TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION – PROFIL ATTACHÉE DE DIRECTION – COMMISSARIAT AUX PLAINTES ET À LA QUALITÉ DES SERVICES

Résumé du poste

Mandat ***** Réservé aux employés de Santé Québec ***** Sous l’autorité de la directrice, l’attachée de direction agit comme principale collaboratrice administrative de la direction. Elle planifie et coordonne les activités administratives, assure la liaison avec les interlocuteurs internes et externes et effectue un suivi rigoureux des mandats, des priorités, des échéanciers, des comités, des correspondances et des dossiers qui lui sont confiés. Le Commissariat exerce son mandat en toute indépendance, avec impartialité et rigueur, tout en collaborant étroitement avec les directions, les g…

Détails du poste

Mandat ***** Réservé aux employés de Santé Québec ***** Sous l’autorité de la directrice, l’attachée de direction agit comme principale collaboratrice administrative de la direction. Elle planifie et coordonne les activités administratives, assure la liaison avec les interlocuteurs internes et externes et effectue un suivi rigoureux des mandats, des priorités, des échéanciers, des comités, des correspondances et des dossiers qui lui sont confiés. Le Commissariat exerce son mandat en toute indépendance, avec impartialité et rigueur, tout en collaborant étroitement avec les directions, les gestionnaires et les partenaires du territoire de Laval. Grâce à sa vision globale des travaux, l’attachée contribue à la fluidité des processus ainsi qu’à la cohérence, à l’uniformité et à la qualité administrative des documents. Souvent dernière personne à les réviser avant leur transmission, elle veille à leur présentation et au respect des normes établies, ce qui contribue directement à la crédibilité du Commissariat. Au sein d’une équipe collaborative et d’un environnement de travail hybride, elle travaille en complémentarité avec la technicienne en administration. Les deux fonctions partagent leurs connaissances et ajustent la répartition des tâches selon les besoins afin d’assurer la continuité des activités et de maintenir l’offre de service. Détail des fonctions 1. Planifie et coordonne les activités • Gère l’agenda, les rencontres, les déplacements, les priorités et les rappels. • Organise les suivis requis et veille à la disponibilité de l’information nécessaire à la prise de décision. 2. Traite la correspondance et contrôle la qualité des documents • Rédige, révise, met en forme et transmet les correspondances, les comptes rendus, les présentations et les autres documents. • Vérifie la cohérence, l’exactitude administrative, la qualité de la présentation et le respect des normes établies avant leur transmission. 3. Assiste la directrice dans ses mandats • Effectue des travaux liés aux ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles. • Assure le suivi des demandes, des décisions, des échéanciers et des livrables. 4. Soutient les comités et les rencontres • Prépare les ordres du jour, la documentation et la logistique des rencontres. • Prend des notes, prépare les comptes rendus et assure les suivis administratifs requis. 5. Coordonne l’organisation du travail administratif • Contribue à la répartition des tâches ainsi qu’à la création et à la mise à jour des procéduriers. • Veille à une couverture constante des activités prioritaires et soutient l’uniformité des pratiques administratives. 6. Assure le soutien administratif à l’équipe • Prépare les arrivées et les départs, les accès, le matériel et les suivis connexes. • Soutient les relevés de présence, les dépenses, les commandes, les inventaires, les requêtes et les activités de dotation. 7. Contribue aux activités liées aux dossiers du Commissariat • Corrige, met en forme, anonymise, transmet et classe les documents liés aux plaintes, aux interventions, aux recommandations, aux plaintes médicales, au comité de révision et au Protecteur du citoyen, selon les autorisations applicables. • Effectue les saisies et les suivis administratifs requis. 8. Assure la couverture du service à la clientèle et des activités opérationnelles • Prend en charge, au besoin, les boîtes générales, l’accueil téléphonique, la réception des nouvelles demandes, les suivis auprès des usagers et des partenaires ainsi que le cheminement administratif des dossiers. • Travaille en complémentarité avec la technicienne en administration et contribue à une répartition souple des tâches afin de maintenir l’offre de service lors des absences, des périodes de pointe ou d’une réorganisation. 9. Compile les données et prépare des outils de gestion • Effectue les extractions, tient à jour les tableaux de gestion et contribue à la validation de la qualité des données. • Soutient la préparation des statistiques, des rapports annuels et des autres redditions de comptes. 10. Voit à la sécurité des usagers • Signale toute situation à risque et informe sa supérieure de tout incident ou accident dont elle est témoin. • Applique les mesures d’hygiène de base, les mesures de prévention et de contrôle des infections ainsi que le plan des mesures d’urgence. • Remplit, lorsque requis, le rapport d’incident ou d’accident. Exigences Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé. Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d’études collégiales en techniques administratives. Expérience • Une année d’expérience dans un poste similaire. Qualités personnelles • Discrétion et respect de la confidentialité • Rigueur, jugement et souci de la qualité • Sens des responsabilités, de l’organisation et des priorités • Autonomie et capacité d’adaptation • Esprit de collaboration et d’entraide • Approche clientèle et habiletés relationnelles • Souci du détail et esprit de synthèse Qualités techniques • Aisance avec les outils technologiques et les systèmes de gestion de dossiers, un atout • Connaissance de l’anglais, un atout – Excellente maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit (70%); – Maîtrise des Logiciels Word et Excel niveau intermédiaire; – Maîtrise du logiciel PowerPoint niveau débutant; – Test d’écriture et de gestion des priorités;

Compétences indiquées

• Administrative · Souhaitée
• Organisation · Souhaitée
• Comptabilité · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée
• Autonomie · Souhaitée
• Collaboration · Souhaitée
• collaborative · Souhaitée
• Service à la clientèle · Souhaitée
• discipline · Souhaitée
• Documentation · Souhaitée
• Anglais · Souhaitée
• hygiène · Souhaitée

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