Secrétaire médicale au GMF-CLSC Richelieu

Résumé du poste

The medical secretary provides essential administrative support for clinical activities, including patient reception, appointment management, and medical file maintenance. They also handle medical samples, laboratory results, and correspondence between healthcare providers and external organizations.

Détails du poste

Santé Québec Montérégie-Centre a une vision fortement axée sur l’humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités. Santé Québec Montérégie-Centre, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 13 200 employés et 800 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille, plusieurs CHSLD, CLSC et maison des aînés, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc. Santé Québec Montérégie-Centre chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés. Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous. Description Sous l'autorité du chef de l'administration de programme GMF et du médecin responsable du Groupe de médecine familiale (GMF), la personne titulaire du poste assure un soutien administratif essentiel au bon fonctionnement des activités cliniques et médicales. Elle agit comme personne-ressource auprès de la clientèle, des médecins et des différents professionnels du GMF en assurant un service courtois, efficace et de qualité. Dans un environnement dynamique, elle réalise diverses tâches administratives liées à l'accueil, à la gestion des rendez-vous, aux dossiers médicaux, aux communications, aux prélèvements et au soutien de l'équipe médicale. Principales responsabilitésAccueil et service à la clientèle Accueillir les usagers avec professionnalisme, respect et empathie; Assurer l'enregistrement, l'inscription et la mise à jour des renseignements administratifs des patients; Répondre aux questions de la clientèle et l'orienter selon ses besoins; Effectuer les validations requises auprès de la RAMQ; Procéder à l'ouverture, à la fermeture et à la gestion des dossiers médicaux. Gestion des appels et des rendez-vous Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques aux intervenants concernés; Gérer les rendez-vous en fonction des disponibilités et des priorités cliniques; Informer la clientèle sur les services offerts et les procédures en vigueur; Prendre et transmettre les messages destinés aux médecins et aux professionnels dans les délais appropriés; Effectuer les appels auprès de la clientèle pour confirmer ou offrir des rendez-vous. Soutien administratif et médical Assurer la gestion des horaires et des plages de rendez-vous des médecins et des professionnels; Numériser et intégrer au dossier médical électronique les différents rapports médicaux et documents cliniques; Effectuer les suivis requis concernant les demandes de consultation, examens diagnostiques et prélèvements; Préparer et acheminer les demandes d'examens aux établissements concernés; Traiter les demandes de rapports médicaux destinés à la CNESST, à la SAAQ, aux compagnies d'assurances ou à tout autre organisme; Vérifier la conformité des dossiers médicaux et assurer leur mise à jour selon les procédures établies; Participer activement à l'implantation et au maintien de l'accès adapté. Gestion des prélèvements et du courrier Produire les étiquettes d'identification des prélèvements; Assurer l'acheminement des prélèvements dans les délais requis; Transmettre les résultats de laboratoire aux médecins concernés; Recevoir, trier, dater et distribuer le courrier interne et externe; Assurer l'acheminement de la correspondance vers les différentes installations et partenaires. Autres responsabilités Effectuer toute autre tâche connexe en soutien aux activités administratives et médicales du GMF; Collaborer au maintien d'un environnement de travail sécuritaire et respectueux; Participer aux activités de formation, d'amélioration continue et de santé et sécurité au travail. Profil recherché Nous Recherchons Une Personne Qui Se Distingue Par Son excellent sens du service à la clientèle; Sa capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément; Son sens de l'organisation et des priorités; Sa rigueur et son souci du détail; Sa discrétion et son respect de la confidentialité; Son esprit d'équipe et sa capacité d'adaptation; Ses habiletés en communication et en relations interpersonnelles. Exigences Diplôme d'études secondaires (DES) ou formation jugée pertinente; Expérience en soutien administratif ou dans un milieu de soins de santé, un atout; Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique; Connaissance du réseau de la santé et des services sociaux, un atout. réussir les tests :Français - 60 % Excel - 60 % Word - 60 % Clavier - 30 m/m réussir le test de terminologie médicale : 70% Les Avantages Offerts 4 semaines de vacances après 1 année de service; Régime d’assurance collective; Régime de retraite; Primes de soirs, de nuits, de fins de semaine; Programme d’aide aux employés.

Ce que vous ferez

The medical secretary provides essential administrative support for clinical activities, including patient reception, appointment management, and medical file maintenance. They also handle medical samples, laboratory results, and correspondence between healthcare providers and external organizations.

Exigences

Candidates must have a high school diploma and pass tests in French, Excel, Word, typing speed, and medical terminology. Experience in administrative support or healthcare is considered an asset.

Avantages

• 4 weeks of vacation after 1 year of service • Group insurance plan • Retirement plan • Evening, night, and weekend premiums • Employee assistance program

Compétences indiquées

• Service à la clientèle · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Customer Service
• Appointment Scheduling
• Medical Records Management
• Medical Terminology
• Electronic Medical Records
• Administrative Support
• Interpersonal Communication
• Organization
• Confidentiality
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Patient Registration
• Call Filtering
• Document Digitization
• Sample Management
• RAMQ Validation

Domaines d’emploi

• Healthcare
• Administrative
• Customer Service & Support