Agent.e administratif.ve – Reprographie et facturation

Vous possédez de l’expérience en administration et en facturation, et vous souhaitez évoluer dans un environnement international ? Ce poste est fait pour vous ! Notre client, basé à Montréal, recherche une personne fiable, organisée et compétente. Vous aurez l’opportunité de soutenir un groupe d’avocat·e·s et d’adjoint·e·s juridiques dans leurs missions administratives, au sein de l’équipe de soutien administratif. La personne aura pour principal tâches de travailler sur la reprographie et la reliure des documents juridique. Vos futurs avantages : · Poste permanent à temps plein, du lundi au vendredi (35 heures/semaine), présentiel ; · Assurances collectives (dentaire, médicaments, lunettes) payées à 100% par l’employeur dès le premier jour ; · Compte santé de 500 $ par an ; · Compte de dépenses bien-être et sportives de 300 $ par an ; · 10 jours de congés maladie et personnels ; · Accès au programme PAE (Programme d’aide aux employés) ; · REER disponible dès le premier jour. La participation de l’employeur sera versée après un an de travail ; · Assurance vie ; · De 3 à 4 semaines de vacances par an, selon l’expérience ; · Temps supplémentaire rémunéré à 1.5. Vos futures responsabilités : · Fournir un soutien pour les tâches de facturation, incluant l’envoi des factures, la préparation des rapports de dépenses et le traitement des factures dans Chrome River Invoice ; · Rédaction d'écrans éthiques ; · Aide à la gestion de documents et à la préparation des interrogatoires et des procès ; · Remplacement à la réception pendant les pauses et les congés ; · Gestion et transferts des appels entrants à la réception; transfert des courriels de manière efficace, courtoise et professionnelle ; · Accueil des clients, des officiers de justice et autres visiteurs qui se présentent à la réception de notre cabinet et répondent à leurs questions ; · Organisation des documents électroniques dans iManage ; · Préparation et envoi de documents au moyen du logiciel Box ; · Assistance aux services de reprographie ; · Réservation de sténographes officiels ; · Toutes autres tâches connexes, au besoin. Profil Compétences et qualités recherchées : · Diplôme en secrétariat, en bureautique ou toute autre combinaison équivalente de formation et d'expérience ; · 2 ans minimum d'expérience pertinente, idéalement en services professionnels (cabinet d’avocats, de notaire, huissier ou de comptable) ; · Bilinguisme essentiel (français et anglais), à l'oral comme à l'écrit. Le cabinet traite des dossiers et des appels de la part des autres provinces canadiennes, des États-Unis et à l’étranger, ce qui nécessite un bon niveau dans les deux langues ; · Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook ; · Grande rigueur et souci du détail dans l'exécution des tâches ; · Intérêt pour le travail avec les chiffres, les tableaux, la facturation et les tâches administratives liées à la facturation ; · Compétences éprouvées en matière d'organisation et de gestion des priorités ; · Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais serrés ; · Capacité à se concentrer et à travailler dans un environnement dynamique ; · Aptitude à communiquer et à interagir de manière professionnelle avec tous les membres du personnel du cabinet ; · Sens de l'autonomie, excellent esprit d'équipe et respect de la confidentialité ; · Excellente aisance dans un environnement informatisé (avec divers logiciels) et bonne capacité à apprendre de nouveaux outils technologiques. Informations contractuelles Un peu plus d’informations sur le cabinet : Ce client d’avocats de renommée mondiale, est présent dans plus de 60 bureaux à travers le globe. Spécialisé en commerce international et en affaires commerciales (assurance, transport, construction, énergie, biens de consommation), il offre une expertise complète en litige et en conseils juridiques, avec un fort accent sur le commerce mondial. UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidat.es retenu.e.s. Au plaisir de vous rencontrer !

The role involves providing administrative support to legal professionals, including billing, expense reporting, and document management. Responsibilities also include reprography, binding legal documents, and assisting at the reception desk.

Candidates must have a diploma in secretarial or office studies and at least 2 years of relevant experience in a professional services environment. Proficiency in Microsoft Office and bilingualism in French and English are essential.

• Collective insurance (dental, medication, vision) 100% employer-paid • Health account of $500 per year • Wellness and sports expense account of $300 per year • 10 days of sick and personal leave • Employee Assistance Program (EAP) • RRSP available from day one • Life insurance • 3 to 4 weeks of vacation • Paid overtime at 1.5x

• Gestion du tempsSouhaitée
• Sens de l’organisationSouhaitée
• Souci du détailSouhaitée
• Microsoft ExcelSouhaitée
• CommunicationSouhaitée
• Microsoft OfficeSouhaitée
• Microsoft WordSouhaitée
• Microsoft OutlookSouhaitée

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative support
• Billing
• Reprography
• Document management
• Legal document preparation
• Microsoft Office
• Excel
• Word
• Outlook
• Bilingualism
• Time management
• Attention to detail
• Organization
• Communication
• Confidentiality
• iManage
• Legal Document Preparation
• Document Management
• Administrative Support
• Expense Reports
• Bilingual (French/English)
• Microsoft Excel
• Multilingualism
• Data Entry
• Invoicing
• Microsoft Outlook
• Time Management
• Print Binding
• Detail Oriented

• Administrative
• Legal
• Finance & Accounting
• Administrative and Billing Assistant
• Legal Support Specialist
• Legal Secretaries
• Legal Support Workers, All Other

Formation minimale

Diplôme professionnel

Expérience minimale

2+ ans

Langue de l’offre

français

Heures de travail

35 heures par semaine