Executive Assistant

Adjoint(e) de direction – Chef des opérations (COO) Nous sommes un fabricant montréalais de systèmes d’éclairage DEL et d’affichage vidéo destinés à des installations emblématiques aux États-Unis, en Europe et dans la région MENA. Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) de direction pour soutenir notre Chef des opérations (COO). Ce rôle est au cœur des activités stratégiques et opérationnelles de l’organisation : il assure la coordination efficace de l’agenda, des communications et des priorités du COO, tout en jouant un rôle de liaison essentiel entre la direction et les équipes interfonctionnelles. Relevant directement du COO, ce poste requiert une personne proactive, discrète et très organisée, capable d’évoluer dans un environnement dynamique et en constante évolution. Principales responsabilités : Gérer l’agenda et le calendrier du COO pour les réunions internes et externes. Assurer le suivi des projets opérationnels prioritaires, des jalons et des livrables. Préparer et réviser des présentations, rapports, notes de service et documents de réunion. Coordonner les communications du COO avec les équipes internes, les partenaires et les parties prenantes externes. Organiser les déplacements professionnels, y compris la logistique complète (vols, hébergements, itinéraires). Assurer un suivi rigoureux des dossiers ouverts et des actions découlant des réunions de direction. Maintenir des fichiers confidentiels à jour, incluant le suivi des échéances et des dates de renouvellement. Administrer et coordonner les tâches liées aux initiatives opérationnelles relevant du bureau du COO. Agir à titre de point de contact principal pour la planification et la coordination de réunions stratégiques. Soutenir la préparation et le suivi des indicateurs de performance (KPI) opérationnels. Assurer la liaison entre le COO et les différents départements pour faciliter la circulation de l’information. Gérer les demandes courantes et filtrer les communications entrant dans le bureau du COO. Prendre en charge des demandes ponctuelles variées, telles que l’organisation de repas d’équipe, la coordination de services personnels (entretien de véhicule, courses, etc.) et toute autre tâche de soutien au quotidien du COO. Exigences Baccalauréat en administration des affaires, en gestion de projet, en marketing ou dans tout autre domaine connexe (un atout). Minimum 3 ans d’expérience dans un rôle de soutien à la haute direction. Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) — un atout essentiel. Expérience démontrée dans la coordination de réunions de direction et la gestion d’agendas complexes. Capacité à rédiger des communications et des documents professionnels de haute qualité. Solides compétences en gestion des priorités et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. Grand sens de la discrétion et respect absolu de la confidentialité. Capacité à travailler de façon autonome avec un volume de travail élevé. Aptitude à s’adapter rapidement aux changements et aux priorités émergentes. Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français et en anglais. Solides compétences interpersonnelles, professionnalisme et aisance à tous les niveaux hiérarchiques. Ce que nous offrons L’opportunité de travailler sur des projets d’éclairage de classe mondiale et record, présentés partout dans le monde. Une équipe expérimentée, dynamique et en croissance rapide. Des salaires compétitifs, une assurance collective et un régime REER avec contribution de l’employeur. Des horaires de travail flexibles. Une tenue vestimentaire décontractée. Une grande diversité culturelle. Nous nous unissons comme un seul, rejoignez SACO ! SACO n’est pas seulement une marque, c’est un état d’esprit, une culture. Nous rassemblons des technologues, des experts en éclairage et en médias de divers domaines pour former une communauté de savoir et de passion, tous animés par le même objectif : accomplir des choses extraordinaires.

The Executive Assistant provides strategic and operational support to the COO by managing calendars, communications, and priority projects. The role acts as a key liaison between leadership and cross-functional teams while handling travel logistics and administrative tasks.

Candidates should have at least 3 years of experience supporting senior management and proficiency in Microsoft Office. A bachelor's degree in business or a related field and fluency in both French and English are highly valued.

• Competitive salaries • Group insurance • RRSP with employer contribution • Flexible working hours • Casual dress code

• Communication bilingueSouhaitée

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Calendar Management
• Project Tracking
• Executive Support
• Microsoft Office Suite
• Bilingual Communication
• Priority Management
• Confidentiality
• Travel Coordination
• KPI Tracking
• Interpersonal Skills
• Professional Writing
• Operational Coordination

• Administrative
• Management & Leadership
• Manufacturing
• Technology
• Creative & Media

Formation minimale

Baccalauréat

Expérience minimale

3+ ans

Postuler avant le

12 sept. 2026

Langue de l’offre

français

Heures de travail

40 heures par semaine

Niveau d’expérience

Mid-Senior level

Mode de candidature

La candidature directe est offerte