Adjoint(e) de projet – Interventions d’urgence

Résumé du poste

Provide administrative and logistical support for emergency intervention projects by arranging appointments, permits, reservations, and follow-ups with clients, suppliers, and other stakeholders. Prepare and maintain project documents and records, track deadlines and issues, compile information for invoicing and purchase orders, and promote workplace health and safety.

Détails du poste

Description Chez Groupe Conseil UDA, nous plaçons l’humain au cœur de notre mission. Notre équipe multidisciplinaire rassemble des personnes passionnées, engagées et animées par le respect de l’environnement et des milieux naturels et agricoles. Ensemble, nous contribuons à des projets qui permettent de développer, dans le respect des milieux, les collectivités et les territoires du Québec. Notre approche repose sur l’intégrité, la rigueur et la collaboration, afin de proposer des solutions durables et responsables. Pourquoi choisir UDA ? Pour notre culture humaine et bienveillante, où le respect, la collaboration et le développement professionnel sont au centre de nos priorités ; Pour notre climat de travail stimulant, où chaque personne peut exercer sa passion dans un cadre structuré et dynamique ; Pour notre engagement à offrir un parcours de carrière sur mesure, avec des plans de formation individualisés et un accompagnement dans le développement de vos compétences ; Pour notre rémunération concurrentielle et nos avantages sociaux complets (assurances collectives, régime de retraite, télémédecine, PAEF, remboursement de frais professionnels, cellulaire fournir, etc.) ; Pour notre flexibilité de travail favorisant l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle (horaire flexible, télétravail possible, congés bonifiés, etc.) ; Pour contribuer à des projets d’envergure à impact concret, réalisés dans le respect de l’environnement, des collectivités et des normes en vigueur. Votre rôle au sein de notre équipe Le ou la adjoint(e) de projet – Interventions d’urgence apporte un soutien administratif et logistique aux projets : il ou elle prépare les documents, effectue les démarches demandées, tient les dossiers à jour et assure le suivi des communications. Il ou elle signale rapidement au chargé de projet concerné tout élément qui nécessite une décision ou risque de retarder une intervention. Télétravail offert et possibilité de travailler à partir de nos bureaux situés à Saint-Charles-sur-Richelieu (ou à Québec. Responsabilités liées au poste Préparer les interventions en effectuant les démarches confiées par les chargés de projet : rendez-vous, demandes de permis ou d’autorisations, réservations et suivis auprès des fournisseurs. Recueillir les renseignements nécessaires aux mandats, vérifier que les documents requis sont disponibles et signaler rapidement ce qui manque. Effectuer les suivis courants auprès des clients, fournisseurs et autres intervenants, selon les consignes du chargé de projet. Préparer et mettre en forme des lettres, tableaux, fiches et rapports à partir des informations transmises par l’équipe. Tenir les dossiers à jour, suivre les échéances et consigner les demandes ainsi que les actions à poursuivre. Compiler les informations utiles au suivi des projets et préparer des instructions de facturation ou des bons de commande. Repérer les retards, les écarts et les difficultés logistiques pour que le chargé de projet puisse intervenir au bon moment. Promouvoir et appliquer le programme de prévention de la santé et de la sécurité du travail. Exigences et formation Un DEP ou un DEC en administration, en bureautique, en gestion de projets ou dans un domaine pertinent en environnement; une combinaison équivalente de formation et d’expérience sera aussi considérée. Au moins deux ans d’expérience en soutien administratif, en coordination ou en soutien à des projets. Une excellente maîtrise du français écrit et une bonne aisance avec Word, Excel, Outlook et les fichiers PDF. La capacité de suivre plusieurs dossiers à la fois, de respecter les échéances et de t’adapter lorsque les priorités changent. De la rigueur, du jugement et une communication professionnelle avec les collègues, clients et fournisseurs. Une expérience dans les services professionnels, l’environnement ou la gestion d’interventions sera considérée comme un atout. Note : Le masculin est utilisé dans l’unique but d’alléger le texte.

Ce que vous ferez

Provide administrative and logistical support for emergency intervention projects by arranging appointments, permits, reservations, and follow-ups with clients, suppliers, and other stakeholders. Prepare and maintain project documents and records, track deadlines and issues, compile information for invoicing and purchase orders, and promote workplace health and safety.

Exigences

A relevant vocational or college diploma in administration, office administration, project management, or an environmental field is required, or equivalent education and experience. Candidates need at least two years of administrative, coordination, or project support experience, excellent written French, proficiency with Word, Excel, Outlook, and PDFs, and the ability to manage multiple files and changing priorities.

Avantages

• Health Insurance
• Retirement Plan
• Telemedicine
• Employee Assistance Program
• Professional Expense Reimbursement
• Company-Provided Cell Phone
• Flexible Schedule
• Remote Work Option
• Enhanced Leave

Compétences indiquées

• Project Coordination · Souhaitée
• document preparation · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée
• scheduling · Souhaitée
• Microsoft Outlook · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Project Coordination
• Logistics Coordination
• Document Preparation
• Scheduling
• Permit and Authorization Requests
• Vendor Follow-Up
• Client Communication
• File Management
• Deadline Tracking
• Project Tracking
• Invoicing Support
• Purchase Orders
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft Outlook

Domaines d’emploi

• Administrative
• Environmental & Sustainability
• Management & Leadership
• Logistics

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