Adjoint.e à la Pratique - Pratique Notariale

Résumé du poste

The practice assistant manages administrative workflows, client relations, and billing processes while supporting lawyers in daily operations. They also perform specialized notarial tasks such as property index searches, deed registration, and estate liquidation support.

Détails du poste

Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté. Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet. Description du poste L’adjoint(e) à la pratique s’intéresse activement à tous les aspects des besoins des clients et les comprend en profondeur. Il offre un service d’une qualité exceptionnelle aux avocats et aux clients. Il/elle agit aussi comme coordonnateur du flux de travail pour les autres services de soutien. Il/elle délègue et vérifie l’exécution de la production de documents, la gestion des dossiers, les travaux de copie ou de numérisation et d’autres tâches administratives. Tâches administratives Gère les agendas en veillant à ce qu’ils soient à jour et rappelle aux avocats leurs réunions quotidiennes Organise les réunions, réserve les salles de conférence, commande les rafraîchissements, vérifie l’état des salles avant les réunions, etc., avec l’aide des équipes de soutien et communication avec les autres participants, à l’interne et à l’externe S’occupe des réservations pour les déplacements et d’autres détails avec l’aide des équipes de soutien Voit au bon déroulement de diverses fonctions : photocopie, impression, envois par messager, envoi de lettres et de télécopies, etc. Voit à l’ouverture et à la fermeture des dossiers, et supervise les procédures pour s’assurer qu’on respecte les diverses exigences en matière de classement et de consignation Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative Emploie des systèmes efficaces pour faire en sorte que les tâches à exécuter à court et à long terme soient terminées dans les délais impartis Soutient les avocats dans leurs activités de marketing et participe notamment à la préparation de présentations et de sollicitations Communication Répond aux demandes téléphoniques internes et externes, donne l’information requise ou voit à ce que les messages soient transmis aux personnes compétentes en temps voulu Surveille le courrier ou les courriels et prend les mesures voulues; voit à ce que la correspondance qui concerne un client soit transmise à l’avocat compétent ou à la personne qui le remplace s’il est absent Au besoin, communique au nom des avocats avec les Services de soutien administratif et aussi avec les différents tribunaux civils et administratifs. Communique avec le chef d’équipe du service quant aux absences prévues, trouve des remplaçants au besoin et communique l’information pertinente aux avocats compétents Gestion de la relation client S’occupe activement des besoins des clients et est au fait des contacts/clients Saisit, maintient et actualise l’information et les détails qui concernent les clients et l’information connexe dans le système des contacts du cabinet Répond aux demandes courantes des clients et aux questions générales qui ont trait à l’administration Organise les rencontres avec les clients Production de documents Vérifie la correspondance, les pièces jointes, les documents, les rapports, les présentations, les télécopies etc. que produit l’équipe affectée à la production de documents avant que ces documents soient transmis à l’avocat compétent; au besoin, apporte les modifications mineures requises Tape la correspondance et les courriels confidentiels, urgents ou brefs Au besoin, produit et conserve des feuilles de calcul Excel Tâches financières — Facturation Aide les avocats quant à la saisie et à la consignation quotidiennes de leurs heures dans le système Aide les avocats quant au processus de facturation et de contrôle du crédit en communiquant avec l’avocat compétent et la Comptabilité, et produit, au moyen du système, des rapports standard de facturation provisoire Au besoin, fait des demandes de chèques, des virements bancaires et des versements Envoie les factures aux clients, avec les pièces justificatives appropriées. Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative Tâches reliées à la pratique d’assignation - Notariat Effectuer des recherches d’index d’immeubles et enregistrer des actes notariés au Registre Foncier Recherche et Préparation de publication d’actes notariés au RDPRM Effectuer la demande de certificat de recherche testamentaire pour la chambre des notaires et le Barreau du Québec Maintien du livre de minute du notaire et de son répertoire d’actes technologiques Compléter les actes notariés et les préparer pour leurs signatures Assistance et préparation de la liquidation de successions (contacter des tiers, paiement de dettes et frais) Enregistrement des actes de testament et de mandat de protection à la chambre des notaires 2 fois par mois Préparation et dépôt de procédures non contentieuses Préparation de copies conformes et de correspondances aux clients Traiter les demandes de copies certifiées conformes d’anciens testaments issus des répertoires de quatre notaires précédents (SG, CHP, WDB et LK), incluant la collecte et la validation des informations nécessaires Autres fonctions et responsabilités En plus d’appuyer l’avocat ou les avocats à qui il rend compte, l’adjoint à la pratique aide ses collègues immédiats dans son propre service et, lorsque l’occasion s’y prête, les collègues d’autres services Au niveau de l’équipe, les obligations comprennent ce qui suit : Aider les autres membres du cabinet de manière proactive et lorsque le chef d’équipe le demande Mener à bien toute autre tâche selon les directives des avocats ou du chef d’équipe Principales exigences Diplôme d'assistant juridique ou expérience équivalente ; Parfaitement bilingue en français et en anglais, écrit et parlé Minimum 2 - 5 ans d'expérience juridique/notariale ; Expérience en litige non-contentieux ; Expérience en milieu notarial Maîtrise de MS Office (excellente connaissance des fonctions avancées de Word) ; Capacité de communiquer de façon professionnelle avec les clients et les avocats ; Capacité d'interagir professionnellement avec les clients et tous les membres du cabinet ; Solides capacités d'organisation et de gestion du temps ; Personnalité soucieuse du détail avec de bonnes compétences en correction d'épreuves ; Capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps ; Capacité à suivre les instructions avec un minimum de supervision et à prendre des initiatives ; Capable d'établir des priorités tout en conservant une certaine souplesse ; Un esprit d'équipe avec d'excellentes aptitudes en relations interpersonnelles BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+. Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir.

Ce que vous ferez

The practice assistant manages administrative workflows, client relations, and billing processes while supporting lawyers in daily operations. They also perform specialized notarial tasks such as property index searches, deed registration, and estate liquidation support.

Exigences

Candidates must hold a legal assistant diploma or equivalent and possess 2 to 5 years of experience in a legal or notarial environment. Proficiency in both French and English and advanced MS Office skills are mandatory.

Compétences indiquées

• Gestion du temps · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Legal administration
• Notarial practice
• Document management
• Conflict of interest research
• Billing and invoicing
• Client relationship management
• MS Office
• Advanced Word
• Time management
• Proofreading
• Bilingualism
• Litigation support
• Non-contentious procedures
• Estate liquidation
• Record keeping
• Document Management
• Administrative Support
• Notary Services
• Record Keeping
• Litigation Support
• Workflow Management
• Bilingual (French/English)
• Research
• Billing
• Customer Relationship Management
• Document Production
• Invoicing
• Legal Research
• Operations
• Time Management
• Registration

Domaines d’emploi

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