Adjoint(e) administratif(ive) et contrôle documentaire

Résumé du poste

The administrative assistant and document control specialist manages the contractual documentation chain, including preparation, indexing, and classification. Responsibilities also include validating contract data, registering guarantees, and collaborating with operations teams to improve processes.

Détails du poste

Description de l'entreprise À propos de Finloc 2000 Inc : En affaires depuis plus de 45 ans, Finloc est une société de financement spécialisée dans le domaine des équipements de transport de marchandises. Nous avons également une ligne d’affaires pour la location court terme et long terme avec maintenance offert à l’industrie du camionnage. Description du poste Tu possèdes un sens de l’organisation très développé, un esprit analytique aiguisé et le souci du détail? Tu désires travailler au sein d’une équipe dynamique qui prône l’autonomie, la curiosité, la rigueur et le sens de l’initiative? Rejoins notre équipe et contribue à faire rayonner Finloc. L’adjoint·e administratif·ive et contrôle documentaire joue un rôle important au sein de l’organisation par l’accomplissement de toutes les tâches reliées à la chaîne documentaire contractuelle qui liera l’organisation avec son client, tels la préparation, le suivi, l’indexation et la classification de la documentation. Tes responsabilités seront : Préparer la documentation contractuelle telle que les contrats de financement et documents de garantie Valider les données des contrats de financement et des assurances pour s’assurer de leur exactitude Procéder à l’enregistrement des garanties auprès des différents registres Contrôler la réception des signatures, autoriser les livraisons Numériser, classer et gérer l’archivage de la documentation Toutes autres tâches administratives connexes Travailler efficacement avec les autres équipes, particulièrement avec les opérations Participer activement au développement et à l’amélioration des processus Qualifications Ton expertise, tes talents et ta formation : Minimum d’un (1) an d’expérience dans un domaine similaire Maîtrise technologique : aisance dans le monde numérique, les systèmes de gestion documentaire, les bases de données et les outils de recherche Excellente compréhension des outils de la suite Microsoft Office ou Google Workspace Bonne capacité d’apprentissage Excellente mémoire Capacité de gérer plusieurs dossiers Compétences exceptionnelles en matière d’organisation, de priorisation et de gestion du temps Très bonnes compétences en communication orale et écrite avec maîtrise du français parlés et écrits. L’anglais serait un atout. Informations supplémentaires Avantages que nous t’offrons : Travail au sein d’une compagnie établie avec de grandes ambitions Salaire à la hauteur de tes compétences et possibilités de partage de profits Équipe dynamique et entrepreneuriale où repousser les limites est une affaire de tous les jours Régimes d'assurance médicale, dentaire, invalidité et vie Accès à un régime d'épargne-retraite avec contribution de l’employeur jusqu’à 5 % Opportunités de travail en mode hybride Télémédecine et allocation pour activité physique Excellentes possibilités de perfectionnement et d’avancement et plan de carrière intéressant Nous respectons l’équité en matière d’emploi. Utilisation de l'intelligence artificielle pour la sélection des candidatures : notre système de recrutement utilise une fonctionnalité d'intelligence artificielle pour classer les candidatures en fonction des critères de l'offre d'emploi. Cette application ne prend pas de décision finale de sélection, d'évaluation ou de refus des candidats. Type de poste: Bureau

Ce que vous ferez

The administrative assistant and document control specialist manages the contractual documentation chain, including preparation, indexing, and classification. Responsibilities also include validating contract data, registering guarantees, and collaborating with operations teams to improve processes.

Exigences

Candidates must have at least one year of experience in a similar role and proficiency with digital systems and office software. Strong organizational skills, attention to detail, and fluency in French are required, with English being an asset.

Avantages

• Medical insurance
• Dental insurance
• Disability insurance
• Life insurance
• Retirement savings plan
• Employer pension contribution
• Hybrid work
• Telemedicine
• Physical activity allowance
• Profit sharing

Compétences indiquées

• Gestion du temps · Souhaitée
• Google Workspace · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée
• Data Validation · Souhaitée
• record keeping · Souhaitée
• Communication · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• Prioritization · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative support
• Document control
• Contract preparation
• Data validation
• Insurance verification
• Record keeping
• Archiving
• Microsoft Office
• Google Workspace
• Analytical skills
• Attention to detail
• Time management
• Prioritization
• Communication
• Database management
• Database Management
• Contract Preparation
• Administrative Support
• Record Keeping
• Organizational Skills
• Document Control
• Analytical Skills
• Management
• Contract Management
• Data Validation
• Data Entry
• Digital Systems
• English Language
• French Language
• Operations
• Time Management
• Process Improvement
• Detail Oriented

Domaines d’emploi

• Administrative
• Finance & Accounting
• Logistics
• Transportation
• Document Control Administrative Assistant
• Administrative Supervisor
• Office Supervisors
• First-Line Supervisors of Office and Administrative Support Workers

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