Assistant(e) administratif(ve) C

Résumé du poste

Provide advanced administrative support for course management, student registration and records, instructor support, and the daily operations of the First Nations and Inuit Education Office. Coordinate course materials, communications, meetings, events, tracking tools, and administrative follow-ups while maintaining accurate, organized, and confidential records.

Détails du poste

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche). Description De Poste Fournit un soutien administratif de niveau avancé au Bureau de l’éducation des Premières Nations et des Inuit (BEPNI), notamment en ce qui concerne la gestion des cours, l’inscription des étudiants, le soutien aux formateurs, la gestion des dossiers et la coordination des activités opérationnelles quotidiennes. Principales responsabilités Soutenir les activités liées à la gestion des cours et aux processus d’inscription des étudiants. Préparer, tenir à jour et organiser les dossiers des étudiants, des formateurs et des cours. Préparer les dossiers de cours, le matériel pédagogique et les autres documents administratifs. Assurer le suivi des présences, de la réussite des cours et des documents de fin de formation. Effectuer le suivi des exigences administratives en suspens et veiller à ce qu’elles soient traitées dans les délais prescrits. Fournir un soutien administratif aux formateurs tout au long du processus de prestation des cours. Coordonner les suivis administratifs auprès des étudiants, des formateurs, des partenaires en éducation autochtone et des unités universitaires concernées. Répondre aux demandes de renseignements courantes et acheminer les questions plus complexes aux personnes ou aux services appropriés. Coordonner la préparation, la distribution, l’expédition et le suivi du matériel de cours et de la documentation connexe. Tenir à jour les outils de suivi et assurer le suivi du matériel manquant ou des exigences administratives non satisfaites. Veiller à ce que le matériel de cours et la documentation connexe soient organisés et accessibles au besoin. Participer à l’organisation et à la coordination des réunions, des événements et des autres activités du BEPNI. Planifier les réunions, préparer les invitations et les listes de participants, et coordonner les dispositions logistiques. Préparer la documentation nécessaire aux réunions et tenir à jour les dossiers connexes ainsi que la documentation relative aux suivis. Préparer et tenir à jour des feuilles de calcul, des outils de suivi, des rapports, des listes et des dossiers électroniques afin de soutenir les activités du BEPNI. Veiller à l’exactitude, à l’exhaustivité, à l’organisation et à la confidentialité des dossiers administratifs. Tenir à jour la documentation nécessaire à la prestation des cours, à la gestion des dossiers étudiants et au bon déroulement des activités opérationnelles. Gérer plusieurs priorités et échéances simultanément, tout en veillant à l’exécution des tâches assignées dans les délais requis. Faire preuve de discernement et d’initiative dans la résolution de questions administratives courantes ou plus complexes. Travailler de façon autonome tout en collaborant étroitement avec l’équipe administrative du BEPNI. Effectuer toute autre tâche administrative connexe qui lui est confiée. Compétences et aptitudes requises Excellentes compétences en organisation, en gestion du temps et en suivi, ainsi qu’un grand souci du détail et de l’exactitude. Excellentes aptitudes en communication écrite et orale et en relations interpersonnelles. Capacité à gérer plusieurs priorités, à travailler de façon autonome et en collaboration avec les autres, et à faire preuve de discernement. Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et Teams); une connaissance de SharePoint et de la gestion électronique des dossiers constitue un atout. Capacité à tenir des dossiers exacts, à préparer des feuilles de calcul et des rapports, et à se familiariser avec de nouveaux systèmes et processus administratifs. Capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion et à communiquer de manière professionnelle avec divers intervenants. Maîtrise de l’anglais; la connaissance du français constitue un atout. Intérêt pour l’éducation autochtone et les programmes communautaires; une expérience en administration universitaire ou en gestion des dossiers étudiants constitue un atout. Formation Et Expérience Minimales Requises Diplôme d’études secondaires 2 Ans Expérience pertinente Salaire Horaire (SEOUM C) $29.42 Nombre estimé d’heures de travail par Semaine 33.75 (Temps plein) Date De Début De L’emploi 2026-10-20 Date De Fin De L’emploi 2027-04-19 Date Limite Pour Postuler 2026-10-26 Ce poste est couvert par les dispositions de la convention collective d’AMUSE. L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.

Ce que vous ferez

Provide advanced administrative support for course management, student registration and records, instructor support, and the daily operations of the First Nations and Inuit Education Office. Coordinate course materials, communications, meetings, events, tracking tools, and administrative follow-ups while maintaining accurate, organized, and confidential records.

Exigences

Requires a high school diploma and two years of relevant experience. Candidates should have strong organizational, communication, and follow-up skills; proficiency with Microsoft Office; the ability to manage competing priorities and confidential information; and fluency in English, with French, SharePoint, and university administration experience considered assets.

Compétences indiquées

• Gestion du temps · Souhaitée
• Microsoft Teams · Souhaitée
• written communication · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• interpersonal skills · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• SharePoint · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée
• Microsoft Outlook · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Course Administration
• Student Registration
• Records Management
• Organization
• Time Management
• Attention to Detail
• Written Communication
• Verbal Communication
• Interpersonal Skills
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft Outlook
• Microsoft Teams
• SharePoint
• Confidentiality

Domaines d’emploi

• Administrative
• Education

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