Secrétaire administrative à la Direction des études - Poste régulier à temps complet (sous réserve du Bureau de placement) - Concours no SOU A2026-14 (2e concours)

Résumé du poste

Prepare and edit documents, correspondence, and meeting minutes; conduct research, synthesize complex information, manage schedules, and coordinate meetings and follow-ups. Maintain service budget data and records, prepare reports, communicate relevant information, and advise staff on administrative language and document presentation.

Détails du poste

Offre d'emploi Secrétaire administrative à la Direction des études - Poste régulier à temps complet (sous réserve du Bureau de placement) Nature du travail Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes en collaboration avec une ou plusieurs personnes. Quelques attributions caractéristiques La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect; Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence; Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit, sur demande, des rapports selon les procédures établies; Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire; Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service; Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser; Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe. Qualifications Requises Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en Secrétariat ou un diplôme d’études secondaires (DES) avec option secrétariat ou une attestation d’études collégiales (AEC) Secrétariat et service à la clientèle ou Secrétariat et design Web ou un diplôme d’études collégiales (DEC) en Techniques de secrétariat ou Techniques de bureautique et avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente. Exigences particulières Posséder des connaissances pratiques relatives au secteur d’activités, avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office et une excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit. Les personnes dont la candidature aura été retenue devront se soumettre à une série de tests de qualification, incluant un test de français. Ces tests auront lieu le lundi 2 novembre, de 8 h à 16 h, au Cégep de Baie-Comeau. Direction ou service Direction des études Supérieure immédiate Madame Stéphanie Coll Statut Poste régulier à temps complet (sous réserve du Bureau de placement) Horaire de travail Du lundi au vendredi (35 heures/semaine) Entrée en fonction Dès que possible Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats de l'intérêt porté au Cégep de Baie-Comeau. Un accusé de réception vous sera acheminé par courrier électronique, cependant, seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées par téléphone. Dans le cadre de nos concours, les informations personnelles fournies sont utilisées ou transmises aux parties concernées, dans le but d’assurer la bonne poursuite des processus d’embauche. Tous les renseignements sont traités dans le respect des lois et des politiques en vigueur en matière de protection des renseignements personnels. Le Cégep de Baie-Comeau est un employeur favorisant l’accès à l’égalité en emploi et invite les candidates et les candidats à identifier leur appartenance à un groupe visé par la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans les organismes publics.

Ce que vous ferez

Prepare and edit documents, correspondence, and meeting minutes; conduct research, synthesize complex information, manage schedules, and coordinate meetings and follow-ups. Maintain service budget data and records, prepare reports, communicate relevant information, and advise staff on administrative language and document presentation.

Exigences

Requires a vocational diploma in Secretarial Studies, a high school diploma with a secretarial option, a relevant college certificate, or a college diploma in Secretarial or Office Administration, plus at least four years of relevant experience. Candidates must have practical knowledge of the work area, good Microsoft Office skills, and excellent spoken and written French; shortlisted applicants must pass qualification tests, including a French test.

Compétences indiquées

• business correspondence · Souhaitée
• report preparation · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Secretarial Work
• Document Composition
• Business Correspondence
• Research
• Information Synthesis
• Schedule Management
• Meeting Coordination
• Meeting Minutes
• Information Communication
• Budget Data Tracking
• Report Preparation
• Administrative Writing
• Records Management
• Microsoft Office
• French Language Proficiency

Domaines d’emploi

• Administrative
• Education

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