Adjoint(e) administratif(ve) | Orchestre symphonique de Québec

Résumé du poste

Provide administrative, organizational, and logistical support to the orchestra’s executive leadership and musician personnel activities. Coordinate correspondence, schedules, meetings, board documents, school registrations, donor recognition, fundraising event administration, and the full audition process.

Détails du poste

À propos de l'employeur Fondé par Joseph Vézina en 1902, l’Orchestre symphonique de Québec, doyen des orchestres canadiens, a toujours été intimement lié aux évènements qui ont marqué l’histoire de la ville de Québec et participe à plusieurs événements d’envergure nationale et internationale. Il crée, en plus des œuvres majeures du répertoire symphonique, de nombreuses œuvres de compositeurs québécois, canadiens et étrangers. Depuis sa création, l’Orchestre a été récompensé par de nombreux prix et distinctions. Chef de file en éducation et en médiation culturelle, l’Orchestre symphonique de Québec contribue à la démocratisation de la musique symphonique avec des projets innovants tels le Zoo musical® et la plateforme numérique éducative La galerie symphonique, Les Matinées symphoniques (primaire) et les Notes à répétition (secondaire). L’Orchestre se distingue par ses collaborations avec le Conservatoire de musique de Québec ainsi que la Faculté de musique de l’Université Laval. Voir le site web de l'employeur Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre Description du poste L’Adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle central dans le soutien administratif, organisationnel et logistique de l’Orchestre. Par sa polyvalence, sa rigueur et son sens de l’organisation, la personne titulaire du poste contribue au bon fonctionnement de la direction générale, tout en assurant un soutien essentiel aux activités liées à la direction du personnel musicien. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Accueillir les visiteurs et assurer la gestion des appels téléphoniques; Gérer la correspondance de l’Orchestre, notamment les courriels, les lettres et les documents administratifs; Organiser et coordonner les agendas ainsi que les réunions de la direction générale, du conseil d’administration et de ses comités; Rédiger, réviser et transmettre divers documents, notamment les convocations, les ordres du jour, les procès-verbaux et les rapports destinés au conseil d’administration et à ses comités; Assurer le suivi des inscriptions des écoles participantes aux activités de l’Orchestre, en collaboration avec l’équipe de médiation culturelle; Assurer le suivi du plan de reconnaissance des donateurs, répondre à leurs demandes et effectuer, au besoin, les mises à jour requises dans Prodon; Participer à certains événements philanthropiques de l’Orchestre en offrant un soutien administratif, notamment pour la gestion des listes d’invités, le suivi et la production de rapports de ventes ainsi que la gestion administrative des encans; Fournir un soutien administratif à l’équipe en fonction des besoins ponctuels et des priorités de l’Orchestre; Coordonner l’ensemble du processus des auditions, de la planification à l’accueil des candidats, notamment en assurant la gestion du calendrier et des horaires, la rédaction et la diffusion des avis d’auditions sur les plateformes appropriées, les convocations et les réservations de salles, la coordination des bénévoles et de l’accordeur, la préparation du répertoire et du matériel musical requis, etc. Type d'emploi: Temps plein Formation en interprétation de la musique ou toutes autres formations pertinentes; Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, administration ou domaine connexe, ou expérience équivalente; Expérience de 1 à 3 ans dans un poste similaire; Maîtrise du français et de l’anglais, écrit et parlé; Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint); Bonne gestion des priorités et sens de l’organisation; Capacité à travailler en équipe; Polyvalence et autonomie; Discrétion et respect de la confidentialité; Flexibilité pour travailler, à l’occasion, en dehors des heures habituelles de bureau. Parce que nous croyons qu’un environnement de travail stimulant passe aussi par de bonnes conditions, nous vous offrons : Un emploi permanent à temps plein de 35 heures par semaine; Une rémunération compétitive, à la hauteur de votre expérience et de votre expertise; Une assurance collective pour vous offrir une tranquillité d’esprit; Un REER collectif avec contribution de l’employeur afin de vous accompagner dans la préparation de votre avenir; L’accès à des services de télémédecine, facilement accessibles lorsque vous en avez besoin; Une généreuse politique de vacances et de congés, parce que le bien-être et l’équilibre sont importants pour nous; Un horaire de travail flexible qui favorise la conciliation travail-famille et respecte les réalités de chacun; Un mode de travail hybride, permettant de profiter des avantages du télétravail tout en maintenant les échanges et la collaboration en équipe; Une certaine flexibilité lors des périodes plus exigeantes, avec une disponibilité à travailler occasionnellement au-delà de l’horaire régulier lorsque les besoins du poste le requièrent. Salaire Entre 25,33$ à 32.12$ /heure$/heure Postuler maintenant

Ce que vous ferez

Provide administrative, organizational, and logistical support to the orchestra’s executive leadership and musician personnel activities. Coordinate correspondence, schedules, meetings, board documents, school registrations, donor recognition, fundraising event administration, and the full audition process.

Exigences

Applicants need a relevant music or other suitable educational background, a college diploma in office administration, administration, or a related field (or equivalent experience), and 1–3 years of similar experience. Requirements also include fluency in written and spoken French and English, Microsoft Office proficiency, strong organization and prioritization, teamwork, autonomy, discretion, and occasional availability outside regular office hours.

Avantages

• Collective Health Insurance
• Employer-Contributed Group Retirement Savings Plan
• Telemedicine Services
• Generous Vacation and Leave Policy
• Flexible Work Schedule
• Hybrid Work Arrangement

Compétences indiquées

• Travail d’équipe · Souhaitée
• document preparation · Souhaitée
• written communication · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• Prioritization · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée
• Microsoft Outlook · Souhaitée
• Communication bilingue · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Organization
• Prioritization
• Written Communication
• Meeting Coordination
• Calendar Management
• Document Preparation
• Microsoft Office
• Word
• Excel
• Outlook
• PowerPoint
• Bilingual Communication
• Teamwork
• Discretion
• Event Coordination

Domaines d’emploi

• Administrative
• Creative & Media
• Customer Service & Support

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