Coordonnateur(trice) de service

Résumé du poste

The Service Coordinator manages administrative operations, including inventory control, service ticket creation, and billing for technical interventions. They also provide essential support to technicians and clients while ensuring operational efficiency and adherence to project timelines.

Détails du poste

Sommaire du poste Le ou la Coordonnateur(trice) de service joue un rôle central dans le soutien et la coordination des opérations de service. Cette personne assure la gestion administrative des interventions, le suivi des pièces et des équipements, la coordination des ressources techniques ainsi que le support aux clients et aux équipes internes. Elle contribue activement à l'efficacité opérationnelle et à la satisfaction de la clientèle en veillant au bon déroulement des activités quotidiennes. Principales responsabilités Gestion des pièces et de l’inventaire Effectuer les commandes de pièces dans le système Oracle. Assurer le suivi des commandes en attente (« Parts Pending »). Gérer les inventaires du département de service avec le magasinier ainsi que ceux liés aux projets Temps & Matériel (T&M). Participer au processus d’inventaire annuel. Préparer et expédier les pièces destinées aux clients et techniciens. Coordination des interventions et des projets Créer et administrer les billets de service. Planifier et coordonner les interventions de service T&M. Assurer le suivi des travaux en cours et veiller au respect des échéanciers. Coordonner la location des équipements requis pour les interventions (nacelles, plateformes élévatrices, etc.). Soutenir l’administration et le suivi des projets spéciaux, notamment les migrations technologiques et les programmes de modernisation de systèmes. Gestion des soumissions et des achats Préparer les soumissions destinées aux clients. Effectuer le suivi des soumissions et répondre aux demandes de la clientèle. Solliciter, analyser et comparer les soumissions des fournisseurs. Coordonner les achats requis pour les travaux de service et les projets. Soutien aux opérations Agir à titre de personne-ressource pour les techniciens de service. Fournir un soutien opérationnel aux techniciens en service de garde, de soir et de fin de semaine. Répondre aux demandes des clients et assurer un suivi rapide et professionnel. Orienter les demandes vers les départements appropriés lorsque requis. Assurer la continuité des opérations en l’absence du Directeur de service. Administration et facturation Vérifier, corriger et compléter les billets de service. Effectuer la facturation des travaux de service, incluant les heures de main-d’œuvre et les travaux HVAC. Effectuer les révisions et corrections des dossiers nécessitant des ajustements administratifs ou financiers. Maintenir l’intégrité et l’exactitude des données dans les systèmes de gestion. Conformité et amélioration continue Identifier et mettre en œuvre des améliorations visant à optimiser les processus administratifs et opérationnels. Contribuer au maintien des standards de qualité et d’efficacité du département de service. Qualifications requises DEC en administration, logistique, gestion des opérations ou toute autre combinaison de formation et d’expérience pertinente. Expérience dans un poste de coordination de service, de répartition ou de soutien administratif opérationnel. Connaissance d’Oracle ou d’un système ERP équivalent. Maîtrise de la suite Microsoft Office. Excellentes aptitudes en organisation, planification et gestion des priorités. Solides compétences en communication et en service à la clientèle. Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique comportant plusieurs dossiers simultanés. Bilinguisme (français et anglais), un atout. Atouts Expérience dans les secteurs de la sécurité électronique, du contrôle d’accès, de la vidéosurveillance, des systèmes d’alarme ou de la protection incendie. Connaissance des processus de service technique et de gestion des appels de service. Compétences recherchées Sens aigu de l’organisation et de la gestion des priorités Autonomie et esprit d’initiative Rigueur et souci du détail Excellentes habiletés relationnelles Orientation client Esprit d’équipe et collaboration Leadership et capacité d’influence Gestion du stress et respect des échéanciers Capacité d’adaptation et résolution de problèmes Fourchette salariale horaire : 36$ à 47$ (Le taux horaire sera déterminé en fonction de la formation, de l’expérience, des connaissances, des compétences et des aptitudes du candidat, de l’équité interne et des données du marché.) Ce poste offre un ensemble d’avantages sociaux concurrentiel. La fourchette salariale affichée représente la rémunération cible pour ce rôle. Toutefois, les candidats exceptionnels possédant des compétences et une expérience uniques peuvent être considérés au-delà de cette fourchette. Afin d’assurer un processus d’embauche efficace et équitable, des outils technologiques, y compris l’intelligence artificielle (IA), peuvent être utilisés pour identifier et évaluer les candidats. Toutes les décisions d’embauche sont prises par des évaluateurs humains. Les filiales canadiennes de Johnson Controls s'engagent à fournir des accommodements raisonnables aux candidats, aux postulants et aux employés en situation de handicap, conformément à la législation applicable en matière de droits humains et, en Ontario, conformément à la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario ("AODA"). Lorsqu'une demande est faite, des accommodements seront fournis tout au long des étapes du processus de recrutement et de sélection. Pour faire une demande d'accommodement, veuillez nous contacter. Toute information que vous fournissez concernant des mesures d'accommodement sera traitée de manière confidentielle. Une copie des politiques AODA applicables de Johnson Controls est disponible sur notre site web à l'adresse www.johnsoncontrols.com à titre de référence et peut être mise à disposition dans des formats accessibles sur demande.

Ce que vous ferez

The Service Coordinator manages administrative operations, including inventory control, service ticket creation, and billing for technical interventions. They also provide essential support to technicians and clients while ensuring operational efficiency and adherence to project timelines.

Exigences

Candidates must hold a college diploma (DEC) in administration, logistics, or operations management, along with relevant experience in service coordination. Proficiency in Oracle or an equivalent ERP system and the Microsoft Office suite is required, with bilingualism in French and English considered an asset.

Avantages

• Competitive benefits package

Compétences indiquées

• Administrative Support · Souhaitée
• Gestion des stocks · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• Service à la clientèle · Souhaitée
• Billing · Souhaitée
• Logistique · Souhaitée
• Project Coordination · Souhaitée
• Technical Support · Souhaitée
• Procurement · Souhaitée
• Gestion du temps · Souhaitée
• Communication · Souhaitée
• Résolution de problèmes · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Service coordination
• Administrative support
• Inventory management
• Oracle ERP
• Microsoft Office
• Customer service
• Billing
• Logistics
• Project coordination
• Technical support
• Procurement
• Time management
• Communication
• Problem solving
• Organization
• Fire Protection
• Administrative Support
• Operational Efficiency
• Bilingual (French/English)
• Access Controls
• HVAC
• Alarm Devices
• Technical Support
• Customer Support
• Customer Service
• Enterprise Resource Planning
• Inventory Control
• Inventory Management
• Problem Solving
• Project Management
• Operations Management
• Operations
• Project Coordination
• Time Management
• Technical Services
• Coordinating

Domaines d’emploi

• Administrative
• Customer Service & Support
• Logistics
• Security & Safety
• Management & Leadership
• Service Coordinator
• Administrative Clerk / Coordinator
• General Office Clerks
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

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