Adjoint(e) de direction et coordination administrative

Résumé du poste

Coordinate administrative operations, track organizational priorities and deadlines, maintain records and procedures, and provide direct support to the executive director. Assist with financial administration, grant applications and reporting, organizational communications, project implementation, and continuity of reception support.

Détails du poste

Un rôle clé au cœur d’un milieu dynamique Le Centre communautaire Saint-Pierre (CCSP) est un milieu de vie inclusif et rassembleur qui favorise le développement individuel et collectif par des activités de loisir, éducatives et communautaires. Nous recherchons une personne organisée, proactive et rigoureuse pour occuper un rôle central au sein de notre équipe. Relevant directement de la direction générale, cette personne contribuera à la fluidité des opérations administratives, à la coordination des suivis organisationnels et au soutien de plusieurs projets qui font avancer notre mission. Votre rôle À titre d’adjoint(e) de direction et coordonnateur(trice) de l’administration, vous serez un véritable partenaire de la direction générale et jouerez un rôle déterminant dans la bonne marche de l’organisation. Coordination administrative Assurer le suivi des dossiers, des priorités et des échéanciers organisationnels. Coordonner les activités administratives quotidiennes et mener les suivis jusqu’à leur conclusion. Maintenir à jour les outils, les documents et les dossiers administratifs. Structurer, documenter et améliorer les procédures de travail. Agir comme personne-ressource pour les questions administratives courantes. Soutien à la direction générale Préparer des documents, tableaux de suivi et correspondances. Contribuer à l’organisation des rencontres et au suivi des décisions. Assurer une circulation efficace de l’information au sein de l’équipe. Anticiper les besoins administratifs et proposer des solutions concrètes. Participer à la mise en œuvre de projets organisationnels. Finances et administration Préparer, organiser et transmettre les pièces comptables à la firme externe. Effectuer certains suivis administratifs liés aux comptes recevables et payables. Participer à la préparation de rapports et à la compilation de données. Collaborer au suivi administratif et financier de différents dossiers. Soutien au financement et aux projets Participer au montage administratif de demandes de subvention. Rassembler les documents et les données nécessaires. Veiller au respect des échéanciers administratifs. Collaborer à la préparation de rapports et de redditions de comptes. Communications et soutien aux opérations Collaborer à la coordination de certaines communications administratives et de service. Assurer le suivi du calendrier de diffusion et de divers outils organisationnels. Recueillir et organiser l’information provenant des différents secteurs. Soutenir l’équipe afin d’assurer une prestation de services efficace et cohérente aux citoyens. Contribuer à la continuité administrative et au soutien de la réception lors de périodes ciblées. Profil recherché Formation en administration, bureautique, gestion ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente. Expérience pertinente en soutien de direction, administration ou coordination. Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. Autonomie, initiative, rigueur et souci du détail. Capacité à structurer et à améliorer les méthodes de travail. Excellentes habiletés relationnelles et approche professionnelle avec le public. Excellente maîtrise du français oral et écrit. Bonne maîtrise des outils de Microsoft 365. Expérience dans le milieu communautaire ou associatif, un atout. Ce que nous offrons Un poste permanent à temps plein. Un horaire principalement de jour. Un milieu de travail humain, collaboratif et stimulant. Une grande autonomie dans l’organisation du travail. La possibilité de contribuer concrètement au développement de la communauté. Un salaire selon l’expérience et la politique salariale en vigueur. Des occasions de perfectionnement et de développement professionnel. Pourquoi choisir le CCSP? Au CCSP, chaque membre de l’équipe contribue directement à améliorer la qualité de vie des citoyens de notre communauté. Vous évoluerez dans un environnement où l’entraide, la collaboration et l’engagement communautaire sont au cœur de nos actions.

Ce que vous ferez

Coordinate administrative operations, track organizational priorities and deadlines, maintain records and procedures, and provide direct support to the executive director. Assist with financial administration, grant applications and reporting, organizational communications, project implementation, and continuity of reception support.

Exigences

Requires education in administration, office administration, management, or a related field, or equivalent experience, along with relevant experience in executive support, administration, or coordination. Candidates should be highly organized, proactive, detail-oriented, proficient in Microsoft 365, and have excellent spoken and written French; community-sector experience is an asset.

Avantages

• Professional Development Opportunities

Compétences indiquées

• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Multitasking · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée
• Process Improvement · Souhaitée
• Microsoft 365 · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Coordination
• Executive Support
• Organization
• Multitasking
• Initiative
• Attention to Detail
• Process Improvement
• Document Management
• Financial Administration
• Accounts Payable and Receivable Follow-Up
• Grant Application Support
• Reporting and Data Compilation
• Communications Coordination
• Microsoft 365
• French Communication

Domaines d’emploi

• Administrative
• Management & Leadership
• Finance & Accounting
• Social Services