Adjoint.e à la direction

Résumé du poste

Oversee the Centre’s administrative and financial operations, including staff scheduling, payroll, benefits, budgeting, contracts, facilities, IT access, and compliance. Support the executive director and management team, contribute to organizational decisions and communications, and help ensure continuity of services in a 24/7 environment.

Détails du poste

Qui sommes-nous? Le Centre de crise Le Transit offre, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, de l’intervention de crise et de l’hébergement de courte durée aux personnes en détresse psychosociale. Notre équipe engagée fait une réelle différence dans la communauté. Nous cherchons une personne de confiance pour piloter les opérations administratives et financières du Centre. Votre rôle Vous relevez de la direction générale et faites partie de l’équipe de gestion. Vous êtes au cœur du fonctionnement du Centre : gestion du temps de travail et des remplacements, paie, avantages sociaux, finances, contrats, ressources matérielles et communications. Vous travaillez en étroite collaboration avec la direction clinique et la responsable des ressources humaines. Vos principales responsabilités: Coordination administrative et soutien à la direction Soutenir la direction générale dans la coordination administrative de l’organisme Développer et améliorer les outils, procédures et processus administratifs Participer aux rencontres de l’équipe de gestion et contribuer aux décisions organisationnelles Horaires, paie et continuité des services Gérer les horaires du personnel dans un milieu 24/7, autoriser les remplacements et les appels sur la liste de rappel Valider et approuver les feuilles de temps, autoriser les heures supplémentaires, les congés et les absences Gérer le processus complet de la paie Participer à la garde administrative en rotation avec l’équipe de gestion Application des conditions de travail Veiller à l’application quotidienne de la convention collective, des politiques du Centre et des lois du travail Rendre les décisions de premier niveau et soutenir la responsable RH dans les dossiers de relations de travail Avantages sociaux et dossiers d’invalidité Administrer les assurances collectives et le régime de retraite Traiter les demandes d’invalidité et de PSC et en assurer le suivi auprès de l’assureur Soutien financier et reddition de comptes Assurer le suivi budgétaire et le lien avec la firme comptable externe Participer à la préparation du budget annuel et des états financiers Préparer les documents pour les vérificateurs et les instances gouvernementales Ressources matérielles, bâtiment et systèmes informatiques Négocier et suivre les contrats de services et les ententes avec les fournisseurs (entretien, informatique, télécommunications) Planifier et superviser l’entretien du bâtiment et des équipements, et autoriser les achats liés à l’entretien Gérer les accès informatiques et veiller à la mise à jour des systèmes Gestion documentaire et conformité Assurer la conformité, la sécurité et le classement des dossiers administratifs de l’organisme Communications et visibilité organisationnelle Contribuer aux communications internes et externes, aux plateformes numériques et au rapport d’activités annuel Votre profil Formation en administration ou dans un domaine connexe Au moins 2 ans d’expérience comme adjoint·e à la direction, en coordination administrative ou en gestion Connaissance de l’application d’une convention collective et des lois du travail Expérience en paie et maîtrise des logiciels comptables (Nethris, Sage), ainsi que de la suite MS Office Habiletés de négociation avec les fournisseurs, sens de l’initiative et jugement professionnel Autonomie, rigueur et gestion efficace des priorités Excellent français oral et écrit ; l’anglais est un atout Une expérience en milieu syndiqué ou 24/7 est un atout Ce que nous offrons Rémunération : selon l'échelle salariale en vigueur 35 h par semaine, horaire flexible et télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine Assurances collectives et programme d’aide aux employés (PAE) Régime de retraite avec contribution de l’employeur de 3 % (accessible après 3 mois) 11 jours fériés, 1 semaine de congé pour santé mentale et 10 jours mobiles, en plus des vacances annuelles Un poste au sein de l’équipe de gestion, dans un milieu humain, engagé et porteur de sens Type d’emploi : temps plein, permanent

Ce que vous ferez

Oversee the Centre’s administrative and financial operations, including staff scheduling, payroll, benefits, budgeting, contracts, facilities, IT access, and compliance. Support the executive director and management team, contribute to organizational decisions and communications, and help ensure continuity of services in a 24/7 environment.

Exigences

Requires education in administration or a related field and at least two years of experience in executive assistance, administrative coordination, or management. Candidates should know how to apply collective agreements and labor laws, have payroll and accounting software experience, and demonstrate strong negotiation, judgment, organization, and French communication skills; English and experience in a unionized or 24/7 setting are assets.

Avantages

• Flexible Schedule
• Remote Work Up To 2 Days Per Week
• Group Insurance
• Employee Assistance Program
• Retirement Plan With 3% Employer Contribution
• 11 Public Holidays
• One Week Of Mental Health Leave
• 10 Personal Days
• Annual Vacation

Compétences indiquées

• Facilities Management · Souhaitée
• Financial Reporting · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Coordination
• Payroll Administration
• Staff Scheduling
• Collective Agreement Application
• Labor Law Compliance
• Budget Monitoring
• Financial Reporting
• Accounting Software
• Nethris
• Sage
• Microsoft Office
• Vendor Negotiation
• Benefits Administration
• Disability Claims Administration
• Document Management
• Facilities Management

Domaines d’emploi

• Administrative
• Management & Leadership
• Finance & Accounting
• Human Resources
• Social Services