Coordonnateur·trice de projets

Résumé du poste

Coordinate international shipments, suppliers, inspections, and project documentation, including shipment preparation, customs clearance, delivery tracking, and commercial records. Support the project manager with contract and purchase order tracking, payment milestones, project reporting, stakeholder communications, and secure document management.

Détails du poste

Description de l'entreprise Chez Artelia Canada, nous croyons que chaque projet est une opportunité unique de créer des solutions pour une vie positive. C’est ce qui nous anime chaque jour : imaginer, concevoir et réaliser des projets qui améliorent concrètement le quotidien et préparent l’avenir. Avec plus de 50 ans d’expérience et une présence à travers le Canada, notre équipe de 1 200 experts œuvre avec passion dans des domaines aussi variés que la mobilité, le bâtiment, l’énergie, l’environnement et les sciences de la terre, l’eau, l’industrie et les télécommunications. Nous combinons notre ancrage local à la force internationale du Groupe Artelia, fort de plus de 100 ans d’histoire et de plus de 10 000 employés dans 40 pays, pour offrir des solutions durables et innovantes. Entreprise détenue à 100% par ses gestionnaires et ses employés, Artelia valorise l’autonomie, la créativité et la collaboration. Rejoindre Artelia, c’est choisir un environnement stimulant où chacun contribue à construire un monde plus durable et humain! Pour en savoir plus sur nos projets et notre équipe, suivez-nous sur LinkedIn : Artelia Canada Lieu de travail : Montréal Description du poste Nous sommes à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice de projets bilingue afin de soutenir l’exécution de projets internationaux impliquant la logistique, l’administration contractuelle, la coordination des fournisseurs, la documentation et les rapports de projet. Le poste comprend une composante importante en logistique, tout en appuyant également le gestionnaire de projet dans le suivi commercial, la coordination des fournisseurs, l’administration de projet et les communications internes et externes. Le poste sera réparti approximativement comme suit : 40 % Coordination logistique 25 % Administration contractuelle et suivi commercial 20 % Coordination des fournisseurs, sous-traitants et inspections 15 % Documentation, rapports et administration de projet Responsabilités principales : Coordonner les expéditions internationales avec les fournisseurs, transitaires, courtiers en douane, agences d’inspection, clients et équipes internes; Faire le suivi de la préparation des expéditions, des détails d’emballage, des documents d’exportation, du dédouanement et du statut de livraison; Réviser et suivre les documents d’expédition, incluant les listes de colisage, factures commerciales, certificats d’origine, documents d’inspection et documents de transport; Soutenir le gestionnaire de projet dans le suivi des bons de commande, exigences contractuelles, jalons de paiement, garanties, obligations de livraison et demandes de changement; Faire le suivi auprès des fournisseurs concernant l’état d’avancement de la fabrication, les documents techniques, les documents commerciaux, la préparation aux inspections et les engagements de livraison; Coordonner les activités liées aux inspections, incluant les invitations d’inspection, documents des inspecteurs, calendriers et rapports d’inspection; Maintenir les tableaux de suivi liés à la logistique, l’approvisionnement, la documentation, les inspections, les paiements, les livrables et les actions ouvertes; Préparer les mises à jour de projet, comptes rendus de réunion, courriels de suivi, correspondances avec les clients/fournisseurs et rapports internes; Coordonner avec les équipes d’ingénierie, d’approvisionnement, de finance, les partenaires logistiques, fournisseurs, inspecteurs et clients afin de soutenir la bonne exécution des projets; Assurer le classement approprié, la traçabilité et la confidentialité des informations commerciales, logistiques et de projet sensibles. Qualifications Diplôme collégial ou baccalauréat en logistique, chaîne d’approvisionnement, commerce international, administration des affaires, gestion de projet, ingénierie ou domaine connexe; Minimum de 3 ans d’expérience en coordination de projets, logistique, administration contractuelle, approvisionnement ou soutien à des projets internationaux; Expérience avec les documents d’expédition internationale, la coordination des fournisseurs, la documentation de projet et le suivi contractuel considérée comme un atout; Compréhension de base des bons de commande, factures, Incoterms, documents d’exportation/importation, jalons de paiement et livrables contractuels considérée comme un atout; Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités en même temps; Bonnes compétences de suivi, souci du détail et communication professionnelle; Maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel, Word, Outlook, Teams et SharePoint; La maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise (collaboration avec des équipes situées à l’extérieur de la province de Québec, 15 % des équipes de la vice-présidence sont basées hors Québec, ainsi qu’avec des clients situés à l’extérieur de la province de Québec, 70 % de la clientèle de la vice-présidence est située hors Québec). Informations supplémentaires Vos avantages Régime d’épargne-retraite avec contribution de l’employeur; Remboursement des frais de cotisation professionnelle; Programme d’assurance collective dès le premier jour, incluant la télémédecine; Compte de gestion santé; Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF); Flexibilité d’horaire; Banque d’heures pour les employés à salaire horaire; Formations continues; Opportunités de développement de carrière; Club social et rabais corporatif; Initiatives en santé et mieux-être. Veuillez noter qu’Artelia souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les membres de minorités visibles, les personnes autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande. #LI-MR1 Statut du poste: Permanent temps plein

Ce que vous ferez

Coordinate international shipments, suppliers, inspections, and project documentation, including shipment preparation, customs clearance, delivery tracking, and commercial records. Support the project manager with contract and purchase order tracking, payment milestones, project reporting, stakeholder communications, and secure document management.

Exigences

Requires a college diploma or bachelor's degree in logistics, supply chain, international business, business administration, project management, engineering, or a related field, plus at least three years of relevant coordination or project support experience. Candidates must be fluent in spoken and written French and English, proficient with Microsoft Office and SharePoint, and highly organized with strong follow-up, attention to detail, and professional communication skills.

Avantages

• Retirement Savings Plan With Employer Contributions
• Professional Membership Fee Reimbursement
• Group Insurance From Day One, Including Telemedicine
• Health Spending Account
• Employee and Family Assistance Program
• Flexible Schedule
• Time Bank for Hourly Employees
• Continuing Education
• Career Development Opportunities
• Social Club and Corporate Discounts
• Health and Wellness Initiatives

Compétences indiquées

• Project Coordination · Souhaitée
• Microsoft Teams · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• SharePoint · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée
• Microsoft Outlook · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• International Logistics Coordination
• Contract Administration
• Commercial Tracking
• Supplier Coordination
• Project Coordination
• International Shipping Documentation
• Export and Import Documentation
• Inspection Coordination
• Procurement Tracking
• Project Reporting
• Document Management
• Microsoft Excel
• Microsoft Word
• Microsoft Outlook
• Microsoft Teams
• SharePoint
• International Logistics
• Project Documentation
• Certificates Of Origin
• Stakeholder Communications
• Supply Chain
• Bilingual (French/English)
• Business Administration
• Change Requests
• Procurement
• Contract Management
• Customs Broking
• Freight Forwarding
• International Business
• Invoicing
• Project Management
• Microsoft Office
• Professional Communication
• Purchasing
• Microsoft SharePoint
• Subcontracting
• Coordinating
• Detail Oriented

Domaines d’emploi

• Logistics
• Administrative
• Management & Leadership
• Transportation
• Project Coordinator
• Statistical, Mathematical and Related Associate Professionals
• Project Management Specialists

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