Agent/ Agente des bourses

Résumé du poste

Administer and coordinate admission and in-course scholarship programs, including application reviews, eligibility checks, selection committees, renewals, appeals, awards, and related communications. Maintain accurate scholarship records and reports, support student and donor engagement, respond to inquiries, and help improve processes and provide operational support to the financial aid office.

Détails du poste

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche). Bourses et aide financière Le Service des bourses et d’aide financière aux étudiants de McGill dispense des conseils sur les possibilités de financement, l’établissement de budgets et la gestion de l’endettement. Il administre toutes les aides financières des gouvernements des provinces, du Canada et des États-Unis. En outre, il offre un programme d’aide financière d’admission, des bourses d’admission, un programme d’aide financière en cours d’études (prêts et bourses) et un programme travail-études fondé sur les besoins financiers. Sommaire Du Poste Relevant de la gestionnaire des bourses, l’agent(e) des bourses appuie l’administration et la coordination des programmes de bourses d’admission et de bourses en cours d’études de l’Université. La personne titulaire est responsable de l’évaluation de l’admissibilité aux bourses, de la coordination des processus de candidature et de sélection, de l’administration des bourses ainsi que du soutien aux renouvellements et aux appels. Elle agit également comme personne-ressource clé pour le personnel du Bureau des bourses et de l’aide financière aux étudiants (BBAFE), les étudiants, les partenaires universitaires et les partenaires externes, en veillant à la prestation exacte et efficace des services liés aux bourses conformément aux politiques et procédures établies de l’Université. Principales responsabilités Évaluation des candidatures et sélection des boursiers Examiner et évaluer les candidatures aux bourses d’admission à versement unique et renouvelables, notamment le dossier scolaire, les documents complémentaires et les critères d’admissibilité établis. Formuler des recommandations concernant l’octroi, le renouvellement ou le renvoi des candidatures aux comités de sélection. Analyser les candidatures provenant de l’Ontario et des autres provinces pour les importantes bourses d’admission et formuler des recommandations concernant le niveau des bourses et l’avancement des dossiers aux comités de sélection des bourses Prestige et Greville Smith. Administrer les processus de mise en candidature et de demande pour les concours de bourses d’admission, de bourses en cours d’études ainsi que les concours de bourses internes et externes, notamment les Prix sportifs, la Médaille académique du Gouverneur général, la Bourse de la famille Chadha et le CCIQ. Cela comprend la coordination de l’examen des candidatures, la compilation des dossiers, la vérification des pièces justificatives, la distribution des documents aux comités de sélection, l’évaluation des critères d’admissibilité à partir des relevés académiques (MPC, exigences de crédits et autres critères) ainsi que la communication des décisions aux récipiendaires. Comités de sélection, renouvellements et appels Coordonner l’administration des comités de sélection des bourses, y compris la confirmation annuelle des membres, la planification des rencontres, le soutien aux activités des comités, la mise en œuvre des décisions et la préparation de la documentation pertinente. Coordonner les appels annuels de candidatures aux bourses en collaborant avec les facultés et les unités concernées et en veillant à ce que les documents de candidature et les informations publiées sur le site Web des bourses soient exacts et à jour. Soutenir le processus de renouvellement des bourses en vérifiant les critères d’admissibilité académique, tels que la moyenne cumulative (MPC) et la charge de cours, et en préparant des recommandations quant aux décisions de renouvellement. Coordonner le processus d’appel des décisions relatives aux bourses, notamment en préparant et en maintenant à jour la documentation, les rapports et les dossiers destinés au gestionnaire des bourses et au Sous-comité de révision des bourses (Comité d’appel du SRS). Administration et traitement des bourses Saisir et gérer les offres de bourses dans Banner Student Aid (BSA), y compris le suivi des offres acceptées ou refusées, le traitement des annulations, des modifications et des réattributions de bourses, ainsi que l’ajustement des dates et montants des versements. Coordonner la préparation et l’envoi en temps opportun des lettres d’offre de bourse et des communications connexes, en respectant les échéanciers établis. Fournir un soutien administratif et clérical relativement aux versements de bourses et de récompenses au mérite dans BSA. Coordonner et assurer le suivi des dépôts de chèques de bourses externes et maintenir des dossiers exacts. Assurer le suivi des récipiendaires de la bourse Loran qui présentent une demande d’admission à McGill, coordonner les services d’accompagnement avec l’équipe du recrutement et superviser la distribution des allocations Loran aux boursiers inscrits. Communications et représentation Agir à titre de personne-ressource pour le personnel du Bureau des bourses et de l’aide financière aux étudiants (BBAFE) et la communauté mcgilloise en fournissant des renseignements complets sur les politiques et procédures du programme de bourses d’admission de l’Université. Répondre aux demandes de renseignements des candidats, des nouveaux étudiants et étudiants actuels, des parents, des conseillers d’orientation du secondaire et d’autres parties prenantes au sujet du programme de bourses. Assurer le suivi et la compilation des statistiques relatives au volume des demandes reçues par courriel et par téléphone. Représenter le programme de bourses lors d’activités et d’événements de recrutement, notamment la Fin de semaine d’accueil des parents, les portes ouvertes, les événements Prestige et d’autres initiatives. Relations avec les donateurs, reconnaissance et mobilisation des boursiers Collaborer avec l’Avancement universitaire (AU) à l’organisation d’activités de reconnaissance étudiante, d’événements et de programmes de remerciement aux donateurs. Coordonner la participation des étudiants au Programme de mentorat des boursiers Prestige, agir comme personne-ressource auprès de l’AU et soutenir l’administration du programme. Gestion des dossiers, rapports et amélioration des processus Maintenir les bases de données, registres, systèmes de suivi et autres documents liés aux bourses afin d’assurer l’exactitude et l’intégrité des renseignements concernant les bourses, les récipiendaires, les donateurs et les comités. Organiser et gérer les documents et dossiers de l’unité conformément au calendrier de conservation des documents de l’Université. Identifier et recommander des améliorations aux procédures liées aux bourses afin d’accroître l’efficacité opérationnelle. Soutien opérationnel et travail d’équipe Répartir le travail, vérifier les tâches réalisées et participer à la formation des étudiants employés occasionnels. Fournir un soutien transversal aux autres équipes du BBAFE, au besoin, afin de répondre aux priorités opérationnelles, aux périodes de pointe et aux initiatives spéciales. Autres compétences et aptitudes requises Excellente connaissance de l’administration des services aux étudiants, des programmes de bourses et des règlements académiques. Capacité à interpréter et à appliquer des politiques, procédures, critères d’admissibilité et ententes avec les donateurs. Expérience de travail avec des systèmes d’information étudiants et des bases de données (p. ex. Banner, Minerva). Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel pour l’analyse de données, le suivi et la production de rapports. Expérience dans la gestion de bases de données et la production de rapports statistiques. Excellentes compétences en gestion documentaire et tenue de dossiers. Solides capacités d’analyse et de résolution de problèmes. Capacité à examiner avec exactitude de grands volumes d’information et à déceler les écarts ou anomalies. Souci exceptionnel du détail et engagement envers l’intégrité des données. Aptitude démontrée à communiquer clairement et professionnellement, tant à l’oral qu’à l’écrit, et à établir des relations de travail positives avec une variété d’intervenants. Capacité à gérer plusieurs priorités et échéances simultanément, particulièrement lors des périodes de pointe du cycle des bourses. Capacité à coordonner des processus complexes impliquant de multiples intervenants et des échéanciers rigoureux. Capacité à gérer des situations délicates avec professionnalisme, tact, diplomatie et discrétion. Capacité à travailler efficacement de façon autonome et en équipe. Grande capacité d’adaptation et aptitude à évoluer dans un environnement au rythme soutenu. Excellente maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit. Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4-usage courant sur une échelle de 0-4. Formation Et Expérience Minimales Requises DEC III 3 ans Expérience connexe avec DEC III / Salaire Horaire (AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97 Heures Par Semaine 33.75 (Temps plein) Superviseur Scholarships Manager Date de fin de l’emploi (le cas échéant) : Date Limite Pour Postuler 2026-11-18 L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.

Ce que vous ferez

Administer and coordinate admission and in-course scholarship programs, including application reviews, eligibility checks, selection committees, renewals, appeals, awards, and related communications. Maintain accurate scholarship records and reports, support student and donor engagement, respond to inquiries, and help improve processes and provide operational support to the financial aid office.

Exigences

Requires a college-level diploma (DEC III) and three years of related experience, along with knowledge of student services, scholarship programs, academic regulations, and student information systems such as Banner or Minerva. Candidates need advanced Microsoft Office skills, strong analytical and records-management abilities, excellent English and French communication skills, and the ability to manage competing deadlines and sensitive matters.

Compétences indiquées

• Microsoft Excel · Souhaitée
• Analyse de données · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Scholarship Administration
• Eligibility Assessment
• Application and Selection Coordination
• Student Services Administration
• Academic Regulations
• Policy Interpretation
• Student Information Systems
• Banner
• Minerva
• Microsoft Excel
• Data Analysis
• Statistical Reporting
• Database Management
• Records Management
• Attention to Detail
• Stakeholder Communication

Domaines d’emploi

• Education
• Administrative
• Customer Service & Support
• Data & Analytics

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