Commis à l'administration des programmes

Résumé du poste

Provide administrative and clerical support to program staff through word processing, data entry, filing, information research, and records-related tasks. Liaise with internal staff, external stakeholders, and the public; coordinate meetings and consultations; respond to inquiries and complaints; and help compile and present program materials.

Détails du poste

No de demande: 23738 Direction générale: DG des services sociaux et communautaires Service: Services du logement Type d’emploi: 1 poste temporaire à temps pleinHeures de travail: 35.00 /heures par semaine Affiliation: SCFP, section locale 503 Information sur le salaire: $56 634,76 - $66 266,20 par année (taux de rémunération de 2024)Lieu: 100, promenade Constellation Catégorie d’emploi: Services sociaux et communautaires Date limite des candidatures: 2026-10-21 Nota: Dans le présent avis, le masculin a valeur de genre neutreRÉSUMÉ DES FONCTIONS Le titulaire fournit un soutien administratif et de bureau au personnel du programme assigné en effectuant des tâches de traitement de texte/de dactylographie, d’entrée de données et de classement; en recherchant de l’information concernant les documents du programme; en assurant la liaison avec le personnel interne, des intervenants de l’extérieur et des membres du public; en organisant les réunions et les séances de consultation publique; en répondant aux demandes de renseignements et aux plaintes; en aidant à la compilation de matériel et à sa présentation à différents intervenants. FORMATION ET EXPÉRIENCE Avoir terminé sa 12 année ou l’équivalent. Posséder au moins 3 années d’expérience pertinente. CONNAISSANCES Organisation générale et activités du programme/de l’unité/de la direction/du service spécifique Politiques et procédures de la Ville, du service et de la direction Pratiques et procédures de bureau Système de gestion des dossiers de la Ville Programmes et initiatives spécifiques au service/à la direction Logiciels et applications informatiques utilisés par la Ville, tels que Windows, Word, Excel, Access Posséder la formation, l’expérience et les connaissances nécessaires pour organiser le travail et son exécution. COMPÉTENCES ET APTITUDES Communiquer efficacement l’information au personnel/au public de vive voix et par écrit Entretenir de solides relations interpersonnelles avec le personnel, les résidants et les visiteurs Faire preuve de jugement et de discrétion Organiser le travail efficacement et accomplir simultanément différentes tâches Savoir travailler sous pression Travailler de façon autonome avec un minimum de supervision Taper à une vitesse de 50 mots à la minute Exécuter les travaux dans les délais prescrits Tact et discrétion Compréhension des objectifs/besoins de la population visés spécifiquement par le programme, et sensibilité à leur égard Initiative et fiabilité Excellent entregent CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR Exigences linguistiques: Poste désigné à l’embauche – niveau précis et immédiat de compétence: Français : expression orale, compréhension orale, lecture et écriture. Anglais : expression orale, compréhension orale, lecture et écriture. Vérification du casier judiciaire: Le candidat retenu devra faire l’objet d’une vérification du secteur vulnérable (niveau 3) auprès du détachement des services de police relevant de sa compétence à la satisfaction de la Ville d’Ottawa.; Les vérifications des casiers par la police effectuées par une société tierce ne seront pas acceptées. Au départ, vous pourriez toucher 95 % de votre taux de rémunération initial, conformément à la convention collective. Une expérience jugée pertinente et une formation reconnue et dont la fiche de service atteste d’un rendement satisfaisant et d’aptitudes manifestes pourront permettre aux candidats de ne pas être tenus de satisfaire à l’exigence relative aux études requises. Veuillez conserver une copie de l’avis de concours. Une fois la date de clôture passée, il ne sera plus disponible. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et leurs efforts déployés dans le cadre du présent processus de sélection. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue. La Ville d’Ottawa promeut les principes de la diversité et de l’inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautés noires et autres communautés racialisées, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identités et expressions de genre.Les candidats sont encouragés à s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi dans les questions d’auto-identification. La Ville d’Ottawa offre aux appliquants, sur demande et pendant tout le processus d’embauche, des mesures d’adaptation. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de sélection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d’adaptation. Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande. Veuillez contacter le Centre de service des employés en composant le 613-580-2424, poste 12211, ou en envoyant un message à l’adresse esc-cse@ottawa.ca.

Ce que vous ferez

Provide administrative and clerical support to program staff through word processing, data entry, filing, information research, and records-related tasks. Liaise with internal staff, external stakeholders, and the public; coordinate meetings and consultations; respond to inquiries and complaints; and help compile and present program materials.

Exigences

Completion of Grade 12 or equivalent and at least three years of relevant experience are required, although relevant experience and recognized training may qualify a candidate for an education exemption. The role requires strong office and computer skills, including Windows, Word, Excel, and Access; effective communication and organization; discretion and judgment; the ability to work independently under pressure; and typing at 50 words per minute.

Compétences indiquées

• Service à la clientèle · Souhaitée
• written communication · Souhaitée
• Filing · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• interpersonal skills · Souhaitée
• Multitasking · Souhaitée
• Saisie de données · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Data Entry
• Word Processing
• Filing
• Information Research
• Records Management
• Meeting Coordination
• Public Consultation Coordination
• Customer Service
• Complaint Handling
• Written Communication
• Verbal Communication
• Interpersonal Skills
• Organization
• Multitasking
• Microsoft Word
• Public Consultation
• Effective Communication
• Microsoft Access
• Microsoft Excel
• Research
• Multilingualism
• Clerical Works
• Communication
• Computer Literacy
• Interpersonal Communications
• Office Procedures
• Typing
• Verbal Communication Skills
• Writing
• Coordinating
• Customer Inquiries

Domaines d’emploi

• Administrative
• Social Services
• Government & Public Sector
• Customer Service & Support
• Program Administrator
• Project / Program Administrative Assistant
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

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