Adjoint·e administratif·ve - formation et préadmission

Résumé du poste

Provide administrative support to the training and pre-admission team, including preparing correspondence and contracts, maintaining learning materials, and processing registrations and other training program activities. Manage requests and records, prepare reports and statistics, coordinate committee meetings, and respond to client inquiries by phone and email.

Détails du poste

IDENTIFICATION DU POSTE Titre : Adjoint·e administratif·ve - formation et préadmission Direction : Inspection et formation Statut : Régulier Groupe : 3 - Employés de bureau syndiqués Salaire : 49 599 $ - 60 898 $ POURQUOI NOUS CHOISIR? Parce que nous avons à cœur la conciliation, travail – vie personnelle : Les horaires sont de 32,5 heures par semaine; Les bureaux sont fermés à partir de midi le vendredi; Vous aurez de nombreux congés pour prendre soin de vous et de ceux que vous aimez. Parce que nous savons nous adapter : Nos horaires sont hybrides; Nous favorisons le télétravail; Nous vous aidons à vous installer en vous donnant 325$ à l’embauche. Parce que nous voulons s’assurer que vous soyez bien avec nous : La rémunération est compétitive; Votre bien-être est au cœur de nos décisions. Nous avons une opportunité pour un poste d’adjoint·e administratif·ve sous la supervision de la chef, service formation. Le titulaire du poste assiste les professionnels du service dans leurs activités quotidiennes en assumant différentes tâches administratives. VOTRE QUOTIDIEN Rédiger la correspondance, les projets d’ententes contractuelles des intervenants en formation, mettre à jour le matériel pédagogique, réaliser la mise en page, élaborer des formulaires et effectuer le suivi des dossiers; Assurer le traitement des activités du Programme de formation professionnelle au moyen des différents outils informatiques utilisés par le service, notamment l’inscription, la correction ou l’annulation des journées de formation professionnelle, de l’examen de l’Ordre et du cas pratique en droit professionnel; Assurer le traitement et le suivi des demandes de maîtres de stage et des superviseurs; Soutenir la coordonnatrice et la technicienne à la formation et préadmission dans la duplication des outils requis pour la gestion du Programme de formation professionnelle ou de toutes autres tâches connexes sur le système de gestion des apprentissages de la Chambre; Préparer des rapports d’activités et des statistiques en lien avec les activités du secteur; Assurer la logistique des réunions des Comités sous la responsabilité du secteur et apporter un soutien administratif aux professionnels de la direction et aux membres de comités; Effectuer la gestion documentaire pour tous les dossiers relevant du secteur ainsi que la gestion des documents électroniques; Assurer le soutien à la clientèle par la prise d’appel et la réponse aux courriels en lien avec le programme de formation professionnelle et la gestion des équivalences. VOTRE PROFIL Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou toute autre formation pertinente; 3 à 5 ans d'expérience pertinente; Connaissance avancée du français écrit; Connaissance de base de l’anglais; Avoir une connaissance avancée des outils de la suite Microsoft Office (Word, Excel, SharePoint) et Adobe Acrobat Pro; Connaissance du système de gestion des apprentissages LARÄ ou de tout autre système de gestion des apprentissages (un atout); Avoir une facilité avec de nouvelles technologies; Faire preuve de rigueur dans son travail; Avoir une grande capacité d’adaptation; Avoir le sens de l’organisation, de la planification et de la gestion des priorités; Avoir une attitude positive et constructive favorable à la collaboration; Être axé sur l’excellence du service à la clientèle. Les personnes intéressées sont priées d’envoyer leur curriculum vitae à la Direction des ressources humaines en indiquant le numéro de concours CNQ26-41 au plus tard le 25 octobre 2026 à 17h à l’adresse courriel suivante : emploi@cnq.org.

Ce que vous ferez

Provide administrative support to the training and pre-admission team, including preparing correspondence and contracts, maintaining learning materials, and processing registrations and other training program activities. Manage requests and records, prepare reports and statistics, coordinate committee meetings, and respond to client inquiries by phone and email.

Exigences

A secretarial vocational diploma or other relevant training and 3–5 years of relevant experience are required. Candidates should have advanced written French and Microsoft Office and Adobe Acrobat Pro skills, basic English, adaptability, strong organization and prioritization, and a collaborative, customer-service-oriented approach.

Avantages

• 32.5-Hour Workweek
• Friday Office Closure At Noon
• Numerous Days Off
• Hybrid Work Schedule
• Remote Work
• CAD 325 Hiring Allowance
• Competitive Compensation

Compétences indiquées

• Service à la clientèle · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• SharePoint · Souhaitée
• report preparation · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Professional Writing
• Document Formatting
• Contract Preparation
• Training Program Administration
• Learning Management Systems
• Customer Service
• Records Management
• Report Preparation
• Statistical Reporting
• Meeting Logistics
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• SharePoint
• Adobe Acrobat Pro
• Written French

Domaines d’emploi

• Administrative
• Education
• Customer Service & Support
• Legal

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