Adjointe Administrative

Résumé du poste

Manage branch invoicing and administrative operations, including purchase orders, supply procurement, maintenance contracts, payroll, and employee leave records. Support dispatch, maintain health and safety documentation, coordinate branch inspections and certifications, prepare Excel quotations, and assist with subcontractor account setup.

Détails du poste

L'opportunité Responsable de la facturation et des tâches administratives diverses de la succursale. Le rôle * Préparer les commandes d’achat dans le système * Commander les fournitures d’atelier (outils, pièces, produits divers, équipements de santé et sécurité etc.) * Entrer les contrats de maintenance dans le système et garder la cédule à jour * Maintenir le livre de SIMDUT à jour * Aider les répartiteurs lorsque requis (répondre au téléphone, ouvrir des bons de travail etc.) * Préparer la paie * Maintenir le fichier des congés et des vacances à jour * Maintenir à jour tout document relatif à la santé-sécurité * Suivi et coordination des maintenances/inspections/certifications annuelles de la succursale * Bâtir des soumissions Excel * Gestion des sous-traitants lors d’ouverture de compte * Implication dans toutes tâches en relation avec la succursale Le candidat * Éducation : Diplôme secondaires, d’études collégiales ou études postsecondaire * Expérience professionnelle : 3 à 5 années d’expérience connexe dans les opérations liées aux services, aux pièces, à la chaîne d’approvisionnement ou au soutien des produits * Bilinguisme français et anglais * Connaissances : Une connaissance de base des secteurs de l’industrie de l’équipement lourd ou des camions et autocars est un atout L'entreprise Depuis 1858, Wajax continue d’innover afin de desservir les plus grandes industries canadiennes en tant que l’un des principaux fournisseurs de solutions et de produits industriels au pays, et ce, d’un océan à l’autre. Wajax exerce ses activités dans un vaste éventail d’industries et de secteurs essentiels de l’économie canadienne, y compris l’énergie et les énergies renouvelables, les aliments et les boissons, la construction, la transformation, le commerce, le transport, la foresterie, l’exploitation minière, le traitement des métaux et les sables bitumineux, pour n’en citer que quelques-uns. Les membres de notre équipe sont passionnés et ils travaillent ensemble afin de faire une différence et de promouvoir l’avancement de l’industrie canadienne. Grâce à l’expérience et l’expertise de ses employés, Wajax est positionnée pour soutenir les industries qui bâtissent nos villes, alimentent nos entreprises ainsi que logent et nourrissent nos communautés. Chez Wajax, nous offrons une rémunération globale qui comprend un salaire compétitif, des avantages sociaux complets, de la formation, des opportunités de développement ainsi qu’un programme d’avantages supplémentaires unique. Voici quelques-uns des avantages : * Des avantages compétitifs en soins de santé et de soins dentaires, sans période d'attente d'admissibilité (primes payées à 100 % par l'employeur). * De la formation sur les produits des principaux fabricants de l’industrie et des séances d’apprentissage en ligne offertes par Wajax. * Des rabais exclusifs auprès d’un vaste éventail de fabricants et de prestataires de services tels que Ford, GM, Chrysler, Dell et TELUS, ainsi qu’un régime collectif de prêt hypothécaire, d’assurance habitation et d’assurance automobile, et plus encore. * Des avantages compétitifs en soins de santé et de soins dentaires, sans période d'attente d'admissibilité (primes payées à 100 % par l'employeur), plus un compte de dépenses de santé. * L’apprentissage en ligne dirigé par Wajax et de la formation sur les produits par le biais des meilleurs fabricants de l'industrie comme Hitachi, 3M, and Detroit Diesel. * Des remises exclusives auprès de divers fabricants et prestataires de services tels que Ford, GM, Chrysler, Dell, TELUS, un programme collectif d'hypothèque, d'assurance habitation et automobile, une assurance pour animaux de compagnie, des chaussures et des vêtements de travail, un abonnement à un centre de conditionnement physique, perkopolis, etc. * Programme de reconnaissance dans le cadre duquel des points sont accumulés pour obtenir de la marchandise ou des chèques-cadeaux, ainsi que des récompenses en espèces. * Régime de retraite que l'entreprise versera une contribution équivalente * Programme de santé et bien-être prime En travaillant au sein de Wajax, vous ferez partie d’une équipe diversifiée, inclusive et orientée vers l’innovation et la collaboration. Nous nous engageons à promouvoir l’embauche d’une équipe représentative des diverses communautés où nous exerçons nos activités, et ce, partout au Canada. Wajax est un employeur qui favorise l’égalité des chances, ainsi, lorsque nous vous contacterons pour une entrevue, nous vous invitons à nous aviser de tout besoin d’accommodement du milieu de travail. Conditionnellement à leur embauche, les candidats retenus feront l’objet d’un processus de présélection. \\ Ensemble, nous en faisons plus. Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

Ce que vous ferez

Manage branch invoicing and administrative operations, including purchase orders, supply procurement, maintenance contracts, payroll, and employee leave records. Support dispatch, maintain health and safety documentation, coordinate branch inspections and certifications, prepare Excel quotations, and assist with subcontractor account setup.

Exigences

Applicants should have a high school, college, or postsecondary education and three to five years of related experience in service operations, parts, supply chain, or product support. French and English bilingualism is required; basic knowledge of the heavy equipment or truck and bus industries is an asset.

Avantages

• Competitive Salary • Health Insurance • Dental Insurance • Employer-Paid Premiums • Health Spending Account • Product Training • Online Learning • Employee Discounts • Group Mortgage Program • Home and Auto Insurance • Pet Insurance • Workwear and Footwear Discounts • Fitness Membership • Employee Recognition Program • Cash Rewards • Retirement Plan with Employer Matching • Health and Wellness Program

Compétences indiquées

• Administrative Support · Souhaitée
• scheduling · Souhaitée
• invoicing · Souhaitée
• Procurement · Souhaitée
• Communication bilingue · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Invoicing
• Administrative Support
• Purchase Order Preparation
• Procurement
• Maintenance Contract Administration
• Scheduling
• WHMIS Recordkeeping
• Dispatch Support
• Payroll Preparation
• Leave and Vacation Tracking
• Health and Safety Documentation
• Maintenance and Inspection Coordination
• Excel Quotation Preparation
• Subcontractor Account Setup
• Bilingual Communication
• Heavy Equipment Industry Knowledge
• Supply Chain
• Record Keeping
• Bilingual (French/English)
• Service Operations
• Microsoft Excel
• Multilingualism
• Communication
• Contract Management
• Operations
• Product Support
• Purchasing
• Quotations
• Subcontracting
• Coordinating

Domaines d’emploi

• Administrative
• Finance & Accounting
• Logistics
• Security & Safety
• Customer Service & Support
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive