Administrative Assistant

Résumé du poste

The Administrative Assistant provides operational support to financial advisors and the financial center management team. Responsibilities include coordinating recruitment activities, managing administrative files, supporting client relations, and organizing center events.

Détails du poste

Official Internal Job Title: Administrative Assistant Status: Regular Job Description: Direction: Direction Centre financier Pourquoi ce poste est important Faites une différence au quotidien grâce à votre expertise administrative. En tant qu’adjoint(e) administratif(ve), tu accompagnes la Direction Centre Financier dans la coordination des activités de secrétariat et dans la réalisation de divers dossiers administratifs. Ta contribution sera essentielle pour assurer l’efficacité et la fluidité des opérations. Ta contribution à l'équipe Assurer le soutien administratif et opérationnel des conseillers financiers et de la direction du centre financier. Coordonner les activités liées au recrutement, à l’intégration, aux mouvements de carrière et aux départs des conseillers et de leur personnel de soutien. Gérer la création, la mise à jour et le suivi des dossiers administratifs, des accès, des outils technologiques et des différentes plateformes corporatives. Effectuer les suivis auprès des différents partenaires internes concernant les permis, les accréditations, les contrats, la rémunération et les conformités réglementaires. Assurer la gestion et la mise à jour de diverses bases de données, listes de distribution, bottins, systèmes CRM et documents administratifs. Soutenir les conseillers dans leurs besoins administratifs courants, notamment les changements de statut, les demandes d’accès, les suivis de commissions et la gestion de leurs outils de travail. Participer à la gestion des relations avec la clientèle en effectuant certains suivis administratifs, en répondant aux demandes et en coordonnant diverses opérations de soutien. Coordonner les activités de marketing et de visibilité des conseillers (microsites, médias sociaux, communications, matériel promotionnel et outils de présentation). Organiser et coordonner divers événements du centre financier, activités de recrutement, rencontres d’équipe, formations et initiatives favorisant l’engagement des employés. Assurer la gestion des approvisionnements, du matériel, des inventaires, du courrier et des installations du centre financier. Collaborer à l’amélioration continue des processus administratifs et participer à différents projets spéciaux ou comités de gestion. Assurer la gestion des boîtes courriels partagées, des calendriers, des demandes de service et des communications administratives du centre financier. Ce qui te permet de réussir Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent. Minimum de douze (12) mois d’expérience pertinente. Maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit Maîtrise des outils technologiques (Microsoft 365 et autres) #LI-Hybrid #LI-JD1 #S2 Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply. Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services. Follow us on Instagram ! @beneva.ca

Ce que vous ferez

The Administrative Assistant provides operational support to financial advisors and the financial center management team. Responsibilities include coordinating recruitment activities, managing administrative files, supporting client relations, and organizing center events.

Exigences

Candidates must hold a college diploma in office administration or an equivalent qualification. A minimum of 12 months of relevant experience and proficiency in Microsoft 365 tools are required.

Compétences indiquées

• Administrative Support · Souhaitée
• Onboarding · Souhaitée
• CRM Management · Souhaitée
• Microsoft 365 · Souhaitée
• Gestion des stocks · Souhaitée
• Process Improvement · Souhaitée
• Communication · Souhaitée
• Regulatory Compliance · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative support
• Secretarial coordination
• Recruitment coordination
• Onboarding
• CRM management
• Database management
• Microsoft 365
• Marketing support
• Event coordination
• Inventory management
• Process improvement
• Communication
• Regulatory compliance
• Financial services support
• Database Management
• Administrative Support
• Office Administration
• Talent Recruitment
• Customer Relationship Management
• Management
• Regulatory Compliance
• Event Planning
• Data Management
• Financial Services
• Marketing
• Inventory Management
• Employee Onboarding
• Process Improvement
• Coordinating

Domaines d’emploi

• Administrative
• Finance & Accounting
• Human Resources
• Customer Service & Support
• Marketing
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

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