Adjoint.e administratif.ve - En cabinet d'avocats – Litige - Montréal

Résumé du poste

The role involves managing lawyer calendars, emails, and travel logistics while handling conflict of interest checks and file openings. Additionally, the assistant is responsible for detailed billing, time entry, and providing occasional support to the litigation department and reception.

Détails du poste

Vous êtes organisé.e, polyvalent.e et reconnu.e pour votre rigueur dans le domaine administratif ? Vous savez jongler avec plusieurs priorités tout en offrant un soutien irréprochable à des professionnel.le.s ? Et surtout, vous êtes curieux.se, débrouillard.e et toujours prêt.e à apprendre ? Ce poste est fait pour vous. Notre client, un cabinet d’avocats en pleine expansion, est à la recherche d’un.e adjoint.e administratif.ve dynamique et rigoureux.se pour rejoindre leur équipe de Montréal et assister des avocats, au cœur d’un environnement professionnel à la fois stimulant et collaboratif. Vos futurs avantages : Poste permanent, du lundi au vendredi, 35h par semaine ; Mode hybride possible en fonction des besoins (1 journée de télétravail par semaine) ; Assurances collectives payées à 50% par l’employeur (médicaments, maladie, dentaire, invalidité) après 3 mois ; Allocation de 500 $ par an pour une personne seule, ou de 700 $ pour un couple, pour les frais liés à la santé ; REER avec participation de l’employeur jusqu’à 2% ; 6 jours de congés flexibles/maladie ; 13 jours fériés au lieu des 8 habituels au Québec ; Accès au programme PAE (programme d’aide aux employés - Pour la santé mentale) ; De 3 à 4 semaines de vacances, selon l’expérience. Vos futures responsabilités : Gérer la boîte courriel et le calendrier de l'avocat, prioriser les messages, assurer les suivis et coordonner les rencontres clients ; Coordonner la logistique des déplacements et réunions : réservation de salles, transport, hébergement et commandes de repas ; Effectuer les recherches de conflits d'intérêts et procéder à l'ouverture des dossiers ; Saisir les entrées de temps et les débours dans le système comptable ; Prendre en charge la facturation détaillée de l'avocat, préparer, réviser et émettre les factures clients conformément aux politiques du cabinet ; Soutenir ponctuellement les adjointes juridiques du département de litige au besoin ; Assurer le remplacement à la réception de façon occasionnelle ; Autres tâches connexes. Profil Compétences et qualités recherchées : 4 ans d’expérience minimum dans un rôle similaire ; Maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral) pour travailler efficacement sur des dossiers dans les deux langues auprès d’une clientèle bilingue ; Aisance avec la suite Microsoft Office, particulièrement Excel, Word et Outlook ; Reconnu pour votre sens de l’organisation et la gestion des priorités ; Souci du détail et des délais ; Capacité à anticiper et à travailler de façon autonome ; Expérience dans un cabinet d’avocats ou un service juridique interne (fort atout) ; Connaissance du logiciel de facturation Maître (atout) ; Connaissance du logiciel de gestion documentaire iManage (atout). Informations contractuelles Quelques informations sur le cabinet : Notre client est un cabinet juridique d’envergure internationale, reconnu pour son excellence et son engagement envers sa clientèle. Fort de plus de 400 professionnel.le.s réparti.e.s dans 25 bureaux à travers le monde, il offre une expertise pointue en litige, droit des affaires, droit du travail et fiscalité. Ne manquez pas cette opportunité ! UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidat.e.s retenu.e.s. Au plaisir de vous rencontrer !

Ce que vous ferez

The role involves managing lawyer calendars, emails, and travel logistics while handling conflict of interest checks and file openings. Additionally, the assistant is responsible for detailed billing, time entry, and providing occasional support to the litigation department and reception.

Exigences

Candidates must have at least 4 years of experience in a similar role and be fluent in both French and English. Proficiency in Microsoft Office is required, with experience in law firms and knowledge of Maître or iManage software being strong assets.

Avantages

• Group Insurance (Drugs, Health, Dental, Disability) paid 50% by employer • Health Care Allowance ($500 for single, $700 for couple) • RRSP with employer contribution up to 2% • 6 Flexible/Sick Days • 13 Statutory Holidays • Employee Assistance Program (EAP) • 3 to 4 weeks of vacation

Compétences indiquées

• Français · Souhaitée
• Microsoft · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée
• Health · Souhaitée
• Client · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Logistique · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• Time · Souhaitée
• Billing · Souhaitée
• Flexible · Souhaitée
• Anglais · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Calendar Management
• Billing
• Conflict of Interest Research
• Microsoft Office
• Excel
• Word
• Outlook
• Bilingualism (French and English)
• Organization
• Priority Management
• Autonomy
• Maître Software
• iManage Software

Domaines d’emploi

• Legal
• Administrative