitue un atout important. Connaissance d'outils collaboratifs et de gestion de projets constitue un atout. Disponibilité occasionnelle les soirs et les fins de semaine lors des événements. Autres (avantages, Conditions De Travail, Informations Importantes à Savoir) Ce que nous offrons Un poste permanent à temps plein. Un horaire flexible. Un salaire concurrentiel selon l'expérience. Un environnement de travail stimulant, créatif et collaboratif. Une équipe passionnée, engagée et profondément enracinée dans sa communauté. La possibilité de contribuer à des événements d'envergure reconnus dans la région. Un rôle varié offrant de nombreux défis et occasions d'apprentissage. L'opportunité de participer concrètement au rayonnement culturel, touristique et économique de Sorel-Tracy. L'occasion de faire une réelle différence au sein d'une organisation qui rassemble et fait vibrer la communauté. Notes importantes Nous invitons les gens issus des groupes suivants à poser leur candidature : les femmes les personnes autochtones les minorités visibles Moyen De Communication Téléphone Courriel Via ce site : info@orientheque.ca Pour Poser Votre Candidature Veuillez Contacter Jean-Pierre Groulx Téléphone : 450 846-3470

Ce que vous ferez

The role involves providing administrative support to the general management and coordinating various events for the organization. Responsibilities include managing agendas, overseeing logistics, tracking budgets, and collaborating with partners and volunteers.

Exigences

Candidates should hold a bachelor's degree or a college diploma in administration, management, or a related field. A minimum of 3 to 5 years of experience in a similar administrative or coordination role is preferred.

Avantages

• Flexible schedule • Stimulating work environment • Collaborative work environment

Compétences indiquées

• Gestion du temps · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Communication · Souhaitée
• Reporting · Souhaitée
• Logistique · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• Gestion de projet · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative support
• Event coordination
• Project management
• Microsoft Office
• Budget tracking
• Communication
• Organization
• Logistics
• Time management
• Writing
• Database management
• Volunteer coordination
• Reporting
• Strategic planning

Domaines d’emploi

• Administrative
• Management & Leadership
• Creative & Media
• Sports & Recreation