Adjoint administratif/Adjointe administratif

Résumé du poste

Coordinate administrative files and mandates, maintain management dashboards and records, and prepare and improve administrative documents and processes. Process invoices and payments, track expenses and contracts, manage calendars and meetings, and document decisions and follow-up actions.

Détails du poste

Organisme : Mobilité Infra Québec (MIQ) Statut : Permanent à temps plein Lieu de travail : 500, boulevard René-Lévesque, Ouest, 7e étage, Montréal Entrée en fonction : À déterminer Contexte et raison d’être Mobilité Infra Québec (MIQ) a pour mission, lorsque le gouvernement lui confie des mandats, d’assurer l’analyse d’opportunité, la planification et la réalisation de projets complexes de transport, ainsi que des analyses en transport et, le cas échéant, des interventions de développement immobilier connexes. Dans un contexte de démarrage organisationnel et de croissance rapide des mandats, la personne titulaire exerce des tâches techniques à caractère administratif liées notamment au soutien à la coordination des activités des unités desservies. Principales responsabilités 1) Soutien administratif et information de gestion Coordonner le cheminement des dossiers et mandats (échéanciers, relances, consolidation des informations et préparation administrative des dossiers). Produire, mettre à jour et diffuser les tableaux de bord et outils d’information de gestion (livrables, jalons, risques/enjeux), en assurant la qualité et la traçabilité des données. Préparer, réviser et mettre en forme des documents administratifs et contribuer à l’amélioration continue (procédures, modèles et gabarits). 2) Administration financière et contractuelle Traiter les factures et demandes de paiement (validation, codification, centres de coûts/projets) et saisir/vérifier l’information requise dans les systèmes (ex. SAGIR), conformément aux procédures. Assurer le suivi des engagements et des dépenses (compilation, mise à jour d’outils de suivi, sommaires) et réaliser les conciliations nécessaires (cartes de crédit, avances, comptes à payer), en soutien aux redditions de comptes. Contribuer au suivi administratif des contrats et des fournisseurs (registres, échéances, livrables, relances) et assurer la conformité des pièces justificatives requises. 3) Planification, organisation et soutien à la gouvernance interne Gérer les calendriers et boîtes courriel fonctionnelles/dirigeantes (tri, priorisation, acheminement) et diffuser les communications administratives (avis, demandes, rappels) selon les canaux convenus. Planifier et organiser les rencontres (direction, projets, expertise): convocations, ordres du jour, logistique et diffusion de la documentation. Rédiger et diffuser les comptes rendus, consigner les décisions et assurer le suivi des actions; tenir à jour les registres et espaces collaboratifs (Teams/SharePoint/Content Server) selon les standards de classement, de nommage et de gestion des versions. Profil recherché Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement exigeant. Excellent jugement, discrétion et respect de la confidentialité. Très bonnes habiletés de communication (oral/écrit) et souci de la qualité linguistique. Aisance avec les outils de collaboration (SharePoint, TEAMS ou autres) et la gestion documentaire. Excellente maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, Word, PowerPoint). Exigences Posséder un diplôme d'études collégiales (DEC) techniques dans le domaine de l’administration ou tout autre diplôme d’études collégiales techniques pertinent ou une attestation d'études pertinentes dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente. Minimum 5 années d’expérience pertinente comme adjointe administrative ou adjoint administratif auprès d’un cadre supérieur, un bureau de PDG ou de VP. Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit. La connaissance des systèmes informatiques gouvernementaux constitue un atout. Conditions de travail Rémunération selon expérience, pouvant atteindre jusqu’à 82 424 $ (en considérant un horaire de travail majoré à 40 heures par semaine). Les conditions de travail et le traitement sont établis conformément aux directives et politiques en vigueur applicables aux employés de Mobilité Infra Québec. Mode de travail : 3 jours en présentiel obligatoire. Pour soumettre votre candidature: Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur dossier de candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) avant le 19 octobre 2026 à l’adresse suivante : recrutement@miq.gouv.qc.ca. Pour occuper ce poste, il est obligatoire de posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré par l’autorité fédérale compétente. Aux fins de validation de votre admissibilité, il est important de préciser chacune de vos expériences de travail pertinentes dans votre curriculum vitae et de fournir une lettre de motivation. MIQ souscrit à des pratiques favorisant la diversité et l’égalité en emploi. Nous invitons les personnes candidates issues des groupes visés à se déclarer au besoin, conformément aux pratiques de dotation applicables.

Ce que vous ferez

Coordinate administrative files and mandates, maintain management dashboards and records, and prepare and improve administrative documents and processes. Process invoices and payments, track expenses and contracts, manage calendars and meetings, and document decisions and follow-up actions.

Exigences

Requires a technical college diploma in administration or a relevant field, or an equivalent recognized credential, and at least five years of relevant administrative assistant experience supporting a senior executive, CEO’s office, or vice president. Candidates must have excellent spoken and written French, strong Microsoft 365 and collaboration-tool skills, and Canadian citizenship, permanent residency, or a valid federal work permit.

Compétences indiquées

• Administrative Support · Souhaitée
• Microsoft 365 · Souhaitée
• SharePoint · Souhaitée
• Vendor Coordination · Souhaitée
• Payment Processing · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Administrative Coordination
• Financial Administration
• Invoice Processing
• Payment Processing
• Expense Tracking
• Reconciliation
• Contract Administration
• Vendor Coordination
• Calendar Management
• Meeting Planning
• Minutes and Action Tracking
• Records Management
• Microsoft 365
• SharePoint
• Data Quality and Traceability

Domaines d’emploi

• Administrative
• Government & Public Sector
• Finance & Accounting
• Transportation

Autres postes chez Mobilité Infra Québec (MIQ)