Administrative Assistant - Immigration Law / Adjointe administrative - Droit de l'immigration

Résumé du poste

Support lawyers and legal staff with daily administrative operations, including correspondence, digital files, case records, calendars, client inquiries, and basic document preparation. Track file status, enter and format information, and coordinate with internal and external stakeholders to ensure timely follow-up on immigration matters.

Détails du poste

Law Firm Description LexMobilis Immigration is a Montréal-based law firm supporting employers across Canada with corporate immigration, workforce mobility and regulatory compliance. We work closely with HR teams, legal departments and business leaders to support workforce planning, business continuity and immigration risk management. Our services include compliance readiness, internal immigration processes, and preparation for audits and inspections under federal and Québec frameworks. We combine legal rigour, practical solutions and a personalized approach, offering bilingual support to diverse organizations. Role Description This full-time remote Administrative Assistant – Immigration Law role supports lawyers and legal staff in managing day-to-day administrative operations. Physical presence at the office may be required from time to time. Responsibilities include handling correspondence, organizing digital files, maintaining case records, scheduling meetings, and coordinating calendars. The role involves answering and directing phone calls with professional etiquette, managing client inquiries, and preparing basic documentation and forms under supervision. The Administrative Assistant also assists with data entry, document formatting, status tracking of files, and collaboration with internal and external stakeholders to ensure smooth workflow and timely follow-up on immigration matters. Qualifications Minimum two years of experience in immigration law firms required. Excellent written and spoken English and French required. Strong administrative skills, including document management, scheduling and accurate data entry. Professional communication and telephone etiquette with clients, colleagues and external partners. Ability to manage calendars, coordinate tasks and prioritize competing deadlines. Proficiency in office software and cloud-based document systems, with the ability to learn new tools quickly. Excellent organizational skills, attention to detail and discretion when handling confidential information. Ability to work independently and effectively in a remote environment. Diploma or certification in administration, legal studies or a related field preferred; equivalent education and experience considered. Applications are open now and will be accepted through November 6, 2026. Please submit your CV and a brief personal introduction by email at cristina@lexmobilis.com ***FR*** Présentation du cabinet LexMobilis Immigration est un cabinet d’avocats établi à Montréal qui accompagne les employeurs partout au Canada en matière d’immigration d’affaires, de mobilité de la main-d’œuvre et de conformité réglementaire. Nous travaillons étroitement avec les équipes de ressources humaines, les services juridiques et les dirigeants d’entreprise pour soutenir la planification des effectifs, la continuité des activités et la gestion des risques liés à l’immigration. Nos services comprennent l’accompagnement en matière de conformité, la mise en place de processus internes en immigration et la préparation aux audits et aux inspections dans les cadres fédéral et québécois. Nous allions rigueur juridique, solutions pratiques et approche personnalisée, en offrant un accompagnement bilingue à des organisations diversifiées. Description du poste Le poste d’adjoint administratif ou d’adjointe administrative en droit de l’immigration est offert à temps plein, en télétravail quoi que la présence physique au bureau pourrait être requise de temps en temps. La personne occupant ce poste soutient les avocats et l’équipe juridique dans la gestion quotidienne des activités administratives. Ses responsabilités comprennent le traitement de la correspondance, l’organisation des dossiers numériques, la tenue à jour des dossiers clients, la planification des réunions et la coordination des agendas. Elle répond aux appels et les dirige avec professionnalisme, traite les demandes des clients et prépare des documents et formulaires de base sous supervision. Elle participe également à la saisie de données, à la mise en forme des documents et au suivi de l’avancement des dossiers, tout en collaborant avec les intervenants internes et externes pour assurer le bon déroulement du travail et des suivis dans les délais requis. Qualifications Au moins deux ans d’expérience dans des cabinets d’avocats en droit de l’immigration exigés. Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, exigée. Solides compétences administratives, notamment en gestion documentaire, en planification et en saisie exacte de données. Professionnalisme dans les communications écrites, verbales et téléphoniques avec les clients, les collègues et les partenaires externes. Capacité à gérer les agendas, à coordonner les tâches et à établir les priorités en fonction des échéances. Maîtrise des logiciels bureautiques et des systèmes de gestion documentaire infonuagiques, et capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils. Excellent sens de l’organisation, souci du détail et discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels. Capacité à travailler de façon autonome et efficace en télétravail. Diplôme ou certification en administration, en études juridiques ou dans un domaine connexe souhaité; toute combinaison équivalente de formation et d’expérience sera considérée. Les candidatures sont ouvertes dès maintenant et seront acceptées jusqu’au 6 novembre 2026 inclusivement. Veuillez transmettre votre CV accompagné d’une courte présentation personnelle par courriel à cristina@lexmobilis.com.

Ce que vous ferez

Support lawyers and legal staff with daily administrative operations, including correspondence, digital files, case records, calendars, client inquiries, and basic document preparation. Track file status, enter and format information, and coordinate with internal and external stakeholders to ensure timely follow-up on immigration matters.

Exigences

At least two years of experience in an immigration law firm and excellent written and spoken English and French are required. Candidates should have strong administrative, organizational, communication, and document-management skills, be comfortable working independently remotely, and preferably have a diploma or certification in administration, legal studies, or a related field.

Compétences indiquées

• document preparation · Souhaitée
• Saisie de données · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Immigration Law Administration
• Correspondence Management
• Digital File Organization
• Case Record Maintenance
• Meeting Scheduling
• Calendar Coordination
• Client Inquiry Management
• Professional Telephone Etiquette
• Document Preparation
• Data Entry
• Document Formatting
• File Status Tracking
• Stakeholder Collaboration
• Document Management Systems
• Confidential Information Handling
• Deadline Prioritization

Domaines d’emploi

• Administrative
• Legal
• Customer Service & Support