Coordonnateur(trice) logistique - Événements Les Affaires

Résumé du poste

Plan and execute all logistical operations for conferences, trade shows, and special events, including venue coordination and technical needs. Manage communications between internal teams and external partners while overseeing budget tracking and on-site event production.

Détails du poste

Sous la responsabilité du Chef logistique et opérations événementielles, vous assurez la planification, la coordination et l’exécution des opérations pour les événements qui vous sont confiés. Vous travaillez en étroite collaboration avec les équipes internes et les partenaires externes afin de garantir une expérience événementielle fluide, professionnelle et à forte valeur. Si vous aimez évoluer dans un environnement dynamique, gérer plusieurs projets simultanément et livrer des événements impeccables, ce rôle est pour vous. Responsabilités principales Planification et coordination logistique Planifier et orchestrer l’ensemble des opérations logistiques (conférences, salons, événements spéciaux) ; Coordonner la mise en œuvre avec les lieux de réception : plans de salle, besoins techniques (audiovisuel), mobilier et services alimentaires (F&B) ; Élaborer des déroulements détaillés et assurer leur mise à jour. Gestion des parties prenantes Assurer une communication claire, proactive et structurée avec les équipes internes (contenu, marketing, ventes) et les partenaires externes (conférenciers, commanditaires, fournisseurs) ; Planifier et animer les rencontres de suivi ; Coordonner les livrables (présentations, visuels, contenus) en veillant au respect des standards et des échéanciers ; Accompagner les exposants dans la planification et l’activation de leur présence sur site. Production et exécution Assurer le suivi de la production des éléments visuels ; Planifier et coordonner les tests techniques, notamment pour les événements virtuels ; Gérer les relations fournisseurs et assurer la livraison conforme des services ; Être présent(e) sur place et piloter les opérations afin d’assurer le bon déroulement des événements. Suivi budgétaire et administratif Effectuer le suivi des revenus et des dépenses et contribuer à l’optimisation de la rentabilité ; Valider, codifier et transmettre les factures ; Coordonner les déplacements (transport, hébergement), au besoin. Formation, expérience, connaissances, aptitudes Formation en gestion d’événements ou domaine connexe ; Minimum de 3 ans d’expérience en coordination d’événements ; Excellente capacité d’organisation, de priorisation et de gestion des échéanciers ; Rigueur, autonomie, débrouillardise et sens des responsabilités ; Capacité à gérer plusieurs projets simultanément avec efficacité et sang-froid ; Excellentes habiletés de communication, avec des interlocuteurs variés ; Esprit d’équipe, rigueur et sens de l’initiative ; Jugement, diplomatie et capacité à évoluer dans un environnement sous pression ; Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint), ainsi que Basecamp et Shopify ; Curiosité et intérêt face à l'optimisation des processus grâce à intelligence artificielle ; Expérience en gestion de commandites (atout) ; Bonne connaissance des lieux événementiels et hôteliers du centre-ville de Montréal (atout). Pourquoi rejoindre Groupe Contex? Nous croyons que le succès de nos équipes passe par un environnement où la flexibilité, le développement professionnel et la reconnaissance occupent une place centrale. Nous offrons : Un environnement de travail stimulant, collaboratif et innovant Un poste permanent de 35 heures par semaine Un mode de travail hybride flexible Une politique de télétravail à l'étranger L'accès à la télémédecine et à de nombreux professionnels de la santé via Dialogue Un régime complet d'assurances collectives Un REER collectif avec contribution de l'employeur Des vacances généreuses et une fermeture des bureaux durant la période des Fêtes Un horaire d'été Un accès à des formations, conférences et occasions de développement professionnel.

Ce que vous ferez

Plan and execute all logistical operations for conferences, trade shows, and special events, including venue coordination and technical needs. Manage communications between internal teams and external partners while overseeing budget tracking and on-site event production.

Exigences

Requires a degree in event management or a related field with at least 3 years of experience in event coordination. Candidates must be proficient in Microsoft Office, Basecamp, and Shopify, with strong organizational skills and the ability to work under pressure.

Avantages

• Stimulating and collaborative work environment
• Flexible hybrid work mode
• Work from abroad policy
• Telemedicine access via Dialogue
• Comprehensive group insurance plan
• Group RRSP with employer contribution
• Generous vacations
• Office closure during the holiday season
• Summer schedule
• Access to training and professional development

Compétences indiquées

• Gestion du temps · Souhaitée
• Résolution de problèmes · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Shopify · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• Communication Skills · Souhaitée
• Gestion de projet · Souhaitée
• Stakeholder Management · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Event Planning
• Logistics Coordination
• Stakeholder Management
• Budget Tracking
• Vendor Management
• Technical Coordination
• Microsoft Office
• Basecamp
• Shopify
• Project Management
• Communication Skills
• Organization
• Time Management
• Problem Solving
• Sponsorship Management

Domaines d’emploi

• Logistics
• Management & Leadership
• Creative & Media
• Hospitality
• Administrative