Adjoint exécutif

Montréal, QC
Hybride
Publié 4 oct. 2026
1 poste

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Type d’emploi: Temps plein
Niveau d’expérience: Expérimenté · 5+ ans
Formation minimale: Diplôme collégial
Langue de l’offre: français
Heures de travail: 40 heures par semaine

Résumé du poste

The executive assistant will manage the vice-president's agenda, priorities, and correspondence while coordinating strategic projects and cross-functional activities. They will also support executive committees and the board of directors by preparing documentation and ensuring rigorous document management.

Détails du poste

DÉTAILS DE L'EMPLOI Votre contribution à la mission Vous êtes reconnue pour votre jugement, votre sens de l’anticipation et votre capacité à transformer la complexité en solutions concrètes? Vous aimez évoluer auprès de décideurs, prendre les devants et agir comme une véritable partenaire d’affaires plutôt que comme un simple soutien administratif? À Héma-Québec, nous recherchons une adjointe exécutive capable d’apporter structure, rigueur et proactivité dans un environnement où les enjeux de gouvernance, de gestion des risques, d’audit et d’affaires juridiques sont au cœur des décisions organisationnelles. Grâce à votre autonomie, votre débrouillardise et votre capacité à naviguer dans un contexte hautement confidentiel, vous contribuerez directement à l’efficacité d’un vice-président ainsi qu’au bon fonctionnement des instances décisionnelles de l’organisation. Vous occuperez un rôle stratégique offrant une visibilité privilégiée sur les activités de la haute direction et un impact concret sur la réalisation de notre mission. Tous engagés pour sauver des vies Chaque jour, nous contribuons ensemble à sauver des vies. Par cette mission commune si humaine, notre environnement de travail est axé sur le respect, l’ouverture et la collaboration. Des efforts sont constamment investis pour favoriser le bien‑être et les aspirations de nos employés. En prenant soin de nos gens, ils peuvent prendre soin des autres en contribuant à la cause du don de vie. Votre quotidien * Assurer la gestion proactive de l’agenda, des priorités, des suivis et de la correspondance du vice-président afin d’optimiser son efficacité et son temps; * Coordonner des projets, dossiers stratégiques et activités transversales en assurant les suivis auprès des multiples parties prenantes et le respect des échéanciers; * Préparer, réviser et mettre en forme des documents exécutifs de qualité, notamment des présentations, comptes rendus, lettres, tableaux de suivi et divers documents décisionnels; * Organiser et coordonner les rencontres, événements et activités de la vice-présidence, en veillant à ce que toute la documentation requise soit disponible en temps opportun; * Participer au soutien des activités du comité exécutif, du conseil d’administration et de leurs comités, incluant la préparation de documents, le suivi des dossiers et, au besoin, la rédaction de procès-verbaux; * Mettre en place et maintenir une gestion documentaire rigoureuse tout en assurant le traitement confidentiel des informations et dossiers sous votre responsabilité. Votre expertise * Diplôme d’études collégiales (DEC), AEC en technique administrative, secrétariat juridique ou dans un domaine pertinent; * Minimum de cinq ans d’expérience à titre d’adjointe exécutive ou d’attachée d’assemblée auprès de la haute direction; * Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel, PowerPoint et les outils numériques collaboratifs; * Grande capacité de rédaction, de révision et de mise en page de documents exécutifs; * Expérience en gouvernance corporative, secrétariat juridique, soutien à un conseil d’administration ou à un comité exécutif (atout); * Jugement, autonomie, sens de l’initiative, débrouillardise et excellente capacité à anticiper les besoins; * Sens aigu de l’organisation, discrétion professionnelle, rigueur et capacité à gérer efficacement les priorités dans un environnement exigeant et en constante évolution. Toute combinaison de formation et expérience, jugées équivalentes et/ou pertinentes, seront prises en considération. Notre proposition d’employeur unique * Travailler tous les jours au service de la population québécoise * La possibilité de travailler dans le confort de ta maison, avec des horaires flexibles, et de concilier le travail et la vie personnelle * Un programme d’avantages sociaux complet * Un régime de retraite à prestations déterminées * 4 semaines de vacances par année, et ce, dès la première année, en plus des fériés et des congés personnels * Un service de télémédecine accessible en tout temps * Un programme d’aide aux employés * Le remboursement d’une portion des frais d’activités sportives et de transport en commun Vous voulez en connaître davantage sur nous? Cliquez ici : Secteurs d'activités Héma-Québec [https://www.youtube.com/watch?v=eJFogJaSu_s] Information supplémentaire Cet affichage prendra fin le 9 octobre.

Ce que vous ferez

Exigences

Candidates must hold a college diploma in administration or a related field and possess at least five years of experience supporting senior management. Proficiency in Microsoft Office and experience in corporate governance or legal secretarial work are required.