Coordonnateur(trice) Administratif(ve) - Maintient des actifs

Résumé du poste

Coordinate service contracts for a portfolio of approximately 80 senior residences, serving as the main contact between residences and vendors and tracking maintenance, inspections, deadlines, and corrective actions. Maintain contract records and oversee purchase orders, invoice validation, reporting, and administrative support while collaborating with the building mechanical inspector and department team.

Détails du poste

Fondée en 1995, Cogir Immobilier compte plus de 22 000 employés passionnés de l'immobilier. Motivés par un désir constant de donner un sens à l’immobilier, nous cherchons à humaniser, créer et nous dépasser afin de concevoir des milieux de vie agréables, fonctionnels et à l’image des gens qui les occupent. Notre équipe assure la gestion de plus de 520 propriétés situées au Canada et aux États-Unis. Nous administrons plus de 7 millions de pieds carrés de propriétés immobilières de nature commerciale ainsi que 74 000 logements, incluant plus de 270 résidences privées pour aînés. La Fondation Cogir soutient des projets et causes regroupés sous quatre grands axes : les jeunes, les aînés, la diversité culturelle et l’environnement. Raison d'être du poste (*Ajout de poste dû à la croissance !) Sous la responsabilité du Directeur National du Maintien des Actifs, le candidat ou la candidate est responsable de coordonner tous les aspects liés aux contrats de service concernant la maintenance CVAC, protection incendie et/ou génératrices et ascenseurs de l’ensemble des immeubles sous notre gestion qui lui seront assignés. Lieu de travail : Bureau de Brossard (accessible par le REM (Station Panama) et transport en communs) Travail en présentiel obligatoire le lundi, mardi et mercredi. Plus précisément, votre quotidien avec nous ressemblera à : Assurer le suivi des contrats de maintenance pour un portefeuille d’environ 80 résidences (RPA), incluant la standardisation des ententes et des pratiques à l’échelle du parc immobilier Agir comme point de contact principal entre les résidences et les fournisseurs pour toutes les questions liées aux contrats Effectuer la mise à jour des informations reliées aux contrats de service dans les différents documents et les outils du département Communiquer avec les équipes opérationnelles et les fournisseurs pour le suivi des entretiens et/ou inspections Effectuer le suivi des dossiers, surveiller les échéanciers, effectuer les rappels, voir à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits Effectuer la lecture des rapports des entretiens, s’assurer qu’ils sont conformes et, au besoin, prendre action pour les correctifs Assister l’ensemble des membres de l’équipe dans les tâches quotidiennes et administratives Effectuer des recherches, recueillir et compiler des données, compléter certains rapports et transmettre aux personnes concernées, la documentation pertinente Assister et collaborer avec le supérieur immédiat et les autres membres de l’équipe dans les projets spéciaux du département Assurer le suivi administratif et financier des contrats : création et gestion des bons de commande (PO), validation des factures et conformité avec les ententes contractuelles Travailler en étroite collaboration avec l’inspecteur en mécanique du bâtiment : priorisation des interventions et planification des visites selon les enjeux identifiés Assure une expérience client positive en répondant aux besoins avec professionnalisme La personne idéale possède : Excellentes aptitudes pour la communication écrite et verbale Autonomie et bonne capacité d’adaptation Aptitude pour le travail d'équipe et excellentes compétences interpersonnelles Bon jugement et gestion des priorités Bon sens de l'organisation et dynamisme Méthodique et soucieuse des détails Capacité à offrir un service à la clientèle exceptionnel Qualifications requises : Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou collégiales (DEC) en administration, ou équivalence. Compétence bilingue en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit. Expérience reliée à un ou l’autre des domaines ou la gestion d’immeuble (serait un atout) Avantages : Salaire compétitif Stationnement gratuit Assurances collectives Télémédecine Vacances annuelles Remboursement du titre de transport mensuelle Une équipe accueillante Travail en mode hybride Horaires flexibles Programme d'aide aux employés Évènements d'entreprise Des défis stimulants à la hauteur de vos ambitions !

Ce que vous ferez

Coordinate service contracts for a portfolio of approximately 80 senior residences, serving as the main contact between residences and vendors and tracking maintenance, inspections, deadlines, and corrective actions. Maintain contract records and oversee purchase orders, invoice validation, reporting, and administrative support while collaborating with the building mechanical inspector and department team.

Exigences

Requires a vocational or college diploma in administration, or equivalent, strong proficiency with Word, Excel, Outlook, and PowerPoint, and bilingual French and English communication skills. Relevant experience in one of the listed technical areas or property management is an asset; the ideal candidate is organized, detail-oriented, adaptable, collaborative, and customer-focused.

Avantages

• Competitive Salary
• Free Parking
• Group Insurance
• Telemedicine
• Annual Vacation
• Monthly Transit Pass Reimbursement
• Welcoming Team
• Hybrid Work
• Flexible Hours
• Employee Assistance Program
• Company Events
• Stimulating Challenges

Compétences indiquées

• Vendor Coordination · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• Service à la clientèle · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Service Contract Coordination
• Building Maintenance
• HVAC Maintenance
• Fire Protection Systems
• Generator Maintenance
• Elevator Maintenance
• Vendor Coordination
• Contract Administration
• Purchase Order Management
• Invoice Validation
• Report Review
• Scheduling and Follow-Up
• Microsoft Office
• Written and Verbal Communication
• Customer Service
• Prioritization and Organization

Domaines d’emploi

• Administrative
• Customer Service & Support
• Management & Leadership
• Engineering