Adjointe administrative ou adjoint administratif

Résumé du poste

Manage supplier and customer orders, invoices, and payment follow-up using Business Central, including reconciling supplier invoices with purchase orders. Support management with HR and general administrative tasks, and welcome visitors and respond to general inquiries by phone and email.

Détails du poste

À PROPOS DE L'OFFRE D'EMPLOI CGO Experts est une entreprise de conception et de fabrication de machines industrielles sur mesure, établie à Drummondville. Nous cherchons une personne organisée et autonome pour prendre en charge une partie de l’administration de l’entreprise : commandes auprès des fournisseurs, commandes clients, facturation et suivi des paiements. Vous serez aussi le bras droit de la direction pour les dossiers RH et de gestion courante. Dans notre petite équipe, votre travail a un effet direct : des commandes passées et suivies au bon moment, des factures exactes et des fournisseurs payés à temps. VOS RESPONSABILITÉS Achats, commandes et facturation Passer les commandes auprès des fournisseurs (bons de commande dans Business Central) et en assurer le suivi jusqu’à la réception; Saisir les commandes clients dans Business Central et en assurer le suivi jusqu’à la facturation; Préparer et émettre les factures aux clients, y compris dans leurs portails de facturation au besoin; Saisir les factures fournisseurs et les rapprocher des bons de commande; Assurer le suivi des paiements : relances des comptes clients et concordance des paiements aux fournisseurs avec leurs factures. Soutien à la direction Soutenir les dossiers RH : documents d’embauche, intégration des nouvelles recrues, dossiers du personnel; Réaliser les tâches administratives et de gestion : correspondance, classement, mise à jour de documents et de registres, suivis; Effectuer toute autre tâche connexe. Accueil Accueillir les clients, les fournisseurs et les visiteurs; Répondre aux demandes générales par téléphone et par courriel. VOTRE PROFIL Expérience pertinente en soutien administratif, idéalement avec la facturation et les comptes clients et fournisseurs; Expérience avec un logiciel comptable ou un progiciel de gestion intégré (ERP); Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel); Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit; l’anglais est requis pour répondre aux fournisseurs et aux clients anglophones au téléphone et par courriel; Rigueur, souci du détail et sens du suivi; Autonomie, débrouillardise et capacité à gérer plusieurs priorités; Discrétion : le poste donne accès à des renseignements confidentiels (RH et finances); Formation en administration, en bureautique ou en comptabilité (DEP, AEC ou DEC) : un atout. ATOUTS Connaissance de Microsoft Dynamics 365 Business Central (atout important); Connaissance de HubSpot ou d’un autre CRM; Expérience avec des portails de facturation clients (ex. Coupa). CE QUE NOUS OFFRONS Poste permanent à temps plein, 40 h/semaine, de jour, du lundi au vendredi; Salaire selon l’expérience; Possibilité d'horaire flexible; Assurances collectives et REER après 3 mois; 3 semaines de vacances par année, au prorata la première année; 5 jours de congé maladie ou personnel par année; Travail au bureau de Drummondville, dans une PME où votre rôle est concret et varié. POUR POSTULER Vous aimez que tout soit à jour et bien classé, et vous êtes aussi à l’aise avec les chiffres qu’avec les gens? Postulez sur LinkedIn ou envoyez votre CV à admin@cgoexperts.com. Nous communiquerons seulement avec les personnes retenues pour une entrevue.

Ce que vous ferez

Manage supplier and customer orders, invoices, and payment follow-up using Business Central, including reconciling supplier invoices with purchase orders. Support management with HR and general administrative tasks, and welcome visitors and respond to general inquiries by phone and email.

Exigences

Relevant administrative support experience is required, ideally including invoicing and accounts receivable and payable, along with experience using accounting software or an ERP. Candidates should be proficient in Microsoft Office, fluent in spoken and written French and English, and demonstrate accuracy, discretion, autonomy, and strong follow-up skills; administrative, office administration, or accounting training is an asset.

Avantages

• Flexible Schedule
• Group Insurance
• Retirement Savings Plan
• Three Weeks of Vacation
• Five Sick or Personal Days

Compétences indiquées

• Français · Souhaitée
• Service à la clientèle · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Accounts receivable · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée
• invoicing · Souhaitée
• Microsoft Outlook · Souhaitée
• Anglais · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Invoicing
• Accounts Receivable
• Accounts Payable
• Purchase Order Management
• Customer Order Processing
• Payment Follow-Up
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Microsoft Office
• Outlook
• Word
• Excel
• French
• English
• Human Resources Administration
• Customer Service

Domaines d’emploi

• Administrative
• Finance & Accounting
• Human Resources
• Customer Service & Support
• Manufacturing