Coordonnatrice aux opérations/ Operations Coordinator

Résumé du poste

Coordinate administrative procedures and daily office activities supporting the refinery’s departments, managers, and professionals. Enter and reconcile trips and invoices, coordinate route sheets, ensure billing and documentation accuracy, support staff performance, and maintain effective information flow.

Détails du poste

Sous la direction du directeur d'usine, la coordonatrice des opérations effectue des tâches administratives essentielles afin de supporter les différents départements de la raffinerie, les gestionnaires et les professionnels. Le rôle vise à fluidifier les communications internes et externes, à assurer la conformité documentaire et à optimiser la gestion quotidienne des activités de bureau de l'usine. Responsabilités principales: Rôles & responsabilités : Saisir et effectuer la conciliation des voyages Vérifier les factures et effectuer le balancement mensuel Saisir les factures des sous-traitants Planifier et coordonner les procédures et systèmes administratifs, tout en proposant des améliorations pour optimiser les processus Coordonner l’entrée des feuilles de route Assurer l’exactitude et la conformité de la facturation hebdomadaire et mensuelle Évaluer la performance du personnel et offrir encadrement, soutien et conseils afin d’optimiser les résultats Veiller à ce que les entrées de données et les documents administratifs soient conformes aux politiques et règlements de l’entreprise Assurer un flux d’information fluide et efficace pour soutenir l’ensemble des opérations Toutes autres tâches connexes. Ce que nous offrons : Salaire concurrentiel ; Programme complet d'assurances collectives 100% payé par l’employeur REER collectif avec participation de l’employeur ; Un environnement dynamique et stimulant, fondé sur l’honnêteté, la confiance et le respect Une compagnie dont vous pouvez être fière, qui partage vos idées et valeurs Qualifications & exigences : Minimum 2 ans d’expérience dans un poste similaire; Excellente maîtrise du système Windows, Microsoft Office et Google (Excel, Word); Souci de la qualité du service à la clientèle; Possédant de la rigueur, précision et respect des échéanciers. Environnement de travail: Poste permanent, à temps plein, a raison de 35 à 40h par semaine Horaire du lundi au vendredi, de jour Le titulaire du poste consacre 100 % de son temps à du travail de bureau sur site. Bien que le rôle s'exécute principalement dans l'administration, une collaboration ponctuelle avec les équipes de terrain peut être requise lors d'événements spéciaux de l'usine. #GFLTalent We thank you for your interest. Only those selected for an interview will be contacted. GFL is committed to equal opportunity for all, without regard to race, religion, color, national origin, citizenship, sex, sexual orientation, gender identity, age, veteran status, disability, genetic information, or any other protected characteristic. If you are interested in applying for employment and need special assistance or an accommodation to apply for a posted position, please contact myworkdayrecruitment@gflenv.com Please note that GFL does not provide visa sponsorship for this position. Valid work authorization in the country where the job is located is required. Successful candidates will be required to provide valid documentation confirming their eligibility to work in the country where the job is located prior to their start date. This hiring process may utilize machine-based systems to assist in screening and assessing applicants. Final selection decisions are made by our recruitment team.

Ce que vous ferez

Coordinate administrative procedures and daily office activities supporting the refinery’s departments, managers, and professionals. Enter and reconcile trips and invoices, coordinate route sheets, ensure billing and documentation accuracy, support staff performance, and maintain effective information flow.

Exigences

Requires at least two years of experience in a similar role and strong proficiency with Windows, Microsoft Office, and Google tools, including Excel and Word. Candidates should demonstrate customer-service focus, rigor, accuracy, and the ability to meet deadlines.

Avantages

• Competitive Salary
• Employer-Paid Group Insurance
• Group Retirement Savings Plan With Employer Contributions
• Dynamic and Stimulating Work Environment

Compétences indiquées

• Service à la clientèle · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• Saisie de données · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Coordination
• Invoice Verification
• Monthly Reconciliation
• Data Entry
• Document Compliance
• Administrative Process Improvement
• Route Sheet Coordination
• Weekly and Monthly Billing
• Performance Evaluation
• Staff Coaching
• Internal and External Communication
• Customer Service
• Microsoft Windows
• Microsoft Office
• Excel
• Word
• Performance Coaching
• Administrative Support
• Ability To Meet Deadlines
• Microsoft Excel
• Reconciliation
• Billing
• Communication
• Refinery Experience
• Google Tools
• Invoicing
• Operations
• Performance Review
• Coaching
• Subcontracting
• Process Improvement
• Coordinating

Domaines d’emploi

• Administrative
• Management & Leadership
• Finance & Accounting
• Manufacturing
• Operations Coordinator
• Customer Service Supervisor
• Sales and Marketing Managers
• First-Line Supervisors of Office and Administrative Support Workers

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