Adjoint administratif - opérations

Résumé du poste

Manage tenant service requests from qualification and work-order creation through follow-up and closure, escalating urgent issues as needed. Verify and route supplier invoices for manager approval, prepare tenant communications, and deliver accurate weekly operations tracking data.

Détails du poste

Salaire : 50 000 $ à 55 000 $ par an, selon expérience L'entreprise Chez Groupe Inspire, nous ne revalorisons pas seulement des bâtiments, nous construisons l'avenir. Notre passion pour l'amélioration d'immeubles vise à créer des communautés durables et inspirantes. Nos actions sont guidées par des valeurs fondamentales : la passion au travail, l'encouragement à l'innovation, le maintien de relations enrichissantes et la quête incessante de l'excellence axée sur des solutions. Notre vision : transformer des espaces existants en lieux durables et inspirants, offrant une expérience toujours plus enrichissante et empreinte de sens à leurs occupants. Pour soutenir cette évolution, nous cherchons un·e coordonnateur·trice administratif·ve structuré·e et fiable, qui aime que les choses soient faites, bien faites, et retraçables. Quelqu'un qui devient le pivot administratif d'une équipe de quatre gestionnaires immobiliers — et qui leur redonne du temps pour ce qui compte : leurs immeubles et leurs locataires. Ton rôle Tu seras la propriétaire de quatre processus clés des opérations, au service des gestionnaires : Demandes de service : tu vérifies les demandes des locataires, tu les qualifies (nature, urgence, immeuble), tu ouvres les bons de travail, tu les achemines au bon gestionnaire et tu en assures le suivi jusqu'à la fermeture — incluant l'escalade des urgences ; Facturation fournisseurs : tu reçois, tries et vérifies les factures (montants, bons de commande, immeuble, poste budgétaire), tu les prépares pour approbation par les gestionnaires — l'approbation leur appartient — et tu suis les factures en attente ; Communications aux locataires : tu prépares et envoies les communications de masse à partir de nos gabarits (avis, entretiens, rappels) ; Données de suivi hebdomadaires : tu prépares les données du scoreboard des opérations chaque semaine. Ce que tu vas accomplir (et qui a un impact direct sur notre plan 2027) Libérer les gestionnaires — chaque heure de transactionnel que tu prends en charge, c'est une heure qu'ils redonnent aux immeubles et aux locataires. C'est LA mesure de ton succès. Standardiser l'excellence — des processus constants, documentés, retraçables, qui tiennent la route pendant que le portefeuille grandit. Fiabiliser les données — des factures bien codées, des bons de travail complets, un scoreboard juste : les décisions se prennent sur tes chiffres. Ton ADN Tu es rigoureux·se et tu as le souci du détail — surtout dans la saisie et la validation de données. Tu organises ton travail comme un pro : priorités claires, suivis rigoureux, zéro oubli. Tu es courtois·e et posé·e au téléphone — même avec un locataire mécontent. Tu as le jugement pour reconnaître une urgence et appliquer l'escalade sans hésiter. Tu es discret·ète avec l'information confidentielle, autonome et à l'aise dans une équipe qui bouge vite. Résultats attendus Factures fournisseurs saisies et acheminées pour approbation dans les 48 h ; Demandes de service qualifiées et acheminées au bon gestionnaire le jour même ; Scoreboard hebdomadaire complet et exact, livré à temps ; Temps transactionnel libéré mesurable chez les gestionnaires dès les 90 premiers jours. Compétences et expérience recherchées DEP en secrétariat ou comptabilité, DEC en techniques administratives, ou formation jugée équivalente ; 2 à 3 ans d'expérience dans un poste administratif — gestion immobilière, comptes fournisseurs ou facturation, un atout important ; Maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel ; aisance avec un logiciel de gestion immobilière ou un CRM, un atout ; Excellente maîtrise du français parlé et écrit ; anglais fonctionnel pour les locataires et fournisseurs. Pourquoi tu vas aimer travailler avec nous Une équipe passionnée, engagée et unie par des valeurs fortes ; Une vision ambitieuse pour 2027 : les ligues majeures — croissance, innovation TI, excellence opérationnelle ; Un poste clé, créé par notre planification stratégique : tu ne remplaces personne, tu bâtis quelque chose de neuf ; Salaire de base + bonification selon les objectifs ; Plan d'assurance 100 % assumé par l'employeur : parce que ton bien-être compte. Ce défi vous intéresse ? Veuillez faire parvenir votre candidature à l’adresse s.gariepy@groupeinspire.ca Type d'emploi : Temps plein, Permanent Avantages : Assurance Dentaire Assurance Maladie Complémentaire Assurance Vie Assurance Vision Congés payés Événements d'Entreprise Heures d'arrivée et de départ flexibles Stationnement sur place Tenue Décontractée Lieu du poste : En présentiel

Ce que vous ferez

Manage tenant service requests from qualification and work-order creation through follow-up and closure, escalating urgent issues as needed. Verify and route supplier invoices for manager approval, prepare tenant communications, and deliver accurate weekly operations tracking data.

Exigences

Requires a vocational diploma in secretarial studies or accounting, a college diploma in administrative techniques, or equivalent training, plus 2–3 years of administrative experience; property management, accounts payable, or billing experience is an asset. Requires strong Microsoft 365 skills, particularly Excel, excellent spoken and written French, and functional English for communicating with tenants and suppliers; familiarity with property management software or a CRM is an asset.

Avantages

• Dental Insurance
• Supplemental Health Insurance
• Life Insurance
• Vision Insurance
• Paid Leave
• Company Events
• Flexible Start and End Times
• On-Site Parking
• Casual Dress

Compétences indiquées

• Microsoft 365 · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Prioritization · Souhaitée
• CRM · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Coordination
• Accounts Payable
• Invoice Verification
• Service Request Management
• Work Order Tracking
• Tenant Communications
• Data Entry and Validation
• Excel
• Microsoft 365
• Property Management Software
• CRM
• Prioritization
• Attention to Detail
• Urgency Assessment and Escalation
• Confidentiality
• French and Functional English

Domaines d’emploi

• Administrative
• Customer Service & Support
• Finance & Accounting
• Management & Leadership