Assistante exécutive ou assistant exécutif

Résumé du poste

Provide high-level administrative, organizational, and governance support to the CEO, executive team, and board, including calendar and travel management, communications, expenses, meeting coordination, and governance documentation. Coordinate organizational administration and contribute to cross-functional initiatives and improvements to tools, systems, and processes.

Détails du poste

Énoncé du poste Relevant de la gestionnaire, Gouvernance et Bureau de la présidence, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif joue un rôle clé dans le bon fonctionnement du Bureau de la présidence. À titre de principale personne-ressource auprès des parties prenantes internes et externes, cette personne assure un soutien administratif, organisationnel et de gouvernance de haut niveau afin de permettre à la présidente-directrice générale, à l’équipe de direction et au conseil d’administration d’atteindre leurs priorités stratégiques. Ce rôle contribue directement à la mission de la Fondation visant à bâtir une société plus résiliente, inclusive et durable. Soutien à la présidence et à la direction Assurer la gestion de l’agenda, des déplacements, des communications, des suivis et des dépenses de la présidente-directrice générale. Agir comme point de contact principal du Bureau de la présidence et soutenir les événements, les initiatives stratégiques et les relations avec les parties prenantes. Gouvernance et soutien au conseil d’administration Appuyer la coordination des activités du conseil d’administration et de ses comités, notamment la planification des réunions, la préparation des documents de gouvernance, la logistique, la rédaction des procès-verbaux et le maintien de pratiques de gouvernance efficaces. Administration et coordination organisationnelle Soutenir le fonctionnement quotidien de la Fondation en coordonnant les services administratifs, les déplacements de l’équipe de direction, la gestion documentaire et les processus internes nécessaires à une organisation efficace. Collaboration et amélioration continue Contribuer à des projets transversaux, soutenir l’amélioration des outils, systèmes et processus de travail, et favoriser une culture de collaboration, de service et d’excellence opérationnelle. Profil recherché Personne bilingue (français et anglais) possédant au moins trois années d’expérience dans un rôle similaire auprès de cadres supérieurs. Excellentes compétences organisationnelles, relationnelles et rédactionnelles, maîtrise de Microsoft 365 et SharePoint, jugement professionnel développé et intérêt marqué pour la gouvernance, la philanthropie et le secteur à but non lucratif. Ce que nous offrons Joignez-vous à l’une des principales fondations philanthropiques du Canada et contribuez à générer un impact social et environnemental durable. La Fondation offre un salaire compétitif, des avantages sociaux entièrement payés, une contribution de 6 % à un régime de retraite, quatre semaines de vacances, une fermeture rémunérée entre le 25 décembre et le 1er janvier, un mode de travail hybride, une allocation pour le télétravail, des programmes de mieux-être ainsi qu’un environnement de travail inclusif, collaboratif et guidé par des valeurs fortes. Pour plus amples renseignements, veuillez visiter le lien en dessous et postulez dès maintenant.

Ce que vous ferez

Provide high-level administrative, organizational, and governance support to the CEO, executive team, and board, including calendar and travel management, communications, expenses, meeting coordination, and governance documentation. Coordinate organizational administration and contribute to cross-functional initiatives and improvements to tools, systems, and processes.

Exigences

Requires at least three years of experience in a similar role supporting senior executives and bilingual proficiency in French and English. Candidates should have strong organizational, interpersonal, and writing skills, proficiency with Microsoft 365 and SharePoint, sound professional judgment, and an interest in governance, philanthropy, and the nonprofit sector.

Avantages

• Fully Paid Benefits
• 6% Retirement Plan Contribution
• Four Weeks of Vacation
• Paid Office Closure Between December 25 and January 1
• Hybrid Work Arrangement
• Remote Work Allowance
• Wellness Programs

Compétences indiquées

• written communication · Souhaitée
• Microsoft 365 · Souhaitée
• SharePoint · Souhaitée
• Process Improvement · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Executive Support
• Calendar Management
• Travel Coordination
• Communication Management
• Expense Management
• Board Governance
• Meeting Planning
• Governance Document Preparation
• Minute Taking
• Document Management
• Administrative Coordination
• Stakeholder Relations
• Microsoft 365
• SharePoint
• Written Communication
• Process Improvement

Domaines d’emploi

• Administrative
• Management & Leadership
• Social Services

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