Adjoint.e, Centre d’affaires/ Business Centre Assistant

Résumé du poste

The Business Centre Assistant performs various operational tasks including mail processing, document imaging, and office supply management. They also support the facility team with office setups, equipment maintenance, and event coordination.

Détails du poste

Votre prochaine possibilité de carrière Aimeriez-vous faire partie d’un cabinet d’avocats en droit des affaires de premier plan et progressiste au Canada? McMillan vous offre l’occasion de joindre les services du Centre d’affaires de Montréal à titre d’adjoint.e, Centre d’affaires. En tant que membre de l’équipe nationale des services du Centre d’affaires et des installations, vous contribuerez au bon fonctionnement des opérations quotidiennes en assurant la gestion de divers services administratifs, notamment la photocopie, le courrier et la messagerie, la numérisation, la télécopie électronique, ainsi que la gestion des fournitures de bureau et des inventaires. Vous jouerez également un rôle clé dans l’entretien et l’aménagement des locaux en participant aux déménagements, à l’aménagement des bureaux et des salles de réunion, à la coordination des réparations et des travaux d’entretien, ainsi qu’à la prestation d’autres services liés aux installations. Veuillez noter que ce poste exige de travailler sur place au bureau de Montréal en tout temps. La personne retenue offrira un soutien aux membres du cabinet, tant sur place qu’à distance, mais elle travaillera toujours depuis le bureau de Montréal. Vos tâches Ce poste a pour mission de soutenir les activités quotidiennes et d’assurer la prestation de divers services, dont les suivants : * Trier, numériser et archiver le courrier et les colis entrants; * Traiter le courrier et les colis sortants au moyen de la plateforme du service de messagerie; * Envoyer et distribuer les télécopies électroniques entrantes; * Préparer l’imagerie numérique; * Imprimer, collationner et relier les documents; * Contribuer au maintien des installations, effectuer les déménagements internes et aménager les postes de travail pour les arrivées et les départs; * Coordonner les réparations et l’entretien du mobilier et des équipements; * Répondre aux demandes des membres du cabinet concernant les installations; * Activer et gérer les cartes d’accès de sécurité; * Assurer le suivi des statistiques mensuelles; * Gérer l’inventaire des fournitures de bureau, passer les commandes et réapprovisionner les stocks; * Participer aux projets de l’équipe du Centre d’affaires et des installations; * Surveiller les équipements du service, résoudre les problèmes mineurs et coordonner les réparations; * Contribuer à l’organisation logistique des événements; * Avoir un intérêt de devenir secouriste et membre de l’équipe d’évacuation d’urgence; * Effectuer toute autre tâche administrative requise. Votre savoir-faire * Minimum de 2 ans d’expérience dans un environnement de bureau professionnel * Solides compétences en service à la clientèle, en communication et en technologie * Attitude professionnelle, calme et positive * Bon jugement, discrétion et respect de la confidentialité des clients * Capacité à travailler de façon autonome et en équipe, et à bien suivre les directives * Solides compétences informatiques et capacité à apprendre des logiciels spécialisés * Capacité à gérer plusieurs priorités, à faire preuve d’initiative et à respecter des délais serrés * Flexibilité pour travailler occasionnellement en dehors des heures normales lors de réunions et d’événements * Maîtrise de Microsoft Office 365, notamment Word, Excel et Outlook * Capacité à soulever ou déplacer des articles pesant jusqu’à 40 livres * Excellentes aptitudes en communication en français et en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, pour communiquer avec les gestionnaires et les fournisseurs hors provinces McMillan vous offre Croissance Mentorat et soutien Formation au fur et à mesure de l’évolution des logiciels Rémunération concurrentielle et gamme d’avantages sociaux Milieu de travail agréable Formation et perfectionnement continus McMillan = Vous Au cœur de notre engagement à être à l’avant-garde d’enjeux importants, McMillan croit que l’équité, la diversité et l’inclusion sont essentielles à la réussite. C’est en célébrant nos différences que nous créons une culture inclusive qui enrichit notre savoir collectif, élargit nos horizons et nous pousse à avancer. Nous nous engageons à favoriser un milieu de travail où nous pouvons être nous-mêmes, sachant que c’est grâce à nos expériences individuelles que nous agissons positivement, ensemble, au sein du cabinet, envers les clients, dans les collectivités et ailleurs. Chez McMillan, nous sommes convaincu.e.s que notre réussite collective passe par le recrutement et le maintien à notre service des meilleurs talents, de même que par la représentation et le soutien des communautés dont sont issu.e.s nos membres, dans lesquelles nous vivons et travaillons et auxquelles nous fournissons des services juridiques. Nous sommes fiers/fières de la qualité soutenue et de l’excellence des services que nous offrons et favorisons un milieu de travail positif et collégial qui soutient le mentorat, suscite l’enthousiasme et instille l’excellence professionnelle. Nous nous efforçons de donner le meilleur de nous-mêmes dans l’atteinte de nos objectifs et de ceux de nos clients. Et nous pensons que vous pouvez nous aider à cet égard! Avez-vous besoin d’une autre raison de vous joindre à McMillan? Travaillons ensemble à l’atteinte de vos objectifs professionnels et à l’avancement de votre carrière. Pour commencer Si le poste vous intéresse et que vous résidez à Montréal ou dans la région de Montréal, envoyez-nous votre candidature. Cliquez sur le bouton Postuler maintenant pour nous envoyer votre lettre d’accompagnement et votre curriculum vitæ. Nous avons hâte de vous rencontrer. McMillan s’engage à favoriser une culture d’inclusion et de diversité. Si vous avez besoin de mesures d’accommodement à un moment quelconque du processus de recrutement, veuillez nous envoyer un courriel ou communiquer avec nous par téléphone au 1.888.622.4624 pour soumettre votre demande. McMillan s’engage à favoriser une culture d’inclusion et de diversité qui respecte et accueille à bras ouverts les origines, les perspectives et les expériences uniques de chaque membre du cabinet, quel que soit le poste occupé. Cela nous permet d’offrir un service à la clientèle novateur et exceptionnel, de contribuer pleinement à nos collectivités et de promouvoir les valeurs de notre cabinet. English Your Next Opportunity Would you like to be a part of Canada’s leading and progressive Business Law firm? McMillan has an exciting opportunity available in the Montreal Business Centre Department. As a Business Centre Assistant, and a member of the National Business Centre & Facilities Team, you are responsible to perform a variety of department functions/deliverables such as photocopying services, mail and courier, document scanning, electronic faxing, office supplies management and inventory. You will also support in maintaining the physical office environment; office moves, office and boardroom set ups, coordinating repairs and maintenance and other related services. Please note that this role has a requirement to work onsite in the Montreal office at all times. This role will provide support to firm members both onsite and remotely, but the successful candidate will always work from the Montreal office. What You’ll Do The role is to support the day-to-day operations and to provide a diverse range of services, which include but are not limited to the following: * Sorting, digitizing, and archiving incoming mail and couriers * Processing outgoing mail and couriers using carrier platform * Sending and distributing incoming electronic faxes * Digital imaging * Printing, collating and binding documents * Support in maintaining the office environment; office moves and workspace setups for new hires and departures * Coordinate furniture/equipment repairs and maintenance * Responding to firm member’s request on facility matters * Security access card activations/administration * Track monthly statistics * Maintaining office supplies inventory, ordering, and stocking new inventory * Monitor department equipment, troubleshoot minor issues and coordinate repairs * Assist with Business Centre and Facility projects * Support Events Team with events setups * First aid & Evacuation Team Responder * Other administrative duties as required What You Bring * Minimum 2 years’ experience in a professional office environment * Strong customer service, communication and technology skills * Professional, calm and positive demeanor * Sound judgment, discretion and respect for client confidentiality * Able to work independently and collaboratively, and take direction well * Strong computer skills and ability to learn specialized software * Able to manage multiple priorities, take initiative and meet tight deadlines * Flexible to occasionally work outside regular hours for meetings and events * Proficient in Microsoft Office 365, including Word, Excel and Outlook * Able to lift or move items up to 40 pounds * Fluency in English and French required. McMillan Offers You Growth Mentorship and Support Training as Software Evolves Commensurate Compensation and Benefits Package Fun Work Environment Continuous Learning & Development McMillan = You At the heart of our commitment to being a first-mover on important issues, McMillan believes that equity, diversity and inclusion are catalysts for success. By embracing our differences, we create an inclusive culture that enriches our collective knowledge, broadens our perspectives, and propels us forward. We are dedicated to fostering an environment where everyone feels empowered to bring their whole selves to work, knowing it is through our individual experiences that we can all come together to truly make a positive impact in our firm, for our clients, within our communities, and beyond. At McMillan, we know we will achieve the most success by attracting and retaining the best talent, and by representing and supporting communities from which we draw our members, the communities in which we live and work and the communities to which we provide legal services. We are a law firm that prides itself in sustained quality and excellence in service while fostering a positive and collegial work environment which nurtures mentoring inspires enthusiasm and professional excellence. We commit to putting our best efforts forward in achieving our goals, and the goals of our clients. You can help us in that journey! Need another reason to consider McMillan? Let’s work together to help you achieve your professional goals and career development. Let’s get started If this position is for you, and you reside in or around the Montreal area, we look forward to hearing from you. We like cover letters too so don’t forget to include one along with your resume when you click on the Apply Now button. McMillan is committed to providing accommodation for applicants with disabilities in its recruitment processes. If you require accommodation at any time during the recruitment process, please email us or contact us at 1.888.622.4624 to submit your accommodation request. McMillan LLP is committed to fostering a culture of inclusion and diversity. We respect and embrace the unique backgrounds, perspectives and experiences of individuals at all levels of the firm. This enables us to provide innovative client service, contribute fully to our communities and advance our firm’s values. At McMillan, we embrace innovation and make strategic and thoughtful use of technology, including artificial intelligence (AI). However, our recruitment process remains deeply human-centric. We do not use AI to screen resumes or select candidates. Every application is carefully reviewed by a member of our recruitment team, and hiring decisions are made through collaborative evaluation and interviews.

Ce que vous ferez

The Business Centre Assistant performs various operational tasks including mail processing, document imaging, and office supply management. They also support the facility team with office setups, equipment maintenance, and event coordination.

Exigences

Candidates must have at least two years of experience in a professional office environment and possess strong customer service and computer skills. Proficiency in Microsoft Office 365 and the ability to lift up to 40 pounds are required, along with fluency in English and French.

Avantages

• Growth mentorship and support
• Training
• Commensurate compensation
• Benefits package
• Continuous learning and development

Compétences indiquées

• Gestion du temps · Souhaitée
• Service à la clientèle · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Communication · Souhaitée
• Troubleshooting · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée
• Gestion des stocks · Souhaitée
• Microsoft Outlook · Souhaitée
• Technology Skills · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Customer service
• Communication
• Technology skills
• Microsoft Office 365
• Word
• Excel
• Outlook
• Digital imaging
• Document scanning
• Inventory management
• Troubleshooting
• Facility maintenance
• Time management
• Attention to detail
• Confidentiality
• Office Supply Management
• Equipment Repair
• Continuous Development
• Microsoft 365
• Client Confidentiality
• Lifting Ability
• Positivity
• Bilingual (French/English)
• Administrative Functions
• Microsoft Excel
• First Aid
• Artificial Intelligence
• Management
• Customer Service
• Computer Literacy
• Digital Imaging
• Digitization
• Document Imaging
• Innovation
• Mentorship
• Microsoft Outlook
• Operations
• Proactivity
• Resume Screening
• Sorting
• Statistics
• Troubleshooting (Problem Solving)
• Coordinating
• Print Binding
• Enthusiasm

Domaines d’emploi

• Administrative
• Legal
• Customer Service & Support
• Business Assistant
• Administrative Clerk / Coordinator
• General Office Clerks
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

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