Réceptionniste - Commis administratif·ve

Résumé du poste

Manage reception operations, including calls, messages, mail, visitors, office supplies, and coordination of parking and building access. Provide administrative support to employees and the executive assistant, assist the reception team, and analyze and redistribute calls for proposals.

Détails du poste

Description de l'entreprise Chez Artelia Canada, nous croyons que chaque projet est une opportunité unique de créer des solutions pour une vie positive. C’est ce qui nous anime chaque jour : imaginer, concevoir et réaliser des projets qui améliorent concrètement le quotidien et préparent l’avenir. Avec plus de 50 ans d’expérience et une présence à travers le Canada, notre équipe de 1 200 experts œuvre avec passion dans des domaines aussi variés que la mobilité, le bâtiment, l’énergie, l’environnement et les sciences de la terre, l’eau, l’industrie et les télécommunications. Nous combinons notre ancrage local à la force internationale du Groupe Artelia, fort de plus de 100 ans d’histoire et de plus de 10 000 employés dans 40 pays, pour offrir des solutions durables et innovantes. Entreprise détenue à 100% par ses gestionnaires et ses employés, Artelia valorise l’autonomie, la créativité et la collaboration. Rejoindre Artelia, c’est choisir un environnement stimulant où chacun contribue à construire un monde plus durable et humain! Pour en savoir plus sur nos projets et notre équipe, suivez-nous sur LinkedIn : Artelia Canada Lieu de travail : Montréal Description du poste Assure le bon fonctionnement de la réception en effectuant toutes les tâches qui s'y rapportent, dont : Traite les appels téléphoniques, les messages Teams ainsi que les courriels; Gère la messagerie vocale et les télécopies; Prépare les envois postaux et les envois par messagerie; Accueille les visiteurs et les nouveaux employés; Commande les fournitures et la papeterie; Autres tâches connexes. Collabore avec l'Adjointe exécutive pour répondre aux demandes corporatives, à la gestion immobilière et à d'autres tâches; Appuie l'équipe de Réceptionnistes pour les appels téléphoniques en cas d'absence, et participe à l'entraide pour toutes autres situations; Fournis un soutien administratif général aux employés internes et à ceux provenant d'autres bureaux; Analyser et rediffuser les appels d’offres; Assure la coordination des vignettes/cartes d’accès du stationnement ainsi que pour les bornes électriques, l'accès aux douches et aux espaces de vélos; Autres tâches connexes. Qualifications Diplôme d'études professionnelles en bureautique ou AEC ou équivalent; Plus de 3 années d'expérience professionnelle pertinente; Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint); Maîtrise de l’anglais parlé et écrit est requise en raison des interactions avec nos équipes et notre clientèle situées à l’extérieur de la province du Québec (10% des équipes et/ou de la clientèle hors Québec); Initiative, autonomie et discrétion; Aptitude en service à la clientèle, courtoisie et professionnalisme. Informations supplémentaires Régime d’épargne-retraite avec contribution de l’employeur ; Remboursement des frais de cotisation professionnelle ; Politique de télétravail avec allocation de 500$ ; Programme d’assurance collective dès le premier jour, incluant la télémédecine ; Compte de gestion santé ; Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF) ; Flexibilité d’horaire ; Banque d’heures pour les employés à salaire horaire ; Formations continues ; Opportunités de développement de carrière ; Club social et rabais corporatif ; Initiatives en santé et mieux-être. Veuillez noter qu’Artelia souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les membres de minorités visibles, les personnes autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande.

Ce que vous ferez

Manage reception operations, including calls, messages, mail, visitors, office supplies, and coordination of parking and building access. Provide administrative support to employees and the executive assistant, assist the reception team, and analyze and redistribute calls for proposals.

Exigences

Requires a vocational diploma in office administration, an AEC, or equivalent, and more than three years of relevant professional experience. Candidates must be proficient in Microsoft Office and spoken and written English, and demonstrate initiative, autonomy, discretion, courtesy, and professionalism in customer service.

Avantages

• Employer-Contributed Retirement Savings Plan
• Professional Membership Fee Reimbursement
• Remote Work Policy With $500 Allowance
• Group Insurance From the First Day
• Telemedicine
• Health Spending Account
• Employee and Family Assistance Program
• Flexible Schedule
• Time Bank for Hourly Employees
• Continuing Education
• Career Development Opportunities
• Social Club
• Corporate Discounts
• Health and Wellness Initiatives

Compétences indiquées

• Service à la clientèle · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Reception Operations
• Telephone and Email Handling
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Administrative Support
• Customer Service
• Visitor Reception
• Mail and Courier Coordination
• Office Supplies Management
• Call for Proposals Analysis and Distribution
• Access Card Coordination
• Initiative
• Autonomy
• Discretion
• Professionalism

Domaines d’emploi

• Administrative
• Customer Service & Support

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