Adjoint.e administratif.ve à l’estimation

Résumé du poste

Provide administrative and reception support for the Quebec City office, including handling communications, visitors, supplies, and meeting rooms. Coordinate bid and tender documentation, track submissions and deadlines, maintain records and templates, and support estimators, project managers, and other stakeholders.

Détails du poste

Sommaire Sous la responsabilité du chef à l’estimation l'adjointe administrative à l'estimation assure le soutien administratif aux activités d'estimation et de gestion des soumissions pour l'ensemble des divisions. Elle contribue à la préparation des documents d'appels d'offres, au suivi des échéanciers et à la gestion documentaire, tout en assurant le bon fonctionnement quotidien du bureau de Québec par la coordination des services administratifs et de réception. Responsabilités principales Assurer la réception et l'accueil des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires du bureau de Québec; Répondre aux appels téléphoniques et assurer le traitement du courrier et des communications générales; Agir comme personne ressource lors de la réception des demandes de soumissions, des suivis et des envois aux clients; Préparer, coordonner et effectuer la mise en page des dossiers de soumission et des documents requis; Télécharger, classer et distribuer la documentation d'appels d'offres aux intervenants concernés; Maintenir à jour et assurer un suivi rigoureux de la liste des soumissions en cours; Effectuer le classement électronique des dossiers d'estimation et de soumission; Maintenir à jour les différents formulaires, modèles et documents utilisés dans le cadre des soumissions; Effectuer le suivi des tâches requises avant le dépôt des soumissions afin de s'assurer que l'ensemble des documents et informations demandés sont présents; Soutenir les estimateurs, chargés de projets et gestionnaires dans les différentes activités administratives liées aux estimations; Assurer la gestion documentaire des appels d'offres et le respect des échéanciers de dépôt; Consulter quotidiennement les plateformes d'appels d'offres, notamment le SEAO, et transmettre l'information pertinente; Coordonner la préparation des salles de conférence et veiller à leur bon fonctionnement; Effectuer les commandes de fournitures de bureau, de papeterie et de matériel nécessaire aux opérations du bureau; Assurer le maintien d'un environnement de travail propre, organisé et fonctionnel; Maintenir des relations professionnelles et de confiance avec les gestionnaires, professionnels, sous-traitants, fournisseurs et clients; Effectuer toutes autres tâches connexes jugées pertinentes dans le cadre du poste. Qualifications DEP, DEC ou AEC en administration, bureautique ou dans un domaine connexe, ou toute combinaison équivalente de formation et d'expérience; Deux (2) à trois (3) années d'expérience dans un rôle administratif similaire; Expérience dans les domaines de la construction, du génie civil ou du milieu minier, un atout; Excellente maîtrise de la Suite Microsoft Office (particulièrement Word, Excel et Outlook); Excellente maîtrise du français parlé et écrit; Bonne compréhension de l'anglais écrit afin de lire, comprendre et traiter la documentation liée aux appels d'offres et aux soumissions; Capacité à évoluer dans un environnement dynamique comportant plusieurs priorités simultanées. Aptitudes Sens élevé de l'organisation et gestion efficace des priorités; Rigueur et souci du détail; Esprit d'équipe et approche collaborative; Autonomie, débrouillardise et sens de l'initiative; Professionnalisme et discrétion; Excellentes habiletés en communication et en service à la clientèle; Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéanciers; Respect de la confidentialité. Conditions de travail Horaire : 40 h/semaine, du lundi au vendredi; Lieu : bureau de Québec; Activités sociales organisées par l'entreprise; Assurances collectives; REER avec contribution de l'employeur. Statut Open Lieu Québec (Quebec) Division Administration Type d'emploi Full-Time Date de publication 2026-10-20 Partager Postuler Postuler Postuler × Avertissement Avertissement ! Vous quittez le site Fournier et fils https://fournierfils.bamboohr.com/careers/332 Continuer Continuer Continuer

Ce que vous ferez

Provide administrative and reception support for the Quebec City office, including handling communications, visitors, supplies, and meeting rooms. Coordinate bid and tender documentation, track submissions and deadlines, maintain records and templates, and support estimators, project managers, and other stakeholders.

Exigences

Requires a diploma or equivalent education and experience in administration, office administration, or a related field, plus two to three years of similar administrative experience. Candidates should be proficient in Microsoft Office, fluent in spoken and written French, able to understand written English, and organized, detail-oriented, collaborative, and capable of managing competing priorities.

Avantages

• Social Activities
• Group Insurance
• Employer-Matched Retirement Savings Plan

Compétences indiquées

• Service à la clientèle · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Communication · Souhaitée
• Multitasking · Souhaitée
• Prioritization · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée
• Microsoft Outlook · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Bid and Tender Coordination
• Document Management
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft Outlook
• French Communication
• Written English Comprehension
• Organization
• Prioritization
• Attention to Detail
• Customer Service
• Communication
• Confidentiality
• Deadline Management
• Multitasking

Domaines d’emploi

• Administrative
• Construction
• Customer Service & Support

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