Coordonnateur ou coordonnatrice de flux de travail et spécialiste de documents

Résumé du poste

Coordinate the business center's workflow, staffing schedules, priorities, and document requests. Produce and proofread complex legal documents and provide technical support, guidance, and training on Microsoft Office and other desktop applications.

Détails du poste

À propos de Davies Davies est un cabinet d'avocats canadien de premier plan qui se concentre sur les questions à grands enjeux. Avec des bureaux à Toronto, Montréal et New York, nous sommes constamment au centre des transactions et des affaires les plus complexes au Canada et à l'étranger. Un poste chez Davies est plus qu'un simple emploi. En vous joignant au cabinet, vous serez accueilli par une équipe qui accorde autant d'importance au soutien de ses employés qu'au service de ses prestigieux clients. C'est pourquoi nous avons créé un environnement collaboratif où les membres de l'équipe, quelle que soit leur origine, se sentent appréciés et sont encouragés à partager leurs idées, tout en travaillant aux côtés de certains des plus brillants juristes et gens d'affaires, désireux de partager leurs connaissances et leur expérience. À propos du poste Relevant de la Gestionnaire principale, professionnels du soutien juridique, la personne titulaire du poste soutiendra nos équipes dans tous les aspects techniques de la production de documents et agira à titre de référence pour toute question en lien avec la suite Microsoft Office et les autres applications de bureau. La personne recherchée a une excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, aime travailler avec des applications et des types de documents variés de même que partager son expertise en bureautique; elle joue donc un rôle essentiel dans la formation continue des membres du cabinet. De plus, elle fait preuve de minutie et est reconnue pour sa rigueur, son excellente gestion du temps, ses compétences techniques et ses qualités interpersonnelles. Responsabilités principales Coordonner le flux de travail du Centre d’affaires en veillant à la répartition efficace des demandes entre les membres de l’équipe, en fonction des priorités, des échéances et des disponibilités; Participer, en collaboration avec la Gestionnaire principale, professionnels du soutien juridique, à la planification des horaires et des effectifs du Centre d’affaires, notamment en coordonnant les remplacements, en approuvant les demandes de vacances des spécialistes de documents et en communiquant aux membres du cabinet toute modification aux heures de service; Effectuer la rédaction, la mise en page et la révision de documents juridiques et complexes dans Word à partir de textes manuscrits, de documents convertis à partir d’un PDF, de modèles de Davies et de transcriptions de dictées numériques; Créer des chiffriers, des tableaux et des graphiques Excel ainsi que des organigrammes; Concevoir des présentations PowerPoint et des modèles de documents juridiques; Effectuer la relecture des documents en vérifiant l’orthographe, la grammaire et le formatage tant en français qu’en anglais pour assurer leur conformité aux directives et à l’identité visuelle de Davies; Offrir du soutien technique de première ligne aux utilisateurs concernant la suite Microsoft Office, particulièrement Word, en utilisant sa connaissance approfondie de celle-ci; Fournir une assistance spécialisée à l’égard d’autres applications de bureau telles qu’Adobe Acrobat Pro; Établir des pratiques exemplaires et les communiquer aux membres du cabinet pour les aider à travailler efficacement dans la suite Microsoft Office; Établir les priorités pour ce qui est du travail à accomplir en tenant compte des échéances à respecter et de la capacité de l’équipe; Rester à l’affut des nouvelles technologies et des développements en matière de production de documents; Participer à des projets spéciaux et accomplir toute tâche connexe en fonction de l’évolution des besoins. Exigences du poste Diplôme collégial en techniques de bureautique ou diplôme équivalent et un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un poste de spécialiste de documents, de préférence dans un cabinet de services professionnels ou un cabinet juridique; un profil équivalent combinant un diplôme, de la formation et de l’expérience pourrait être pris en considération Maîtrise des fonctions avancées des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Adobe Acrobat Pro Aptitude à manipuler des graphiques et des images Souci d’offrir un service à la clientèle exceptionnel et excellentes habilités à bâtir et à maintenir des relations de travail Excellente communication à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais * Notre bureau de Montréal fournit des services au Québec et représente des clients qui y sont établis ou qui y exercent des activités. La personne qui occupera le poste devra interagir et produire du contenu en français et en anglais. La maîtrise de ces deux langues (à l’oral et à l’écrit) est donc nécessaire. Aptitude à gérer les priorités et à évaluer le temps requis pour respecter les échéances Excellentes compétences analytiques et capacité à résoudre de problèmes techniques, en utilisant un langage précis Grand souci du détail et de la qualité du travail Attitude positive, collaborative et résiliente Capacité à travailler sous pression dans un milieu professionnel et en constante évolution Certification MOS, un atout Connaissance d’un logiciel d’organigramme, un atout Pour postuler Pour de plus amples renseignements ou pour postuler, veuillez écrire à Annia Joseph, coordonnatrice des ressources humaines, à l’adresse mtlrecruitment@dwpv.com. Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue. Davies s’engage à offrir un milieu de travail diversifié, inclusif et accessible aux personnes en situation de handicap. Veuillez nous faire part de toute mesure d’adaptation dont vous pourriez avoir besoin à tout moment au cours du processus de recrutement.

Ce que vous ferez

Coordinate the business center's workflow, staffing schedules, priorities, and document requests. Produce and proofread complex legal documents and provide technical support, guidance, and training on Microsoft Office and other desktop applications.

Exigences

Requires a college diploma in office administration or equivalent and at least five years of document specialist experience, preferably in a professional services or legal firm. Candidates need advanced Microsoft Office and Adobe Acrobat Pro skills, strong French and English communication, excellent client service and problem-solving abilities, and the ability to manage priorities and deadlines.

Compétences indiquées

• Microsoft Word · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Communication bilingue · Souhaitée
• scheduling · Souhaitée
• Prioritization · Souhaitée
• Technical Support · Souhaitée
• Service à la clientèle · Souhaitée
• Résolution de problèmes · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Adobe Acrobat Pro
• Document Production
• Legal Document Formatting
• Proofreading
• Bilingual Communication
• Workflow Coordination
• Scheduling
• Prioritization
• Technical Support
• Customer Service
• Problem-Solving
• Attention to Detail
• Image and Graphics Handling

Domaines d’emploi

• Administrative
• Legal
• Technology
• Customer Service & Support
• Management & Leadership

Autres postes chez Davies Ward Phillips & Vineberg S.E.N.C.R.L., s.r.l.