Adjoint(e) de programme (Concours Graham Sommer)

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche). Unité d'embauche École de musique Schulich – Communications et production – Événements musicaux Sommaire Du Poste Relevant de l’administrateur(trice) de la production, des événements et des communications, l’assistant(e) de programme soutient la planification, la coordination et la réalisation du Concours Graham Sommer (CGS). La personne titulaire du poste fournit un soutien administratif, communicationnel et événementiel afin d’assurer le bon déroulement de l’ensemble des activités du concours, notamment la coordination des participants et des membres du jury, l’organisation des déplacements et de l’hébergement, la mise à jour du site Web et des médias sociaux, le suivi financier ainsi que le soutien lors des événements. Le CGS est une initiative nationale complexe réunissant des candidats, des membres du jury, des musiciens, des invités et des partenaires institutionnels de partout au Canada. L’assistant(e) de programme joue un rôle essentiel dans le maintien d’opérations efficaces et dans l’offre d’une expérience exceptionnelle aux participants. Principales Responsabilités Soutenir l’administration et les opérations quotidiennes du Concours Graham Sommer. Participer à l’élaboration et à la mise à jour du contenu du site Web du concours, des médias sociaux, des campagnes de courriel et des autres plateformes de communication. Coordonner les déplacements, l’hébergement, le transport local et les arrangements d’accueil pour les candidats, les membres du jury, les artistes invités et les autres participants invités. Fournir un soutien administratif aux activités du jury, notamment la planification des horaires, la préparation des documents, la distribution du matériel et la coordination des processus d’évaluation. Tenir à jour les dossiers, bases de données, informations d’inscription, listes de contacts et listes d’envoi, tout en assurant l’exactitude et la confidentialité des renseignements. Participer au suivi des dépenses opérationnelles et administratives, notamment les coûts liés au matériel, aux fournitures, aux déplacements, à l’accueil et à la production, en veillant au respect des budgets approuvés. Préparer la correspondance, les rapports, les calendriers, les itinéraires et toute autre documentation administrative requise. Répondre aux demandes de renseignements des participants, des membres du jury, des invités et du public de manière professionnelle et dans les meilleurs délais. Appliquer les règlements, politiques et procédures de l’Université en lien avec l’administration du concours et les activités des participants. Contribuer à la coordination des activités de marketing et de promotion précédant le concours. Fournir un soutien sur place lors des activités du concours, des répétitions, des prestations, des réunions et des événements spéciaux. Effectuer toute autre tâche connexe contribuant à la réussite du Concours Graham Sommer. Compétences Et Aptitudes Excellentes compétences en organisation, en planification et en coordination de projets. Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale. Grand souci du détail et capacité à gérer simultanément plusieurs priorités. Expérience dans la coordination d’événements, les services aux invités, l’organisation de déplacements ou la gestion d’activités administratives complexes. Capacité à faire preuve de discrétion et à préserver la confidentialité lors du traitement de renseignements sensibles. Excellentes aptitudes à la résolution de problèmes et capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’en collaboration. La connaissance des systèmes de gestion de contenu Web et des outils de gestion d’événements constitue un atout. La connaissance de l’administration universitaire, des organismes des arts de la scène ou du milieu des événements culturels constitue un atout. Capacité à travailler selon un horaire flexible, y compris occasionnellement en soirée et les fins de semaine, pour soutenir les événements et les activités liées au concours. Avant de postuler, veuillez noter que, pour travailler à l'Université McGill, vous devez être légalement autorisé(e) à travailler au Canada et être disposé(e) à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est situé. Connaissance de l'anglais L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter des communications en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué à un niveau # 4 (qualificatif) sur une échelle de 0 à 4. Pour consulter la définition des niveaux de compétence linguistique, veuillez cliquer ici : https://www.mcgill.ca/hr/fr/carrieres/niveaux-de-competence-linguistique Formation Et Expérience Minimales Requises Diplôme d’études secondaires 2 Ans Expérience pertinente Salaire Horaire (SEOUM C) $20.00 Nombre estimé d’heures de travail par Semaine 20 (Temps partiel) Date De Début De L’emploi 2026-08-28 Date De Fin De L’emploi 2026-10-31 Date Limite Pour Postuler 2026-08-21 Ce poste est couvert par les dispositions de la convention collective d’AMUSE. L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].

The Program Assistant supports the planning, coordination, and execution of the Graham Sommer Competition, including managing participants, juries, and logistics. Key duties include administrative support, communication via web and social media, and on-site event coordination.

Candidates must have a high school diploma and at least two years of relevant experience in event coordination or administration. Proficiency in English is required, along with the ability to work a flexible schedule including evenings and weekends.

• Gestion du tempsSouhaitée
• Service à la clientèleSouhaitée
• Résolution de problèmesSouhaitée
• Gestion de projetSouhaitée

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Project Coordination
• Event Planning
• Written and Oral Communication
• Travel and Accommodation Coordination
• Administrative Support
• Budget Tracking
• Social Media Management
• Web Content Management
• Problem Solving
• Confidentiality
• Time Management
• Customer Service

• Administrative
• Art & Design
• Education
• Creative & Media
• Management & Leadership

Formation minimale

Études secondaires

Expérience minimale

2+ ans

Postuler avant le

14 sept. 2026

Langue de l’offre

français

Heures de travail

20 heures par semaine

Niveau d’expérience

Entry level