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Détails du poste

Vous êtes minutieux·se, organisé·e et aimez le travail administratif? Vous aimeriez travailler dans un environnement professionnel et dynamique? Nous voulons vous rencontrer! Fondé en 1892, ROBIC est un cabinet de renommée internationale regroupant des professionnels aux compétences variées incluant des avocats, des scientifiques et des ingénieurs spécialisés en propriété intellectuelle et en droit des affaires. En 2023, ROBIC s’est joint au groupe IPH Limited, un réseau international de cabinets spécialisés en propriété intellectuelle présent dans dix juridictions et actif auprès de clients dans plus de 25 pays. ROBIC est à la recherche d’un·e commis adminsitratif·ive pour se joindre à son équipe dynamique du secteur des brevets pour un contrat de 12 mois dans le contexte d’un remplacement de congé de maternité. Relevant de la superviseure des formalités et de la documentation, la personne retenue collaborera avec une équipe d’adjointes, de parajuristes, de spécialistes, de techniciens en documentation et d’agents de brevets reconnus pour leurs compétences et leur esprit d’équipe. Titre interne : Spécialiste formalités et annuités POURQUOI VOULOIR JOINDRE L’ÉQUIPE DE ROBIC? Pour faire partie d’une équipe humaine et dynamique; Pour avoir un horaire de travail flexible (35 heures par semaine) qui permet de faciliter votre conciliation travail-vie personnelle; Pour avoir la possibilité de faire du télétravail jusqu’à 3 jours par semaine; Pour avoir la possibilité d’avoir un vendredi sur deux de congé à l’année longue via un programme de reprise de temps; Pour avoir accès à divers avantages sociaux : assurances collectives, journées de maladie, programme de reconnaissance des années de service, programme de reconnaissance par les pairs, accès à vos journées de vacances dès l'embauche, rabais Opus, gym gratuit sur place, etc.; Pour faire partie d’une équipe où votre point de vue et vos idées sont considérés; Pour travailler dans un nouvel espace de travail lumineux, complètement rénové et facilement accessible en transport en commun où le café est gratuit en tout temps; Pour joindre un employeur qui a été nommé parmi les "Best Workplaces in Professional Services" à l'échelle nationale en 2024 et 2025, et reconnu à titre de "Great Place to Work" durant les trois dernières années. Responsabilités Préparer et transmettre des lettres et documents officiels destinés aux clients; Assurer le suivi des échéances et envoyer les rappels nécessaires; Répondre aux courriels des clients de façon professionnelle et efficace; Effectuer le paiement des taxes officielles (requêtes en examen, taxes de maintien, taxes finales) auprès de l’Office de la Propriété Intellectuelle du Canada (OPIC); Effectuer les demandes de transfert de droits, de changement d’adresse, de changement de nom etc., auprès de l’OPIC; Effectuer des recherches sur la base de données de l’OPIC, au besoin; Répondre aux demandes des usagers internes; Contribuer aux tâches générales de soutien administratif selon les besoins de l’équipe. Exigences et aptitudes Diplôme d’études professionnelles ou collégiales en bureautique (ou diplôme équivalent); Expérience minimale de 1 à 2 ans dans un poste administratif (un atout); Maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit; Maîtrise de la suite Microsoft Office; Minutie, souci du détail et rigueur dans le traitement des dossiers et documents; Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement dynamique; Esprit d’équipe et collaboration efficace avec différents intervenants; Sens de l’initiative et autonomie dans l’exécution des tâches; Aisance avec les outils informatiques et capacité à apprendre de nouveaux logiciels; Approche centrée sur le client et engagement à fournir un soutien fiable et adapté aux besoins des interlocuteurs internes et externes. Nous sommes à la recherche d’une personne coup de cœur, qui saura apporter son expertise adminsitrative pour contribuer à l’évolution de ROBIC. Nous offrons une gamme complète d’avantages sociaux distinctifs, dans un environnement de travail chaleureux et stimulant. En 2024, 2025 et 2026, ROBIC a été reconnu parmi les "Best Workplaces in Professional Services" au Canada, en plus d'être fièrement certifiés "Great Place to Work" durant les trois dernières années consécutives grâce à la rétroaction des membres de notre équipe. Ces reconnaissances illustrent notre réel engagement à prendre soin des membres de notre équipe. Chez ROBIC, nous avons la conviction que chacun∙e joue un rôle essentiel dans le maintien d’une culture d’entreprise positive, bienveillante et inclusive. Nous visons à constamment nous réinventer et mettre en place des meilleures pratiques pour nous assurer que les membres de notre équipe soient heureux, tout simplement. Notre cabinet est également un fier membre du réseau LLD (« Legal Leaders for Diversity and Inclusion »). En faisant partie de ce réseau, nous confirmons notre engagement d’offrir à tous les membres de notre équipe un environnement de travail inclusif qui valorise la diversité, l’équité et l’inclusion, et dans lequel chacun∙e se sent accueilli∙e et peut ainsi développer son plein potentiel. Nous croyons et adhérons au principe d’équité en matière d’emploi. Ainsi, nous encourageons tous les candidats qualifiés qui représentent la diversité des collectivités à soumettre leur candidature. Nous invitons chaleureusement ceux et celles qui partagent notre passion à se joindre à nous pour contribuer à notre succès continu. Les candidats intéressés sont priés de nous soumettre leur candidature rapidement. Nous sommes déjà très enthousiastes à l’idée de faire votre connaissance!

Ce que vous ferez

Prepare and transmit official documents to clients while monitoring deadlines and managing official tax payments to the Canadian Intellectual Property Office. Provide general administrative support and handle professional correspondence with internal and external stakeholders.

Exigences

Requires a vocational or college diploma in office automation and proficiency in both written French and English. Candidates should have 1-2 years of administrative experience and mastery of the Microsoft Office suite.

Avantages

• Group Insurance • Sick Days • Service Recognition Program • Peer Recognition Program • Vacation Days Available Upon Hiring • Opus Discounts • Free On-site Gym • Free Coffee • Flexible Work Schedule

Compétences indiquées

• Gestion du temps · Souhaitée
• Service à la clientèle · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• French Proficiency
• English Proficiency
• Microsoft Office Suite
• Organization
• Attention To Detail
• Time Management
• Customer Service
• Database Research
• Document Preparation

Domaines d’emploi

• Administrative
• Legal