Adjoint ou adjointe exécutive à la Présidente-Directrice Générale

Résumé du poste

Provide high-level executive and administrative support to the CEO, including proactive calendar and document management. Coordinate governance bodies, manage professional travel, and organize internal and external corporate events.

Détails du poste

À propos de Éco Entreprises Québec (ÉEQ) Éco Entreprises Québec (ÉEQ) est l’organisme de gestion désigné responsable de moderniser le système québécois de collecte sélective au nom des producteurs. Nous œuvrons pour un objectif clair : permettre aux Québécois de recycler plus et mieux, assurer une seconde vie aux matières et contribuer à l’économie circulaire à la grandeur du Québec. Guidés par notre raison d’être — « De la collecte sélective à l’économie circulaire : Ensemble pour un monde durable » — nous avançons avec trois valeurs fortes : Responsabilité, Équité et Vigilance. Rejoindre ÉEQ, c’est intégrer une équipe mobilisée autour d’un projet de société majeur. Votre rôle Sous la responsabilité de la Présidente-Directrice Générale (PDG), le titulaire du poste joue un rôle exécutif et administratif clé au sein de l'organisation. Il assure la gestion efficace des activités du Bureau de la PDG, favorise la fluidité des communications internes et externes et contribue à la coordination de projets organisationnels prioritaires. Vos responsabilités principales À ce titre, il est prévu qu’il exerce notamment les fonctions suivantes : Soutien administratif à la PDG : Gérer de façon proactive l’agenda électronique de la PDG, notamment en optimisant les priorités et les disponibilités ; Planifier, organiser et coordonner les réunions, rencontres et rendez-vous divers, tant à l’interne qu’à l’externe ; Collaborer étroitement avec la PDG dans le traitement des correspondances, courriels et demandes diverses adressées à la PDG ; Assurer une gestion documentaire efficace et rigoureuse des dossiers du Bureau de la PDG ; Effectuer les bons de commande liés aux activités du Bureau de la PDG et coordonner le suivi budgétaire ; Préparer et assurer le suivi des comptes de dépenses mensuels ; Coordonner les activités propres aux projets spéciaux et dossiers relevant du Bureau de la PDG et effectuer les suivis requis à l’avancement des dossiers, notamment avec les fournisseurs de services ; Rédiger, corriger, mettre en forme, traduire et réviser divers documents, rapports, présentations et communications. Coordination des instances de gestion et contribution à la gouvernance : Coordonner l’organisation et la préparation des différentes instances de gestion de l’organisation, tels que le Comité des Dirigeants (CDD) et le Comité de gestion (COGEST), incluant la préparation des ordres du jour, des comptes-rendus, des suivis requis et tout autre document nécessaire à la bonne tenue des rencontres ; Assurer la liaison avec l’équipe Gouvernance dans le cadre de la préparation et de la tenue des rencontres des instances du Comité d’Administration (CA) et différents comités ; Soutenir la PDG dans les communications et échanges avec les membres du CA, selon les besoins. Gestion des déplacements et organisation d’évènements : Planifier et coordonner les déplacements professionnels, voyages d’affaires, conférences, formations, séminaires et autres évènements auxquels participe la PDG ; Coordonner les rencontres préparatoires pour le Caucus, en collaboration avec l’équipe des communications internes et contribuer à la préparation du contenu ; Assurer l’organisation logistique de certains évènements internes et externes, notamment les invitations, inscriptions, réservations, relations avec les fournisseurs, transport, et autres besoins logistiques. Amélioration continue : Identifier et recommander des pistes d’amélioration visant à accroître l’efficacité administrative et l’optimisation des processus de travail ; Participer à la mise en place et à l'optimisation d'outils technologiques utilisés, favorisant la productivité, la collaboration et la qualité des services offerts par le Bureau de la PDG. Exigences et qualifications Pour se qualifier, les candidats doivent répondre aux critères suivants : Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique, administration ou dans un domaine connexe, ou toute autre combinaison d’études et d’expériences pertinentes à l’emploi ; Posséder un minimum de 10 années d’expérience pertinente dans un poste de soutien à la haute direction ; Maîtrise de l’environnement Microsoft 365 ; Connaissance des outils d’intelligence artificielle générative (Microsoft Copilot et ChatGPT) ; Excellente maîtrise du français parlé et écrit ; Connaissance de l'anglais fonctionnel (communications orales et écrites avec des parties prenantes anglophones - moins de 10%). Aptitudes et compétences Sens développé de l’organisation, de la gestion des priorités et de l’anticipation ; Capacité à gérer son stress et les contraintes de temps ; Sens politique, discrétion et confidentialité ; Aptitudes reconnues en communication écrite et verbale ; Habiletés à entretenir des relations interpersonnelles et entregent ; Rigueur, efficience et autonomie ; Aptitude pour le travail en équipe. Conditions d'emploi Contrat de travail permanent à temps plein (35 heures / semaine) ; Horaire comprimé 9/10 : 1 jour de congé par 2 semaines (70 heures en 9 jours) ; Horaire flexible facilitant la conciliation travail-vie personnelle ; Politique de télétravail : 2 jours par semaine requis en présentiel au minimum ; Possibilité de télétravailler à l’étranger jusqu’à 10 jours par année (sous conditions) ; Rémunération concurrentielle à l’échelle du marché ; Régime de bonification annuelle ; Programme d’assurance-groupe financé en partie par l’employeur, incluant l’accès à une plateforme de télémédecine ; Régime d’épargne-retraite avec cotisation de l’employeur ; Politique de vacances généreuse et évolutive selon une progression rapide en jours ; Banque de congés personnels, et un congé le jour de votre anniversaire ; 2 journées bénévolat par année : en équipe et individuelle ; Titres de transport en commun payés par l’employeur (bureaux facilement accessibles en autobus, métro ou train de banlieue) ou allocation transport mensuelle. Candidatures Prêt à contribuer à un projet qui transforme le Québec ? Transmettez votre CV et lettre de motivation à : carrieres@eeq.ca Entrée en fonction : dès que possible. L’usage du masculin dans ce document a pour unique but d’alléger le texte.

Ce que vous ferez

Provide high-level executive and administrative support to the CEO, including proactive calendar and document management. Coordinate governance bodies, manage professional travel, and organize internal and external corporate events.

Exigences

Requires a college diploma in office administration or a related field and at least 10 years of experience supporting senior management. Proficiency in Microsoft 365, generative AI tools, and a strong command of French and functional English are essential.

Avantages

• Annual Bonus Scheme
• Employer-funded Group Insurance
• Telemedicine Platform Access
• Retirement Savings Plan with Employer Contribution
• Generous and Progressive Vacation Policy
• Personal Leave Bank
• Birthday Leave
• Volunteer Days
• Public Transportation Passes or Monthly Transport Allowance

Compétences indiquées

• Microsoft 365 · Souhaitée
• Priority Management · Souhaitée
• interpersonal communication · Souhaitée
• Project Coordination · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Executive Support
• Calendar Management
• Meeting Coordination
• Document Management
• Budget Tracking
• Corporate Governance
• Event Planning
• Microsoft 365
• Generative AI
• French Proficiency
• English Proficiency
• Priority Management
• Interpersonal Communication
• Confidentiality
• Administrative Efficiency
• Project Coordination

Domaines d’emploi

• Administrative
• Management & Leadership
• Environmental & Sustainability
• Government & Public Sector

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