Coordonnateur·trice administratif·ve en gestion immobilière / Administrative Coordinator in Property Management

This job description is only available in French considering that the work environment is mostly francophone. Vous souhaitez joindre une entreprise de gestion immobilière reconnue à Gatineau où vos compétences en administration, en organisation et en service à la clientèle contribueront concrètement au bon déroulement des activités immobilières? Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, et vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre polyvalence et votre capacité à assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanément? Ce poste est fait pour vous. Vos responsabilités Accueil et communications Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer aux personnes ou aux services concernés; Accueillir les visiteurs et les orienter vers les ressources appropriées; Gérer la boîte courriel centrale et redistribuer les messages aux destinataires concernés; Tenir à jour les répertoires téléphoniques internes et externes ainsi que la liste d’intercom destinée aux concierges; Répondre avec professionnalisme aux demandes courantes des locataires, fournisseurs et autres partenaires. Gestion administrative et suivi des dossiers immobiliers Recevoir les paiements de loyers et les dépôts, en vérifier la conformité et en assurer le suivi; Réceptionner les demandes de location dans Salesforce, les intégrer dans Yardi et effectuer les suivis requis dans Excel; Produire mensuellement les listes de locataires, de départs et de logements disponibles à l’intention des concierges et des gestionnaires; Assurer la mise à jour rigoureuse des dossiers administratifs liés aux locataires et aux immeubles; Mettre à jour le calendrier des fêtes et transmettre les avis d’anniversaire; Rédiger et afficher les avis relatifs aux congés fériés, aux horaires modifiés ou à toute autre communication destinée aux locataires et aux membres de l’équipe; Consigner les absences quotidiennes et identifier les personnes responsables des remplacements; Collaborer avec les gestionnaires, les concierges et les autres intervenants afin d’assurer la circulation efficace de l’information. Gestion des fournitures et de l’environnement de travail Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et assurer l’organisation des espaces d’entreposage; Effectuer les commandes de fournitures selon les besoins; Commander les bouteilles d’eau et veiller à l’approvisionnement en café, lait, crème, sucre et produits d’entretien pour la cuisine; Contribuer au maintien d’un environnement de travail organisé, fonctionnel et accueillant. Gestion du courrier et de la messagerie Gérer la réception et l’envoi du courrier et des colis par la poste ou par les services de messagerie; S’assurer du bon fonctionnement de la machine à affranchir et ajouter les fonds au besoin; Ouvrir les factures et les lettres reçues par Postes Canada et les acheminer aux services concernés; Assurer le classement et la distribution adéquate des documents reçus. Profil recherché Expérience dans le secteur de la gestion immobilière résidentielle; Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Outlook; Familiarité avec Salesforce et Yardi, considérée comme un atout important; Connaissances de base en comptabilité et en gestion de documents administratifs; Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit; Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle; Sens marqué de l’organisation, rigueur et souci du détail; Capacité à gérer plusieurs priorités et à effectuer des suivis avec constance; Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec différents intervenants; Discrétion, professionnalisme et jugement dans le traitement de renseignements confidentiels. Horaire de travail Poste permanent 40 heures par semaine; Du lundi au vendredi. Salaire Salaire horaire de 22,00 $

The administrative coordinator will manage daily office operations, including welcoming visitors, handling communications, and maintaining office supplies. They will also support property management tasks such as processing rent payments, updating tenant files, and coordinating with staff and suppliers.

Candidates should have experience in residential property management and proficiency in Microsoft Office, particularly Excel and Outlook. Familiarity with Salesforce and Yardi is considered an asset, along with excellent bilingual communication skills in French and English.

• Gestion du tempsSouhaitée
• Service à la clientèleSouhaitée
• Sens de l’organisationSouhaitée
• Souci du détailSouhaitée
• Microsoft ExcelSouhaitée
• CommunicationSouhaitée
• Microsoft OutlookSouhaitée

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative support
• Property management
• Customer service
• Communication
• Organization
• Excel
• Outlook
• Salesforce
• Yardi
• Accounting basics
• Document management
• Bilingualism
• Time management
• Attention to detail
• Professionalism
• Office Supply Management
• Document Management
• Administrative Support
• Office Administration
• Bilingual (French/English)
• Yardi (Property Management Software)
• Microsoft Excel
• Accounting
• Multilingualism
• Customer Service
• Data Entry
• Property Management
• Inventory Management
• Microsoft Outlook
• Microsoft Office
• Operations
• Rent Collection
• Time Management
• Coordinating
• Detail Oriented

• Administrative
• Customer Service & Support
• Finance & Accounting
• Property Management Administrator
• Property Manager
• Real Estate Agents and Property Managers
• Property, Real Estate, and Community Association Managers

Expérience minimale

0+ ans

Langue de l’offre

français

Heures de travail

40 heures par semaine